Dengan standar operasional prosedur atau SOP, perusahaan dapat menjaga konsistensi proses bisnis. Hal ini bermanfaat untuk meningkatkan produktivitas dan meminimalisir kesalahan.
Upaya tersebut tak lepas dari tim HR–yang berkolaborasi dengan manajer–untuk memastikan bahwa semua karyawan bekerja berdasarkan SOP.
Dengan demikian, tim HR juga perlu mempelajari standar operasional prosedur untuk melindungi karyawan dan perusahaan guna menjelaskan detail peran sekaligus menghadapi skenario darurat.
Memahami Standar Operasional Prosedur
SOP perusahaan merupakan kumpulan ketentuan dasar dan tertulis yang berisi tahapan kegiatan kerja. Di lingkup perusahaan, SOP memastikan karyawan mampu menyelesaikan pekerjaan secara konsisten dan berkesinambungan. Ini termasuk salah satu alat bisnis bagi perusahaan.
Kehadiran SOP akan membantu karyawan untuk mendapatkan panduan tentang cara menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan benar.
Hasilnya, mereka menghasilkan pekerjaan sesuai harapan perusahaan. Kegiatan bisnis perusahaan pun dapat berjalan lancar dan lebih efisien.
Sebaliknya, tanpa SOP berarti tanpa standar kerja. Ada kemungkinan karyawan akan menyelesaikan tugas dengan cara masing-masing. Ini dapat memperburuk kinerja tim dan berpengaruh terhadap operasional perusahaan.
Berikut ini sembilan fungsi SOP bagi perusahaan:
- Menyelaraskan cara kerja karyawan
- Memberikan kejelasan alur kerja
- Meningkatkan efisiensi kegiatan bisnis
- Membantu karyawan bekerja sesuai tenggat waktu
- Menghasilkan produk atau layanan yang konsisten
- Meminimalisir kesalahan karena miskomunikasi
- Menghindarkan perusahaan dari masalah hukum
- Meningkatkan produktivitas perusahaan
Baca Juga: Upaya HR Membuat Karyawan Mematuhi SOP Perusahaan
6 Keuntungan Menerapkan Standar Operasional Prosedur
1) Mempercepat adaptasi bagi karyawan baru
Karyawan baru atau staf yang memiliki peran baru, ada kemungkinan ia membutuhkan bantuan dalam menyelesaikan pekerjaan.
Dalam situasi ini, standar operasional prosedur memberikan karyawan panduan guna menyelesaikan pekerjaan dari peran barunya. Jadi, ia terhindar dari kesalahan dan meminimalkan ketergantungan meminta bantuan pada rekan kerja.
2) Membantu karyawan memahami peran
SOP membantu karyawan dalam memahami peran dan tugasnya. Dengan begitu, ia dapat memberikan kinerja terbaik dalam penyelesaian pekerjaan.
SOP juga manajer untuk melihat bagaimana pemahaman karyawan terhadap peran hingga kinerjanya. Ada kemungkinan pula karyawan meningkatkan kinerjanya dari waktu ke waktu.
3) Konsistensi berkontribusi terhadap hasil
Karyawan seluruh level harus menerapkan konsistensi dalam penyelesaian tugas. Hal itu diperkuat dengan SOP yang bermanfaat untuk menentukan praktik terbaik untuk diikuti oleh karyawan.
Dengan konsistensi, karyawan dapat menghasilkan kinerja yang baik sehingga berkontribusi terhadap tujuan. Misalnya, tim sales bekerja sesuai SOP dan menghasilkan peningkatan pendapatan.
4) Mempromosikan perubahan
SOP dapat mempromosikan perubahan yang diharapkan oleh perusahaan dan/atau merespon perubahan situasi terkini, seperti pandemi COVID-19 yang mengubah operasional bisnis.
Saat memperbarui SOP, usahakan menjelaskan tentang cara dan alasan di balik perubahan secara detail, sehingga karyawan dapat bekerja sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan.
5) Meningkatkan pengelolaan karyawan
Bagi tim HR, SOP meningkatkan pengelolaan karyawan mulai dari proses perekrutan hingga meretensi karyawan. Dengan usaha ini, Anda dan tim dapat menghilangkan ambiguitas dari beberapa tugas dan hasil yang diinginkan terpenuhi. Jadi, tim lebih produktif tanpa bekerja lembur.
6) Meningkatkan keselamatan dan kesehatan
Apa pun industrinya, perusahaan wajib memperhatikan keselamatan dan kesehatan kerja (K3) karyawan. Anda dapat memastikan karyawan bekerja sesuai prosedur sehingga mereka tetap dalam kondisi selamat dan sehat. Namun, perusahaan juga harus melakukan perawatan alat kerja secara rutin untuk menghindari hal yang tak diinginkan.
