Pentingnya HRIS Bagi UMKM Dan Tips Memilihnya

Human Resource Information System (HRIS) bisa jadi pilihan bagi UMKM Indonesia dalam mengelola data.

Apalagi, laju perkembangan teknologi di Indonesia yang cepat membuat sistem HRIS bisa menjadi salah satu kunci keberhasilan bisnis UMKM.

UMKM sendiri merupakan sektor ekonomi produktif yang mencakup berbagai jenis usaha dengan skala kecil dan menengah.

Sedangkan HRIS adalah suatu sistem komputer yang berfungsi untuk mengamati dan mencatat data karyawan di sebuah organisasi.

Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa tips dan pilihan tepat bagi UMKM yang ingin meningkatkan efisiensi operasional mereka dengan mengadopsi sistem HRIS.

Definisi Human Resource Information System (HRIS)

Dikutip dari studi literatur Iklima Farhani berdasarkan pengertian dari Toshani, Jerram, dan Gerrard, HRIS adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, menganalisis, mengambil, dan mendistribusikan informasi yang terkait dengan sumber daya manusia dalam suatu organisasi.

Secara umum, HRIS mencakup fitur dasar yang diperlukan untuk mengelola SDM secara menyeluruh.

HRIS berbasis cloud lebih populer saat ini. Hal ini berarti fitur-fitur yang tersedia dapat diakses di luar lokasi kantor dan memudahkan proses pembaruan.

Selain itu, HRIS juga sering disebut dengan istilah sistem HRIS atau HRMS (Human Resources Management System).

HRIS umumnya mencakup semua aspek fungsi Manajemen SDM, dan setiap fungsi ini merupakan bagian integral dari sistem tersebut. Beberapa fungsi utama HRIS meliputi:

• Sistem automasi untuk mengelola proses rekrutmen
• Pengelolaan payroll 
• Sistem pengelolaan program kesejahteraan karyawan
• Sistem waktu dan kehadiran
• Manajemen pelatihan untuk merencanakan dan memonitor program pelatihan karyawan
• Manajemen kinerja untuk mengevaluasi dan memantau kinerja karyawan
• Layanan akses self-service kepada karyawan
• Laporan dan analitik data karyawan secara efektif

Selain itu, HRIS juga memiliki beberapa manfaat bagi organisasi, seperti:

• Akses informasi secara real-time
• Pengurangan tugas manual
• Peningkatan efisiensi
• Tersedianya insight yang berguna untuk perbaikan
• Kepuasan karyawan lebih tinggi
• Jadi tolak ukur skalabilitas perusahaan

Kebutuhan Otomatisasi di Sektor UMKM

Dampak pandemi COVID-19 telah menyebabkan resesi ekonomi baik di tingkat nasional maupun global. Terjadi penurunan pertumbuhan ekonomi yang signifikan atau kontraksi hampir di semua sektor.

Pada triwulan II/2020, perekonomian nasional mengalami kontraksi dengan pertumbuhan ekonomi di angka -5,3%.

Salah satu sektor yang sangat terdampak oleh pandemi adalah UMKM, yang juga berkontribusi terhadap penurunan ekonomi nasional. Hal ini dapat dimengerti mengingat UMKM memiliki peran yang besar dalam perekonomian nasional.

Menurut data Kementerian Koperasi, Usaha Kecil, dan Menengah (KUKM) tahun 2018, terdapat sekitar 64,2 juta pelaku UMKM di Indonesia, yang merupakan 99,99% dari total jumlah pelaku usaha di negara ini.

Kontribusi UMKM terhadap Produk Domestik Bruto (PDB) mencapai 61,1%, sedangkan sisanya 38,9% berasal dari pelaku usaha besar yang jumlahnya hanya sekitar 5%.

Mayoritas UMKM terdiri dari usaha mikro, mencapai 98,68% dengan tingkat penyerapan tenaga kerja sekitar 89%.

Data ini menunjukkan potensi ekonomi nasional yang kuat di Indonesia, terutama melalui jumlah UMKM, terutama di usaha mikro memiliki kontribusi besar terhadap penyerapan tenaga kerja.

Pemerintah menyadari potensi UMKM ini, dan dalam beberapa tahun terakhir telah mengimplementasikan kebijakan untuk meningkatkan kapasitas usaha mikro dan kecil agar dapat berkembang menjadi usaha menengah.

Dalam rangka memperkuat sektor ekonomi yang melibatkan masyarakat secara luas, Presiden Republik Indonesia telah menginstruksikan pengembangan UMKM agar naik kelas dan modernisasi koperasi.

