Salah satu dokumen penting yang tak boleh diabaikan adalah surat keterangan kerja. Dokumen tersebut bekal bagi karyawan yang resign dan yang di-PHK (pemutusan hubungan kerja).
Dilaporkan bahwa pada 2023, lebih dari tiga puluh perusahaan global telah memutuskan hubungan kerja dengan karyawan, khususnya perusahaan teknologi. Hal tersebut sempat memengaruhi kondisi PHK di Indonesia juga.
Surat dari pihak HRD perusahaan tak hanya memuat informasi rentang waktu karyawan bekerja. Namun, surat ini juga digunakan untuk mencairkan dana jaminan hari tua (JHT) BPJS sekaligus referensi memperoleh pekerjaan baru.
Memahami Definisi Surat Keterangan Kerja
Surat keterangan kerja merupakan pernyataan tertulis dari pihak pemberi kerja (perusahaan) kepada pekerja yang resign dan yang di-PHK.
Surat keterangan ini dikenal dengan nama paklaring. Bahasa tersebut serapan dari Bahasa Belanda, yakni verklaring. Biasanya, karyawan resign atau PHK yang meminta surat keterangan kerja. Surat tersebut memuat nama pekerja dan posisinya, rentang waktu bekerja, dan tanggapan atau penilaian dari perusahaan.
Pada dasarnya, surat menuliskan durasi kerja seseorang di suatu perusahaan. Surat dikeluarkan oleh tim HR dan ditandatangani HR manajer atau pemimpin perusahaan yang berwenang.
Baca juga: PHK: HRD Perlu Memperhatikan 4 Poin Ini
5 Alasan HR Perlu Membuat Surat Keterangan Kerja
Fungsi surat keterangan kerja adalah bekal bagi keberlangsungan karier dan hidup karyawan selanjutnya, yaitu:
1) Pencairan JHT BPJS
Bagi karyawan yang di-PHK, surat ini adalah syarat untuk pengajuan pencairan dana JHT BPJS.
Pasal 32 Peraturan Pemerintah Nomor 1 Tahun 2009 tentang Perubahan Keenam Atas Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 1993 tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Sosial Tenaga Kerja adalah:
Dalam hal tenaga kerja berhenti bekerja (PHK) sebelum mencapai usia 55 (lima puluh lima) tahun, dan mempunyai masa kepesertaan serendah-rendahnya 5 (lima) tahun, (yang bersangkutan) dapat menerima JHT secara sekaligus.
Dengan ketentuan, JHT dimaksud dibayarkan setelah melewati masa tunggu selama 1 (satu) bulan, terhitung sejak saat tenaga kerja yang bersangkutan PHK (berhenti bekerja).
Pasal 18 ayat (1) b Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia 12/2007 tentang Petunjuk Teknis Pendaftaran Kepesertaan, Pembayaran Iuran, Pembayaran Santunan, dan Pelayanan Jaminan Sosial Tenaga Kerja, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia 06/2009 disebutkan bahwa:
Salah satu syarat yang perlu dilampirkan untuk mengajukan permintaan pembayaran JHT kepada BPJS Ketenagakerjaan adalah surat keterangan pemberhentian bekerja dari perusahaan atau penetapan pengadilan hubungan industrial, di samping KPJ asli dan kartu identitas yang masih berlaku.
2) Referensi kerja
Ketika karyawan melamar pekerjaan di perusahaan lain, maka surat ini dapat digunakan sebagai referensi.
Undang-undang (UU) Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 pasal 162 disebutkan karyawan berhak memutuskan hubungan kerja sepihak atau resignation. Namun, UU tidak mengatur tentang pemberian paklaring dari perusahaan kepada karyawan.
Meski demikian Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata) pasal 1602z menuliskan surat keterangan kerja disebut surat pernyataan pengalaman kerja. Surat tersebut memuat keterangan pekerjaan yang pernah dilakukan, lama hubungan kerja berlangsung, cara karyawan melakukan pekerjaannya, dan alasan hubungan kerja berakhir.
3) Memperoleh sertifikasi kompetensi
Menurut UU Ketenagakerjaan pasal 18 ayat (3), karyawan bisa memanfaatkan paklaring untuk memperoleh sertifikasi kompetensi sesuai pengalaman dan bidangnya.
4) Mendapatkan fasilitas keuangan
Surat keterangan kerja tak terbatas untuk karyawan yang resign atau PHK saja. Namun, karyawan aktif dapat menggunakannya untuk mendapatkan fasilitas keuangan, seperti pengajuan KPR, KTA, dan kartu kredit.
5) Mendaftar beasiswa
Tak terhitung beasiswa jenjang S2 maupun S3 bagi kalangan profesional. Syarat administrasi mendaftar beasiswa adalah menyertakan surat ini berlegalisir dan surat rekomendasi dari pimpinan perusahaan.