Artikel Selanjutnya: Langkah Mengatasi Masalah Disiplin Pekerja Di Tempat Kerja
Peran Tim HR Memastikan Karyawan Menjalankan SOP
Upaya menjalankan SOP perlu campur tangan tim HR sebagai pengelola karyawan. Jadi, sudah sewajarnya jika tim HR memahami isi SOP secara detail.
Untuk memastikan karyawan menjalankan SOP, ada beberapa yang perlu diperhatikan.
#1 Batasan SOP yang jelas
Tim HR dan manajemen harus memiliki batasan yang jelas pada SOP.
Sebaiknya, Anda dan tim menulis standar operasional prosedur dalam bahasa yang mudah dimengerti oleh karyawan.
Pertimbangkan pula kegiatan bisnis dan industri serta sebutkan hal-hal yang boleh dan tidak boleh mereka lakukan.
#2 Pelatihan yang efektif
Berikan pelatihan efektif kepada karyawan tentang SOP. Ini akan membantu karyawan belajar dan mengingat informasi dengan lebih mudah.
Pelatihan akan menjelaskan tujuan pelatihan, mempraktikkan isi SOP bersama ahli, simulasi mengantisipasi kesalahan, hingga membuka tanya jawab mengenai SOP.
Untuk memastikan karyawan memahami SOP, Anda dapat memberikan pre and post test, termasuk tes mendemonstrasikan K3.
#3 Memudahkan pemantauan kerja
Manajer perlu memantau kinerja karyawan secara teratur. Salah satu caranya dengan memantau apakah mereka telah bekerja sesuai SOP atau tidak.
Jika mereka bekerja tidak sesuai SOP, catat hal tersebut, dan rekomendasikan yang bersangkutan untuk mengikuti pelatihan SOP atau pelatihan tentang K3.
#4 Mengevaluasi dan memperbarui kebijakan
Tim HR perlu mengevaluasi dan memperbarui kebijakan secara berkala.
Bahan evaluasi berasal dari data manajer tentang informasi SOP, seperti penerapan SOP, alasan tidak mematuhi, dan bagaimana meningkatkannya.
Hasil evaluasi dapat dijadikan materi untuk mengubah SOP agar karyawan tetap aman menjalankan pekerjaan dan perusahaan dapat mengembangkan bisnis secara berkesinambungan.
Artikel Terkait: Langkah Mengatasi Masalah Disiplin Pekerja Di Tempat Kerja
Contoh SOP Onboarding Karyawan Baru
Berikut ini contoh standar operasional prosedur bagi HR dalam melaksanakan onboarding karyawan baru.
Judul: Onboarding Karyawan Baru
Identifikasi: Dokumen ini diperkenalkan pada 29 Mei 2023 oleh Claudia Setiawan.
Ruang Lingkup: Ini adalah pedoman untuk diikuti oleh perwakilan tim HR dalam menjalankan onboarding karyawan baru pada hari pertama bekerja. Semua bahan terkait harus disiapkan terlebih dahulu.
Tujuan: Mengikuti dan memberikan pengalaman onboarding dengan lancar bagi karyawan baru.
Glosarium
Onboarding buddy: karyawan dari departemen mana pun yang berfungsi sebagai teman bagi karyawan baru yang mendampingi selama proses onboarding.
Direct deposit: formulir otorisasi yang mengizinkan pemberi kerja untuk mengirimkan uang ke rekening bank karyawan.
PKB: Perjanjian Kerja Bersama.
Prosedur
1: Perwakilan HR menyambut karyawan baru di kantor pada pukul 09.00, memperkenalkannya kepada rekan kerja, dan menugaskan buddy.
2: Perwakilan HR membagikan berkas panduan SOP kepada karyawan baru, membahas kebijakan dan prosedur, serta meminta mereka untuk menandatangani direct deposit dan PKB.
3: HR memperkenalkan karyawan baru ke karyawan lain dan memastikan tim IT telah memberikannya akses ke intranet perusahaan.
4: HR memastikan buddy menemani Si Teman Baru makan siang.
5: Karyawan baru memeriksa daftar penerimaan alat kerja dan meminta akses alat yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.
6: Karyawan baru berinteraksi dengan manajer dan rekan setim.
Penutup
Pembuatan standar operasional prosedur ialah salah satu pekerjaan yang dilakukan berulang.
Untuk mengoptimalkan proses kerja, sebaiknya segera standarkan dan dokumentasikan. Bahkan Anda bisa menggunakan peranti lunak SOP
Selain itu, Anda dan tim perlu mengalokasikan waktu setiap tiga atau setiap enam bulan untuk mengevaluasi SOP.
Leave a Reply