Penelitian Kissflow menyatakan 75% profesional percaya bahwa penggunaan project management tools akan terus meningkat dari waktu ke waktu. Ini adalah perangkat lunak untuk mengelola beberapa proyek secara kolaboratif. Tools ini semakin populer berkat kemunculan model remote working, terlebih sejak pandemi COVID-19. Untuk itu, tim HR dan manajemen perlu strategi mengimplementasikan tools tersebut.
8 Manfaat Menggunakan Project Management Tools
1. Meningkatkan kolaborasi
Project management tools dapat membuat kolaborasi tim menjadi lebih efektif dan sederhana dalam berkomunikasi, sehingga timeline dan progres kerja dapat diakses dengan mudah. Bahkan informasi tersebut terkirim secara otomatis ke pihak terkait. Hal ini mengurangi gap komunikasi antar tim yang menyebabkan penyelesaian tugas tertunda.
2. Meningkatkan task management
Dengan project management tools,
Manajer yang merasa kesulitan untuk memberikan pekerjaan kepada timnya dapat menggunakan tools ini untuk mendelegasikan tugas dan mengetahui anggota yang dapat mengerjakannya. Tim yang menggunakan tools pun dapat mengelola tugas lebih baik dan membaginya menjadi sub tugas yang terperinci. Jadi, Anda dan tim hanya perlu memeriksa tools dan mengerjakan tugas sesuai prioritas.
3. Memperbaiki komunikasi
Beberapa project management tools memiliki fitur chat dan call secara individu maupun kelompok. Fitur ini memungkinkan mereka untuk berkomunikasi dan melampirkan dokumen secara cepat.
4. Meningkatkan rencana proyek
Biasanya, perencanaan proyek membutuhkan banyak waktu, tetapi dengan tools ini, manajer dapat secara efektif menyederhanakan proyek dari segi jenis maupun bebannya. Anda pun dapat mengotomatiskan tugas yang dilakukan secara manual menjadi kolaboratif. Hal ini mempermudah perencanaan, pengaturan, dan pengiriman proyek dari mana saja dengan tepat waktu.
5. Visualisasi tugas lebih menarik
Di project management tools, manajer maupun tim dapat memperbarui status tugas. Bahkan membuat visualisasi tugas yang menarik, agar progres pekerjaan mudah dibaca.
6. Penyusunan file lebih baik
Penggunaan tools manajemen proyek dapat menyimpan dan mengatur semua file secara daring serta meminimalisir kerusakan dokumen. Cara ini juga mempermudah pencarian dokumen.
7. Meningkatkan efektivitas SDM
Tools ini memungkinkan manajer mengetahui dan mengelola setiap sumber daya secara efektif. Manajer bisa mengidentifikasi di area mana yang memerlukan banyak anggaran pada suatu proyek, sehingga karyawan dapat menggunakan anggaran sesuai perencanaan. Cara ini mencegah pembengkakan biaya proyek.
8. Mitigasi risiko
Mengidentifikasi potensi hambatan kerja dan menyelesaikannya dengan solusi yang efektif adalah keterampilan yang wajib dimiliki oleh setiap manajer. Tools ini akan membantu Andauntuk memitigasi risiko dan memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia.
Baca juga: Penggunaan Assessment Tools Dalam Proses Rekrutmen
Fitur-fitur Di Project Management Tools
Ada berbagai macam fitur di project management tools untuk mendukung pekerjaan, yaitu:
1. Kanban board
Kanban board adalah suatu fitur yang dapat memvisualisasikan tugas-tugas dalam proyek sehingga pengguna lebih mudah untuk memantau progresnya. Fitur ini akan melihat apa yang perlu dilakukan dan mengetahui tugas-tugas yang ditunda oleh tim.
2. Task management
Task management memungkinkan pengguna melacak tugas dan sub tugas. Anda pun dapat memprioritaskan tugas, menetapkan deadline, dan bekerja sama dengan tim lain.
3. Scheduling
Kebebasan mengatur deadline dan membuat prioritas kerja dari yang rendah hingga ke tinggi adalah kunci utama dalam pengerjaan proyek. Diskusikan pengaturan jadwal dengan tim.
4. Collaboration
Fitur collaboration akan mengetahui progres kerja secara real-time. Biasanya, fitur ini dilengkapi dengan chat atau call sehingga memungkinkan pengguna berkomunikasi secara intens.
5. Integration
Fitur integration mempermudah pengumpulan data dan memberikan akses kepada pengguna dengan mudah dan cepat melalui satu dashboard saja.
6. Dashboard
Fitur dashboard berguna untuk mendapatkan progres terbaru dari setiap proyek berjalan, proyek yang sudah selesai, dan seberapa besar waktu atau uang yang dihabiskan dalam pengerjaannya. Informasi dari dashboard dapat disortir dan dikonversikan ke dalam sebuah laporan, maka ini bisa digunakan untuk bahan evaluasi bagi manajer hingga level eksekutif.
Artikel berikutnya: Employee Monitoring Tools, Pertimbangkan 10 Tipe Ini
5 Contoh Project Management Tools
Zoho Project
Zoho Projects adalah project management tools yang memungkinkan pengguna merencanakan, mengatur, dan berkolaborasi dalam proyek. Visualisasi detail progres dan jadwal proyek dalam bentuk gantt chart dapat mempermudah pengguna untuk melihat informasi. Ada pula fitur manajemen dokumen, penyimpanan periodik, hingga pelacakan dan perbaikan kesalahan dokumen. Zoho Project telah terintegrasi dengan tools dari platform lain seperti Slack, Google, dan Dropbox.
Asana
Asana merupakan project management tools yang menawarkan banyak fitur untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Tools ini unggul dalam fitur tracking yang praktis, cloud-based, dan team oriented, sehingga membantu pengguna dalam mendata tugas, reminder, menambahkan due dates, memberikan petunjuk pengerjaan, dan mengomentari poin pekerjaan.
Trello
Trello sering digunakan oleh perusahaan besar, seperti Fender, Google, dan Kickstarter. Dengan Trello, manajer dapat mendelegasikan tugas kepada rekan kerja, menambahkan to-do list dalam task cards, melampirkan file, dan mengomentari pekerjaan. Trello tersedia dalam sistem Windows, Mac, Android, dan iOS.
LiquidPlanner
LiquidPlanner telah digunakan oleh korporasi yang masuk ke dalam jajaran Fortune 500 seperti Bayer, Cisco, dan Daimler. Mereka memiliki fitur smart schedule yang membantu prioritas pekerjaan, menetapkan SDM, dan memperkirakan jam kerja untuk menyelesaikan suatu tugas. Fitur resource management untuk menunjukkan jam kerja tiap anggota tim dan mengetahui siapa yang tersedia untuk mengerjakan proyek lain. Semua informasi ini disajikan dalam satu dashboard yang mudah dibaca dan dapat diatur sesuai kebutuhan.
Basecamp
Basecamp adalah tools yang memiliki eksistensi paling lama dibandingkan tools di atas. Tools ini mempunyai fitur beragam seperti fitur chat, pembatasan notifikasi di luar jam kerja, pembagian tugas, berbagi file, serta melihat jadwal. Fitur juga dapat melacak feedback ataupun approval dari klien.
Saat memutuskan untuk menggunakan project management tools, tim HR perlu mengetahui fitur-fitur yang sekiranya dibutuhkan oleh karyawan. Selain itu, mulailah dengan mencoba paket atau layanan gratis dari masing-masing penyedia. Tidak ada salahnya memanfaatkan fasilitas ini untuk mencobanya terlebih dahulu.
Leave a Reply