Pemerintah telah mengimplementasikan kebijakan strategis untuk mencapai tujuan ini, antara lain melalui Program Pemulihan Ekonomi Nasional (PEN), penerapan UU Cipta Kerja beserta peraturan turunannya, serta program Bangga Buatan Indonesia (BBI).

Dan yang terpenting, dari Presiden R.I. sendiri meminta agar ada 30 juta UMKM bisa go digital sampai dengan 2024 nanti!

Kebutuhan HRIS untuk UMKM

Menurut survei yang dilakukan oleh Gadjian pada 2017, perusahaan-perusahaan di Indonesia menghadapi kesulitan dalam mengelola administrasi sumber daya manusia.

Dan untungnya, penggunaan HRIS telah terbukti membantu dalam menyelesaikan tugas-tugas administratif terkait pengelolaan sumber daya manusia.

Seperti disebutkan di atas, ada banyak manfaat penggunaan HRIS bagi organisasi. Terutama bagi UMKM dan startup, penggunaan aplikasi HRIS dapat menjadi solusi penting untuk mengatasi masalah manajemen SDM.

Mereka mampu mengintegrasikan praktik-praktik sumber daya manusia mereka dengan strategi perusahaan secara efektif.

Tips Memilih HRIS yang Tepat bagi UMKM

HRIS yang sesuai bagi UMKM bergantung pada tingkat perkembangan dan kebutuhan spesifik mereka.

UMKM dapat memilih HRIS yang cocok untuk skala bisnis kecil hingga menengah, dengan fitur yang sesuai dan mudah digunakan.

Menilai dan meninjau kebutuhan

Mengevaluasi kebutuhan organisasi dan departemen merupakan tugas yang spesifik bagi setiap perusahaan.

Pada tahap ini, organisasi akan menentukan prioritas dari kebutuhan dan fitur HRIS yang diinginkan.

Skala bisnis

Bagi tim HR yang lebih kecil atau praktisi yang belum berpengalaman dalam memilih HRIS, mengelola tanggung jawab sehari-hari dan implementasi HRIS mungkin bisa menyewa konsultan untuk membantu proses pengelolaan data.

Fitur yang dibutuhkan juga tidak perlu yang kompleks dan banyak.

Budget

Tidak dapat dipungkiri bahwa biaya selalu menjadi faktor penting, terutama bagi usaha kecil dan menengah dengan sumber daya terbatas.

Penting untuk menemukan solusi yang sesuai dengan anggaran Anda sambil tetap menyediakan fitur yang Anda butuhkan.

Perlu diingat bahwa beberapa perangkat lunak mungkin memiliki biaya awal yang lebih tinggi, tetapi mereka dapat memberikan penghematan biaya dalam jangka panjang melalui peningkatan efisiensi, penyederhanaan proses, dan pengurangan biaya tenaga kerja.

Sementara itu, perangkat lainnya mungkin berbasis langganan dengan biaya yang ditentukan oleh jumlah karyawan dan fitur yang digunakan, yang dapat membantu mengelola cash flow.

Meninjau vendor

Sekarang saatnya untuk melakukan mencari vendor dan mengenali solusi perangkat lunak HR terkemuka yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Selama Anda melakukan penelitian, perhatikan alat-alat yang memiliki reputasi baik secara keseluruhan, dan pertimbangkan faktor-faktor apa yang dapat dikompromikan dan mana yang tidak dapat dinegosiasikan.

Hal ini akan penting untuk langkah selanjutnya, yaitu membuat daftar pendek vendor HRIS mana yang akan Anda hubungi.

Uji coba sistem

Manfaatkan uji coba dan demo gratis yang tersedia untuk mencoba setiap alat HR dan memahami UI/UX, dan fitur-fitur esensial lainnya.

Lakukan uji coba dan catat setiap keterbatasan fitur atau kesulitan yang Anda hadapi.

Jika memungkinkan, mintalah umpan balik dari karyawan sebanyak mungkin. Masukan dari pengguna akhir dapat membantu Anda mengidentifikasi kekurangan yang mungkin tidak terpikirkan sebelumnya.

Contoh Penyedia HRIS di Indonesia

Cherry Apps

Cherry Apps merupakan sebuah aplikasi yang dapat diakses melalui web dan perangkat seluler, yang menyediakan berbagai alat untuk departemen SDM dalam mengelola proses penggajian, absensi, jadwal kerja, lembur, dan rekrutmen.

Layanan ini memiliki 4 produk unggulan, yaitu Cherry Payroll, Cherry Professional, Cherry Enterprise, Cherry Applicant Tracking System yang memudahkan proses administrasi perusahaan.

Gadjian

Gadjian merupakan sebuah aplikasi berbasis cloud untuk pengelolaan SDM dan penggajian. Aplikasi ini dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang sedang berkembang dan lean enterprises di Indonesia.

