Rekan-rekan sering dengar istilah onboarding, khususnya saat ada karyawan baru, bukan? Apa, sih, proses onboarding itu?
Sederhananya, proses onboarding adalah di mana karyawan baru diberikan pendalaman mengenai posisi, pekerjaan, dan tentu saja lingkungan kerja barunya.
Kerap kali, onboarding disamaartikan dengan orientasi. Padahal, kedua proses itu berbeda. Dalam hal onboarding karyawan, prosesnya jauh lebih detail dan komprehensif. Onboarding dikatakan oleh para HR expert bisa mengurangi jumlah karyawan yang resign tak lama setelah mereka join ke perusahaan.
Definisi Proses Onboarding
Seperti disebutkan di atas, onboarding adalah sebuah proses di mana karyawan menyesuaikan diri dengan peran barunya.
Namun, praktik dan tujuan onboarding tidaklah sedangkal itu.
Proses onboarding adalah sebuah proses yang sangat terstruktur. Dalam proses onboarding, HR dan leader harus bisa memastikan karyawan baru belajar dan memahami budaya perusahaan juga visi & misi perusahaan.
Tidak hanya hal yang berkaitan dengan perusahaan. Yang paling utama, karyawan baru bisa mengenal rekan setimnya dan memahami pekerjaannya. Mereka juga harus berkenalan dengan divisi lain yang nantinya akan sering bersinggungan dalam hal pekerjaan.
Maka itu, bagi beberapa perusahaan, proses ini bisa memakan waktu 3-6 bulan, meskipun tentu ada perusahaan yang hanya menjalankannya dalam 1-2 hari.
Agar Onboarding Efektif, Maksimalkan dengan 5 Cara Ini
Setiap organisasi membutuhkan strategi onboarding yang bisa disesuaikan sesuai departemen, tim, dan job role yang berbeda-beda. Bahkan di perusahaan yang mementingkan proses onboarding mereka memiliki checklist yang harus dilalui.
Berikut adalah cara dalam memaksimalkan proses onboarding dikutip dari CIPHR.
#1 Onboarding bisa dimulai saat offering
Jangan menunggu sampai karyawan masuk di hari pertama untuk melakukan onboarding!
HR bisa curi start untuk memulai proses onboarding. Contohnya seperti menyediakan starter package untuk karyawan berupa:
- Booklet tentang perusahaan (sejarah, pemegang saham, BOD & BOC, visi, misi, value, dan budaya perusahaan)
- Persiapan perangkat kerja
- Arahan untuk follow media sosial perusahaan
- Persiapan pengumuman karyawan baru untuk diunggah di media sosial
- Pengumuman pada user tiap divisi dan pemimpin perusahaan bahwa mereka akan kedatangan karyawan baru dan mencantumkan profil
- Welcome gift
- Dan sebagainya
#2 Utamakan experience
Mengutip CareerPlug, 48% pencari kerja memiliki setidaknya satu bad experience dalam proses rekrutmen dalam 12 bulan terakhir. Sedangkan 49% pencari kerja menolak offer karena pengalaman buruk selama rekrutmen.
Meskipun kandidat mengambil offer Anda diawali dari pengalaman yang kurang menyenangkan bagi mereka, jangan harap mereka bisa bertahan lebih dari tiga bulan. Apalagi jika tidak ada perbaikan dalam proses onboarding.
#3 Pastikan proses berjalan sederhana
Tujuan utama dari onboarding adalah agar karyawan bisa bekerja secara efektif dengan peran barunya. Namun, bukan berarti karyawan baru disuruh menelan semua informasi tentang perusahaan dan job desk dalam satu waktu!
Buat strategi apa dan kapan yang bisa diberikan ke karyawan baru. Ingat, lakukan secara bertahap untuk menghindari karyawan overwhelmed dan menggiring mereka ke pengalaman onboarding yang tidak baik.
#4 Bukan cuma HR, manajer juga berperan
Onboarding terkenal sebagai tugas HR, tetapi jika Anda ingin proses ini berdampak besar untuk organisasi maka pastikan manajer divisi juga terlibat ke dalamnya.
Mengapa?
Manajer lebih mengetahui seluk-beluk pekerjaan. Selain itu, keterlibatan manajer bisa menjadi moral boost untuk karyawan baru karena merasa kemampuan mereka diperhatikan.
#5 Review proses
Setiap karyawan akan memiliki ekspektasi yang berbeda terkait onboarding, dan mungkin mendapatkan cara/proses yang berbeda.
Semakin banyak data dan bukti yang Anda kumpulkan, Anda akan semakin efisien dalam menyempurnakan proses in di organisasi.
Meminta feedback di awal masa kerja karyawan akan membuat Anda dinilai sebagai perusahaan yang transparan dan mendengarkan karyawannya.
Leave a Reply