Artikel terkait: Karyawan Resign: Langkah Memprediksi & Meretensi
Bagaimana Jika Perusahaan Menolak Untuk Memberikannya?
Berdasarkan undang-undang maupun peraturan menteri di atas, maka sudah seharusnya perusahaan memberikan surat keterangan kerja kepada karyawannya. Baik yang mengajukan pengunduran diri maupun terkena PHK serta yang berstatus pegawai tetap ataupun kontrak.
Bagaimana jika pemberi kerja atau perusahaan menolak memberikannya?
Menurut Legal Smart Channel dalam kolom konsultasi hukumnya, bila perusahaan tak memberikan surat ini, maka dilakukan pendekatan kekeluargaan. Jika hal itu tidak berhasil, kedua pihak memasuki masalah perselisihan hak bidang ketenagakerjaan atau perburuhan.
Perselisihan hak merupakan perbedaan karena tidak dipenuhinya hak, akibat pelaksanaan atau penafsiran yang berbeda terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan, perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Hal tersebut diatur di UU Ketenagakerjaan jo. UU Nomor 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial. Adapun langkah menyelesaikan perselisihan yaitu:
1) Musyawarah mufakat
Langkah pertama adalah musyawarah untuk mencapai mufakat melalui jalur bipartit. Ini adalah perundingan antara pekerja dengan pengusaha untuk menyelesaikan perselisihan hubungan industrial.
2) Mediasi hubungan industrial
Jika jalur bipartit gagal, upaya penyelesaian berikutnya mediasi hubungan industrial. Mediasi ini akan menyelesaikan perselisihan hak, perselisihan kepentingan, perselisihan PHK, dan perselisihan antar serikat pekerja atau serikat buruh hanya dalam satu perusahaan melalui musyawarah yang mengikutsertakan mediator netral.
3) Mengajukan gugatan
Jika pekerja dan pengusaha masih tidak sepakat, salah satu pihak bisa mengajukan gugatan kepada Pengadilan Hubungan Industrial (PHI). Biasanya, dalam tahap ini, pekerja tak hanya menuntut surat keterangan saja. Melainkan gugatan yang berkaitan dengan PHK, seperti tuntutan pesangon.
Cara Membuat Surat Keterangan Kerja
Jelang hari raya Idulfitri, banyak karyawan mengundurkan diri dari tempat kerja saat ini untuk bergabung ke perusahaan lain. Tak heran masa ini membuat tim HR sibuk menjalankan offboarding, termasuk membuat surat keterangan kerja.
Bentuk surat keterangan kerja sama seperti surat resmi pada umumnya. Pada umumnya, surat tersebut memuat tentang:
- Kepala atau kop surat (terdapat nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, serta tempat dan tanggal)
- Perihal surat (mencantumkan keterangan surat; tanggal, bulan, dan tahun; dan nomor surat)
- Isi surat (menuliskan nama, jabatan, rentang waktu kerja karyawan, alasan resign (atau PHK), dan penilaian kerja dari perusahaan)
- Penutup surat (keterangan pembuat surat (kota, tanggal, bulan, dan tahun), nama pimpinan berwenang dan tanda tangannya, serta stempel perusahaan
Baca pula: Tim HR Perlu Memperhatikan tentang Proses PHK Ini
Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Berbagai Keperluan
Berikut ini contoh suratnya:
KEPALA SURAT
[Logo Perusahaan]
PT ABCDEF
Wisma Keiai, Jalan Jenderal Sudirman, Jakarta
021-123455678
PERIHAL
Hal: Surat Keterangan Kerja
Nomor : 20210306/ABCDEF/017
ISI SURAT
PT ABCDEF dengan ini menyatakan bahwa:
Nama : Niken Skolastika
Jabatan : Social Media Specialist
Adalah karyawan yang telah bekerja di PT ABCDEF terhitung pada 01 Juni 2014 hingga 01 Juni 2021.
Kami berterima kasih atas kontribusi sdr. Niken selama bekerja di PT ABCDEF yang telah menunjukkan kinerja positif. Dan kami berharap sdr. Niken sukses ke depannya.
Demikian surat keterangan kerja ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
PENUTUP
Jakarta, 01 Juni 2021
[Tanda Tangan Atasan dan Stempel Perusahaan]
Maria Valentina
HR Manager
Karyawan Berhak Atas Paklaring
Apa pun alasan karyawan meninggalkan perusahaan, ia berhak mengantongi surat keterangan kerja. Baik alasan resign maupun PHK dan tak berdasarkan status karyawan tetap maupun kontrak.
Sebaiknya, perusahaan memberikan surat tersebut pada hari kerja terakhir kepada karyawan guna membantu kariernya ke depan.
- Surat keterangan kerja bisa menjadi lampiran saat seseorang melamar pekerjaan baru
- Surat keterangan kerja dapat diberikan kepada perusahaan baru untuk verifikasi, dalam hal ini, perusahaan baru saja menerimanya sebagai karyawan
Leave a Reply