Melalui ulasan Google, banyak perusahaan yang terbantu dengan aplikasi ini. Karyawan jadi mudah melakukan izin melalui ponsel dan menghitung PPh21 serta BPJS dengan akurat. Program demo-nya juga mampu menarik perusahaan untuk mencoba aplikasi dengan mudah sebelum memutuskan untuk membeli.

GreatDay HR

GreatDay HR menawarkan solusi yang modern dalam menyederhanakan proses penghitungan gaji dan pajak, mencatat kehadiran, mengajukan cuti, dan penggantian biaya.

Berbagai ulasan positif di internet menunjukkan GreatDay HR memberikan pelayanan terbaik. Semua kebutuhan administrasi harian perusahaan dapat diakses dengan mudah tanpa perlu kerepotan.

Sangat membantu HR dalam memudahkan pekerjaan administrasi HR sehingga lebih efisien dan lebih efektif. GreatDay HR adalah software yang bagus sebagai penunjang WFH di rumah, karyawan bisa melakukan recording & GPS.

Haermes

Haermes dapat membantu Anda dengan database karyawan yang kuat, informasi umum mengenai karyawan, pendidikan dan pengalaman kerja, dan sistem penggajian yang fleksibel.

Ada banyak keuntungan yang bisa didapatkan perusahaan dengan mencoba aplikasi HRIS yang satu ini. Mulai dari sistem penggajian yang fleksibel, rekam kehadiran, pengajuan cuti, dan penggantian biaya yang terorganisir dalam satu aplikasi.

Dengan fitur-fitur yang lengkap dan fleksibilitasnya, Haermes dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dan mengelola sumber daya manusia dengan lebih baik.

KaryaOne

Dengan KaryaOne, izin cuti sampai lembur bisa dilakukan dengan cepat tanpa ribet dengan satu aplikasi. Aksesnya yang mudah dan cepat membantu para karyawan dalam mengelola kehadiran di kantor.

Tak hanya itu, ada berbagai macam fitur manajemen HR lainnya seperti payrol hingga PPh21 yang memudahkan perusahaan mengelola administrasi.

LinovHR

Menawarkan kemudahan atur penggajian karyawan dan data HR lainnya dengan penerapan HRIS, untuk menunjang bisnis Anda.

Aplikasi ini memberikan hasil yang mengesankan dengan call center yang menanggapi berbagai pertanyaan secara responsif.

LinovHR juga membantu berbagai perusahaan dalam mengatur data karyawan dalam satu tempat dengan metode modern.

Oracle

Oracle Indonesia menjangkau aplikasi hingga infrastruktur dan bertujuan untuk memberikan tingkat keamanan, kinerja, dan nilai tertinggi di industri.

Memiliki staf yang ramah dan dapat membantu perusahaan yang memiliki berbagai pertanyaan terkait perangkat lunak ini.

SIAP+P

Sebagai sistem HRIS atau sistem HRMS, SIAP+P memberikan manfaat bagi operasi SDM Anda dengan mengotomatiskan dan mempercepat semua transaksi dan aktivitas HRD.

SIAP+P dirancang untuk menjadi mudah digunakan dan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan, memberikan solusi yang efektif melalui HR Dashboard. SIAP+P dapat membantu mengatasi berbagai masalah yang Anda hadapi dalam hal manajemen SDM.

SPISy

SPISy menyediakan solusi yang berkualitas tinggi, aman, dan dapat diandalkan yang sesuai dengan harapan Anda terhadap vendor.

Mereka menyediakan layanan perangkat lunak yang terjangkau, berkualitas tinggi, dan dapat diandalkan.

Dengan SPISy, Anda dapat memiliki HRIS yang dilengkapi dengan fungsionalitas canggih dan antarmuka pengguna yang ramah, memungkinkan tim administrasi Anda bekerja secara efisien dan optimal.

Talenta

Talenta by Mekari menyediakan otomatisasi proses SDM dan integrasi sistem untuk menyederhanakan proses bisnis dan mempercepat pengambilan keputusan.

Bisnis dapat memanfaatkan manajemen perusahaan dan karyawan secara efektif untuk mendorong pertumbuhan yang lebih cepat.

Penutup

Dalam artikel ini, telah dijelaskan mengenai pentingnya menggunakan sistem HRIS bagi pelaku UMKM.

Dengan HRIS, organisasi seperti UMKM bisa menikmati berbagai manfaat mulai dari otomatisasi tugas administrasi, peningkatan efisiensi, hingga pengurangan biaya.

Pelaku UMKM yang memanfaatkan HRIS bisa mengoptimalkan pengelolaan SDM mereka dan mencapai pertumbuhan yang lebih baik.