3 Masalah Komunikasi Di Tempat Kerja & Solusinya

Kinerja karyawan tidak akan mencapai puncak, jika mereka tak menyelesaikan masalah komunikasi di tempat kerja, padahal perusahaan merupakan tempat kerja untuk menjalankan aktivitas bisnis.

Diketahui bahwa perusahaan memiliki banyak karyawan yang berasal dari berbagai latar belakang. Kondisi ini memicu perbedaan pandangan, karena berbeda gaya komunikasi dan pemahaman. Di sisi lain, komunikasi dapat menjadi kunci keberhasilan atau justru kegagalan perusahaan untuk mencapai targetnya.

Komunikasi Di Tempat Kerja

Menurut KBBI, komunikasi merupakan pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Ini juga dapat didefinisikan dengan proses penyampaian pesan yang dilakukan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain atau kelompok (komunikan).

Komunikasi menjadi unsur mendasar yang mampu menggerakkan manusia dalam mencapai tujuannya, tak terkecuali dalam latar belakang dunia profesional. Bahkan hubungan antara karyawan, manajer, vendor, hingga pelanggan disebut sebagai komunikasi di tempat kerja. Adapun jenis komunikasi adalah:

1. Komunikasi verbal

Ini merupakan proses yang dilakukan dengan simbol verbal serta menggunakan kata-kata. Namun, jenis komunikasi ini tidak hanya menggunakan lisan semata, tetapi juga komunikasi tertulis.

2. Komunuikasi formal dan informal

Komunikasi formal akan menggunakan bahasa baku dan sesuai dengan tata bahasa perusahaan, seperti komunikasi karyawan kepada atasan atau komunikasi tertulis antar perusahaan. Sebaliknya, komunikasi informal biasanya terjadi antar karyawan atau karyawan dengan manajer ketika makan siang.

3. Komunikasi tertulis

Dalam pengaturan profesional, terdapat kegiatan surat menyurat yang dilakukan oleh perusahaan kepada pihak internal maupun eksternal yang mangharuskan kita menggunakan tulisan. Contohnya, pengumuman tertulis melalui brosur hingga unggahan di media sosial.

4. Komunikasi langsung

Komunikasi langsung terjadi ketika proses pengiriman dan penerimaan pesan dilakukan tanpa menggunakan perantara, campur tangan, dan bantuan media apa pun.

Artikel terkait: Komunikasi Organisasi: Bangun dengan 6 Langkah Ini

Alasan Komunikasi Efektif Itu Penting

Komunikasi yang buruk di tempat kerja akan menuntun karyawan terhadap penurunan produktivitas kinerja, sehingga berakibat menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, kita perlu berkomunikasi dengan jelas di lingkup kerja, karena …

1) Team building

Membangun tim yang efektif memerlukan komunikasi dan kerja sama. Dengan menerapkan strategi komunikasi yang efektif, Anda mampu membangun tim yang berkinerja tinggi sehingga meningkatkan moral dan kepuasan karyawan.

2) Inovasi

Kemunculan inovasi atau ide baru bagi bisnis sangat penting untuk menjawab kebutuhan konsumen. Dengan komunikasi efektif, perusahaan dapat memberikan ruang karyawan untuk berbicara tentang ide yang perlu dikembangkan untuk pelanggan dan mengeksekusinya dengan baik.

3) Penerapan aturan

Selanjutnya, yang tidak kalah penting dari komunikasi di tempat kerja adalah memudahkan perusahaan menerapkan peraturan dan kebijakan yang harus dilaksanakan oleh karyawan. Bila komunikasi antar mereka tidak berjalan dengan baik, maka perusahaan akan sulit mengatur atau mengelola karyawan untuk mematuhi kebijakan tersebut.

4) Memperkuat manajemen

Komunikasi yang efektif dapat memperkuat manajemen, seperti pemimpin dapat mendelegasikan tugasnya dengan jelas, mengelola konflik lebih efisien, dan memotivasi kepada karyawan.

Baca juga: 5 Tren Talent Acquisition 2025

3 Masalah Komunikasi Di Tempat Kerja

1) Masalah personal

Sudah menjadi rahasia umum jika masalah personal antar karyawan menjadi salah satu faktor penghambat kinerja dalam lingkungan tempat kerja. Kondisi itu dapat menyulitkan manajer dalam pendelegasian tugas yang berdampak terhadap produktivitas kerja. Dalam situasi ini, tim HR berperan penting untuk membantu karyawan yang berkonflik.

2) Pesan sulit dipahami

Komunikasi individu yang sulit dipahami oleh orang lain dapat memicu maslaah di lingkungan kerja. Hal ini disebabkan karena pesan yang disampaikan tidak secara utuh atau penerima pesan tidak menangkap informasi yang disampaikan oleh pengirim.

3) Berasumsi

Berasumsi dalam komunikasi dapat terjadi ketika ada hal-hal yang dianggap benar tetapi tidak pernah dikonfirmasi. Jadi, manajer perlu mendengarkan masukan anggota timnya dan meriset sumber informasi guna mendukung asumsinya dan/atau asumsi tim sebelum mengambil keputusan.

Jika masalah komunikasi berdampak terhadap kesehatan lingkungan kerja, employee engagement, hingga tingkat turnover, maka tim HR dapat mengambil tindakan untuk memperbaikinya, dengan cara berikut ini:

Rekomendasi artikel: 7 Masalah Umum Di Kantor Ini Dapat Mengganggu Produktivitas

3 Cara Meningkatkan Komunikasi Di Tempat Kerja

Bagaimana cara meningkatkan komunikasi yang baik di tempat kerja? Dalam hal ini, tim HR harus jeli untuk menganalisis strategi komunikasi yang akan dijalankan oleh perusahaan dan diikuti oleh karyawan.

1) Berempati

Dalam lingkup tempat kerja, tidak ada individu akan mampu bertahan lama jika komunikasi dijalankan oleh perusahaan hanya satu arah. Jadi, tim HR perlu mendorong manajer untuk berempati terhadap anggota timnya dan membudayakan active listening. Ini memungkinkan pemimpin dan/atau karyawan mendengarkan pembicaraan dengan saksama, sehingga yang bersangkutan dapat memahami isi pembicaraan tersebut.

2. Berbicara dengan jelas

Ketika menyampaikan pesan, seseorang harus mampu berbicara dengan jelas kepada orang lain. Mulai dari menyampaikan maksud atau tujuan, isi pesan, dan meminta saran (jika ada). Gunakan pula bahasa sesuai kondisi (formal atau informal) untuk menghindari persepsi atau asumsi di antara kedua belah pihak.

3. Komunikasi terbuka

Pastikan jalur komunikasi terbuka untuk meningkatkan penyampaian pesan yang efektif di tempat kerja. Dengan cara ini, Anda mampu mendorong kemajuan kinerja dan pemutakhiran proyek kepada tim yang sedang bertugas di kantor, di lapangan, hingga yang bekerja jarak jauh.

Dengan kata, baik pemimpin maupun karyawan wajib menguasai keterampilan berkomunikasi. Meski ini adalah soft skill, tetapi komunikasi efektif dapat meningkatkan produktivitas saat menjalankan bisnis.