Memahami beban kerja tiap karyawan merupakan salah satu tugas penting tim HR. Tanpa pemahaman yang baik, tim HR akan kewalahan untuk mewujudkan target perusahaan.
Berdasarkan data American Institute of Stress pada 2019, tercatat bahwa 80% manajer dan karyawan di Amerika Serikat mengalami stres berat. Faktor penyebab utamanya adalah beban serta jam kerja terlalu panjang.
Pada tahun yang sama, WHO merilis data yang menunjukkan bahwa 50% karyawan memutuskan berhenti karena burnout.
Memahami Beban Kerja
Menurut Munandar (2001), beban kerja adalah sebuah keadaan ketika karyawan dibebankan tugas yang wajib diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.
Berdasarkan Wickens (2002), hal tersebut didefinisikan sebagai kombinasi antara ketersediaan sumber daya dalam proses bisnis, tuntutan pekerjaan, dan kemampuan bekerja.
Secara singkat, definisi beban kerja adalah sejumlah tugas atau pekerjaan yang dibebankan kepada karyawan dan wajib diselesaikan dalam waktu tertentu. Jika karyawan mampu menyelesaikan tugas tepat waktu, maka hal tersebut bukan menjadi beban kerja bagi dirinya.
Faktor Berpengaruh Terhadap Beban Kerja
Menurut Soleman (2011), ada dua faktor penting yang berpengaruh terhadap beban kerja, yaitu eksternal dan internal.
Faktor Eksternal
Faktor ini didapatkan oleh karyawan dari luar kepada dirinya. Hal-hal yang meliputinya sebagai berikut.
1. Tugas
Umumnya berkaitan dengan teknis pengerjaan tugas oleh karyawan, seperti alur kerja, sikap dalam bekerja, dan metode pengerjaan.
Selain itu, ada yang melibatkan kemampuan mental seseorang, seperti kerangka berpikir dan kondisi emosional dalam menjalankan tugas.
2. Organisasi kerja
Berkaitan dengan struktur dan aturan organisasi atau tempat bekerja, seperti panjang durasi kerja, pergantian shift, waktu istirahat, jatah cuti, tata tertib dan lain-lain.
3. Lingkungan kerja
Baik buruknya kondisi lingkungan kerja secara fisik, biologis, ataupun psikologis akan memberikan dampak tambahan pada beban kerja yang dirasakan oleh karyawan.
Faktor Internal
Faktor internal muncul dari dalam diri seseorang akibat beban yang memicu stres. Pemicu ini berkaitan dengan hal-hal bersifat somatis seperti kondisi kesehatan dan bersifat psikis seperti motivasi diri.
Pengukuran Beban Kerja
Untuk mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi dari beban kerja di sebuah perusahaan, tim HR perlu melakukan pengukuran dalam jangka waktu tertentu.
Berdasarkan pernyataan O’Donnell dan Eggemeier (1986), pengukuran ini dapat dilakukan dengan metode-metode berikut ini.
Kinerja
Pengukuran ini dilakukan dengan cara mengamati aspek human behavior yang ditunjukkan oleh karyawan ketika melakukan aktivitas atau tugas di lingkungan kerja.
Salah satu contohnya adalah mengukur performa kerja karyawan dalam menyelesaikan tugas berdasarkan panjangnya jam kerja yang dibutuhkan.
Fisiologis
Pengukuran fisiologis dapat dilakukan oleh tim HR melalui pengamatan tingkat beban kerja dan respon fisiologis yang ditunjukkan karyawan ketika sedang menjalankan sebuah tugas.
Umumnya pengukuran ini dilakukan dengan cara melihat refleks pupil, pergerakan mata, aktivitas otot, respon anggota tubuh dan lain-lain.
Subjektif
Berbeda dengan dua pengukuran yang sebelumnya, pengukuran ini mengedepankan penilaian subjektif dari diri karyawan terhadap beban kerja yang ditanggungnya.
Untuk mempermudah, tim HR dapat menyiapkan skala penilaian, misalnya karyawan dapat memberikan feedback 1-10.
Aspek Beban Kerja
Sebagai tuntutan fisik
Performa kerja maksimal dapat diraih oleh karyawan ketika memiliki kondisi fisik yang prima. Kondisi fisik akan berdampak pada kondisi mental maupun psikologi dari karyawan.
Dalam hal ini, tim HR perlu memastikan bahwa karyawan dapat menjaga kesehatan fisik mereka saat bekerja. Misalnya, memberikan jam istirahat siang yang cukup dan kondisi tempat kerja bersih.
Sebagai tuntutan tugas
Perusahaan yang menggunakan sistem kerja shift umumnya membagi karyawannya ke dalam tiga bagian, yaitu pagi, sore, dan malam. Karyawan yang ada di bagian shift malam akan memiliki beban lebih besar yang dapat mengakibatkan kelelahan.
Oleh karena itu, tim HR perlu memastikan agar kerja shift tidak berdampak yang buruk bagi karyawan dan melakukan rolling shift secara berkala.
5 Dimensi Beban Kerja
1) Work overload
Tugas ataupun kerja yang berlebihan (overload) tentunya akan menguras tenaga dan pikiran. Biasanya, hal ini akan berakibat pada perasaan tertekan atau stres pada diri karyawan.
2) Time urgency
Ketika dihadapkan pada pekerjaan yang mendesak, karyawan cenderung mudah merasa tertekan dan cepat stres. Hal itu akan berdampak pada penurunan kualitas hasil kerja dan bisa merugikan perusahaan.
3) Poor quality of supervisor
Pengawasan yang buruk dan tidak efektif oleh atasan atau supervisor dapat memunculkan perasaan was-was pada diri anggota timnya. Untuk itu, supervisor mampu mengawasi dan membimbing bawahannya dengan baik.
4) Role ambiguity
Untuk mencapai target perusahaan secara maksimal, penting bagi karyawan untuk mengetahui kejelasan atas posisi serta tanggung jawab yang harus diemban.
Tanpa kejelasan informasi atas kedua hal tersebut, bisa dipastikan karyawan akan merasa bingung dan was-was atas dalam melakukan pekerjaan mereka.
5) Change of any type
Perubahan atau pergantian yang kerap terjadi di lingkungan kerja dapat mempengaruhi performa kerja karyawan atau ketidakstabilan kondisi kerja. Pergantian yang terjadi seperti struktur organisasi dan kebijakan perusahaan.
Penutup
Beban kerja merupakan hal yang penting untuk dikelola dan diawasi oleh tim HR di lingkungan kerja.
Tanpa pengelolaan yang baik, bekerja lebih panjang dari waktu yang telah ditetapkan akan berdampak pada performa kerja karyawan yang tidak maksimal hingga menurunkan produktivitas perusahaan.
Pengukuran beban kerja dapat menggunakan metode kinerja, fisiologis, ataupun subjektif. Tim HR pun platform HR analytics guna menentukan sekaligus melacak sejumlah tugas karyawan secara komprehensif.
Leave a Reply