Penyebab karyawan resign bisa berbagai alasan. Mulai dari pindah ke perusahaan lain dengan gaji dan posisi lebih tinggi, pindah lokasi tempat tinggal, atau beralih karier.
Bagi HRD, Anda memiliki keinginan bertanya alasan di balik karyawan resign. Jawabannya dapat mengungkapkan masalah dalam perusahaan yang perlu diubah. HRD juga perlu memahami prosedur karyawan yang mengundurkan diri untuk menyelesaikan urusan administrasi antara perusahaan dan karyawan.
Karyawan Resign: Apa Yang Harus Dilakukan Oleh HRD?
Psikolog Rebecca Knight (2015) menyatakan bahwa ketika karyawan sudah mengajukan pengunduran diri, maka akan sulit bagi HR untuk mempertahankannya.
Menurut Priscilla Claman, presiden perusahaan konsultan the Career Strategies yang berbasis di Boston, Amerika Serikat, sekali karyawan mengajukan pengunduran diri, maka kondisi ini sama dengan ketika pasangan suami-istri dalam proses perceraian.
Ya, perpisahan sering kali meninggalkan luka. Namun, hal tersebut dapat diminimalisir karena ada peluang untuk bekerja sama dengan mantan karyawan di masa mendatang.
Terlebih, tak ada waktu yang tepat bagi karyawan resign. Mereka dapat memutuskan untuk mengundurkan diri kapan saja.
Posisi yang ditinggalkannya pun harus segera terisi. Tugas pengisian posisi kosong ada di tangan user atau manajer dan tim HR. Jika situasi ini tidak dikelola dengan baik, maka proses rekrutmen akan terkendala.
Oleh karena itu, manajer dan tim HR perlu memahami siklus hidup karyawan atau employee life cycle. Hal ini termasuk menyiapkan proses karyawan resign serta memastikan hubungan antara karyawan dan perusahaan berjalan baik.
Siapkan 4 Proses Administrasi Karyawan Resign
Tim HR akan mengelola proses karyawan resign, termasuk administrasi. Anda akan memproses setelah menerima surat permohonan pengunduran diri dari karyawan.
Proses administrasi tersebut adalah:
- Menyiapkan clearance form atau formulir pengembalian barang perusahaan seperti laptop, seragam, alat komunikasi, dan kendaraan dinas
- Menghitung gaji, tunjangan, insentif–jika ada–serta memindahkan status BPJS
- Mendorong karyawan berkomunikasi dengan manajer serta menyelesaikan tugas sebelum hari H
artikel selanjutnya: Surat Keterangan Kerja (Paklaring), Ini Manfaat Dan Contohnya
1. Penuhi hak karyawan
Karyawan resign berhak memperoleh hak, yakni uang penggantian hak. Menurut UU Ketenagakerjaan pasal 156 ayat (4), uang penggantian hak meliputi:
a. Hak cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur
b. Biaya atau ongkos transportasi pulang ke rumah apabila karyawan datang dari daerah lain
c. Penggantian biaya pengobatan dan perawatan
d. Hak lain yang ditetapkan dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama
Karyawan resign harus memenuhi syarat:
1. Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri
2. Tidak terikat dalam ikatan dinas
3. Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri
2. Persiapkan bukti potong PPh 21
Biasanya, staf HR dan/atau keuangan akan menghitung bukti potong PPh 21 (formulir 1721 A1) setiap bulan dan tercantum dalam slip gaji.
Ketika karyawan resign–terutama jika ia pindah tempat kerja–tempat kerja baru akan membutuhkan formulir 1721 A1 untuk menyesuaikan nilai pajak (lebih bayar) di tahun berjalan. Jadi, lampirkan PPh 21 sebagai bukti bahwa karyawan telah membayar pajak.
3. Pindahkan status BPJS
Anda perlu memindahkan status BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan karyawan menjadi peserta mandiri (perorangan).
Jika ia tidak bekerja lagi, Anda dapat memberikannya surat paklaring yang menyatakan bahwa yang bersangkutan pernah bekerja di perusahaan Anda. Tujuannya, agar ia dapat mencairkan dana di BPJS Ketenagakerjaan.
Jika ia bekerja di perusahaan lain, maka perusahaan tersebut yang akan mengaktifkan keanggotaan BPJS karyawan baru.
4. Exit interview
Proses yang tak kalah penting adalah exit interview. Ini adalah sesi wawancara antara HRD dan karyawan yang mengajukan pengunduran diri.
Exit interview bertujuan untuk menganalisis kinerja perusahaan yang menjadi alasan karyawan mengundurkan diri. Misalnya, hubungan dengan sesama karyawan dan atasan bermasalah, lingkungan kerja tidak sehat, dan jenjang karier kurang jelas.
Hasil dari proses itu dapat menjadi pertimbangan tim HR untuk membuat strategi rekrutmen dan retensi lebih baik. Dan, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang positif.
Baca juga: Mengenal Lebih Dalam Proses Offboarding Karyawan di Perusahaan
Teliti Administrasi Sebelum Karyawan Resign
Memproses karyawan resign menuntut ketelitian dalam administrasi. Untuk memudahkan proses tersebut, tim HR dapat membuat formulir berisi semua informasi tentang pengajuan resign. Simpan formulir dalam berkas digital, di mana semua karyawan dapat mengaksesnya.
Anda juga dapat berdiskusi dengan manajer dan memastikan karyawan resign mentransfer pengetahuan dan keterampilan kepada rekan kerja, agar rekannya dapat menyelesaikan pekerjaan dengan mudah dan tepat waktu.
Leave a Reply