Evaluasi kehadiran karyawan memudahkan tim HR untuk mengidentifikasi dan membantu kinerja karyawan lebih baik lagi. Ini berkaitan erat dengan penilaian kinerja. Pada umumnya, keduanya dinilai dalam satu dokumen, tetapi ada pula yang menilai dengan dokumen terpisah.
Biasanya, daftar kehadiran berupa check clock, pemindaian barcode kartu, finger print, atau deteksi wajah. Tim HR memiliki kriteria karyawan hadir tepat waktu, sering datang terlambat, atau kerap mangkir dari rapat.
5 Cara Evaluasi Kehadiran Karyawan
Evaluasi kehadiran karyawan dapat mengidentifikasi kinerja karyawan yang buruk dan mencegah berkembangnya masalah yang ditimbulkan oleh karyawan.
Oleh karena itu, HR atau manajer harus menciptakan sistem evaluasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Adapun cara evaluasi kehadiran karyawan adalah:
1) Laporan kehadiran
Evaluasi tak lepas dari laporan kehadiran karyawan. Agar proses evaluasi berjalan lancar dan akurat, bawa laporan kehadiran yang telah dikompilasi dari database atau formulir.
Ini adalah bukti bagi karyawan, manajer, dan tim HR dalam proses evaluasi. Laporan presensi menggunakan teknologi, seperti piranti lunak atau aplikasi, lebih memudahkan proses evaluasi dibanding laporan manual.
2) Pemeriksaan silang
Cara berikutnya adalah cross check atau pemeriksaan silang. Tim evaluasi dapat memeriksa ulang ke rekan kerja karyawan satu divisi dan/atau klien, jika memungkinkan.
Jika terdapat ketidakcocokan dengan laporan kehadiran, tim evaluasi bisa langsung meminta penjelasan kepada karyawan. Bila terjadi pelanggaran, tim dapat melakukan teguran atau saksi.
3) Evaluasi personal
Berikan kepercayaan kepada karyawan untuk mengevaluasi dirinya sendiri. Manfaatnya ia dan manajer atau tim HR memiliki dua versi penilaian untuk didiskusikan.
Jika ada ketidaksepakatan atau perbedaan, kedua pihak dapat berkompromi. Cara ini berkontribusi pada perkembangan karyawan sekaligus perusahaan.
4) Komentar positif
Survei Gallup yang dirilis pada 2015 menunjukkan 67% karyawan yang menerima feedback positif secara teratur akan terlibat penuh dalam pekerjaan mereka.
Sementara itu, Sage Publishing menemukan ada hubungan positif antara feedback positif, keterlibatan karyawan, dan kinerjanya. Tim yang menerima feedback positif 6x lebih banyak akan memiliki kinerja tinggi dibanding yang tidak menerima.
Feedback yang dimaksud berkaitan dengan komentar. Survei di atas menunjukkan, manajer perlu memberikan komentar positif, seperti kekuatan karyawan dan hal-hal yang perlu mereka perbaiki.
Namun, komentar positif harus bersifat personal dan spesifik, agar karyawan memahami perbaikan yang harus mereka lakukan. Dan, komentar negatif menimbulkan anggapan diskriminasi.
5) Menawarkan bantuan
Membicarakan masalah kinerja dapat menjadi hal yang tidak menyenangkan bagi sebagian orang. Terlebih jika ada perbedaan pendapat antara HR dan karyawan terkait peraturan perusahaan.
Ketika masalah itu terjadi, sebaiknya manajer menawarkan bantuan kepada karyawan. Tujuannya ia dapat memenuhi evaluasi kehadiran dan meningkatkan kinerjanya.
4 Kriteria Karyawan Hadir Tepat Waktu
Setiap perusahaan memiliki kriteria tersendiri dalam evaluasi kehadiran karyawan. Pembuatan kriteria bertujuan untuk membantu tim HR menilai karyawan hadir tepat waktu atau tidak.
Luar biasa
Karyawan dengan kriteria luar biasa adalah:
- Selalu datang lebih awal dari orang lain
- Menghadiri rapat internal dan eksternal tepat waktu
- Menggunakan waktu istirahat tepat waktu
- Menyelesaikan pekerjaan dengan tepat sebelum tenggat waktu
- Mampu memprioritaskan proyek dan lembur, jika diperlukan
- Bertanggung jawab menggunakan izin dan cuti
- Menjadi contoh bagi karyawan lain
Sesuai kriteria
Karyawan dengan penilaian sesuai kriteria yaitu:
- Selalu hadir tepat waktu
- Menghadiri rapat internal dan eksternal tepat waktu
- Menggunakan waktu istirahat dengan baik
- Menggunakan izin dan cuti jika membutuhkan
Perlu perbaikan
Kriteria karyawan perlu perbaikan yakni:
- Terkadang ia datang tepat waktu, tetapi kerap datang terlambat sehingga ia memerlukan komunikasi dengan manajer untuk mengatasi hal tersebut
- Kurang mampu menyesuaikan jadwal kerja seperti terlambat datang rapat, menyelesaikan pekerjaan setelah tenggat waktu, dan/atau sering menambah jam istirahat
- Jika datang tepat waktu, ia tidak mampu memenuhi jadwal kerja dan terkadang membuang waktu untuk melakukan hal tak penting
- Jika ia manajer, anggota timnya akan melakukan hal sama seperti manajer sehingga tim HR perlu mengingatkan mereka secara berkala untuk mematuhi peraturan perusahaan
Tidak sesuai kriteria
Terakhir, karyawan yang tidak sesuai kriteria adalah:
- Selalu datang terlambat
- Tidak pernah mengikuti jadwal kerja, baik rapat internal maupun eksternal, hingga “mengambil” waktu istirahat selama berjam-jam
- Tak ada kabar atau tidak berkomunikasi (telepon, email, atau pesan pendek), ketika terlambat dan harus memberikan tugas kepada manajer
- Selalu mengambil cuti atau izin sakit pada akhir minggu di hari kerja
- Pernah mendapatkan beberapa kali peringatan terkait kehadiran
Penutup
Evaluasi kehadiran karyawan adalah pekerjaan yang tidak mudah. Baik sebelum maupun ketika pandemi.
Jika perusahaan tidak memiliki sistem evaluasi sedangkan jumlah karyawan terlalu banyak, tim HR akan kewalahan ketika harus menilai kinerja. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan sistem untuk diterapkan pada semua karyawan dan berdasarkan tugas kerja.
Leave a Reply