Setiap hari HR dituntut untuk mendapatkan pekerja terbaik dari segala aspek. Hal ini membuat HR mulai bekerja dengan Recruitment Management System (RMS) untuk mendukung proses rekrutmen agar lebih ringkas dan cepat.
Dengan menggunakan perangkat lunak perekrutan, tentunya HR dapat merampingkan proses perekrutan dan memberikan solusi perekrutan end-to-end.
Namun, memilih perangkat lunak yang terbaik bisa menjadi hal sulit. Ada beberapa pilihan yang direkomendasikan Forbes yang bisa saja jadi pilihan Anda.
Sebelum memilih produk yang tepat bagi Anda, mari baca ulasan lebih lanjut mengenai RMS.
Apa yang Dimaksud dengan Recruitment Management System?
Recruitment Management System (RMS) adalah sebuah perangkat yang dirancang untuk mengatur proses perekrutan dalam perusahaan.
RMS mulai menjadi sistem human resource utama yang paling penting dimiliki sebuah perusahaan saat ini. Alasannya?
Rekrutmen memiliki sifat yang sangat kompetitif, terutama saat mencari kandidat dengan keterampilan teknis tinggi. Ini mendorong perusahaan harus memiliki sistem perekrutan yang canggih.
Recruitment management system dirancang untuk meningkatkan efisiensi perekrut dan juga pencari kerja.
Lebih jelasnya, RMS juga membantu perusahaan dalam beberapa tugas, seperti:
- Memilih kandidat yang sesuai
- Meninjau lamaran
- Melakukan pelacakan kandidat
- Mengatur materi lamaran seperti surat lamaran dan resume
- Membuat highlight profil kandidat
- Mengirim pemberitahuan untuk posisi yang sesuai dengan pengalaman kandidat
Tidak hanya Recruitment Management System saja yang menjadi aplikasi proses perekrutan dalam perusahaan. Ada pula Applicant Tracking System (ATS) yang mungkin lebih sering terdengar.
ATS adalah perangkat lunak yang membantu HR dalam mengelola pelamar selama proses perekrutan.
Pengaturan ATS ada beragam. Namun, beberapa yang dapat dilakukan oleh perangkat ini adalah melakukan penyaringan hingga penjadwalan wawancara kerja.
Apakah ATS dan RMS Sama?
Keduanya adalah perangkat lunak yang sama di beberapa hal. Poinnya adalah, ATS termasuk ke dalam hal yang bisa dilakukan oleh RMS.
Kedua aplikasi ini dapat membagikan catatan kandidat agar perekrut tidak mereviu berkali-kali, menyimpan semua informasi tentang kandidat dalam satu tempat, dan berkolaborasi dengan user lain (dengan akses) untuk memilih kandidat yang terbaik.
Kelebihan dan Kekurangan Recruitment Management System
Kelebihan #1: Menghemat Waktu
Dengan adanya recruitment management system tentunya akan membantu dalam menghemat waktu para HR yang bertugas.
Karena HR hanya perlu menyortir beberapa resume teratas tanpa harus meninjau satu persatu resume pelamar yang tidak memenuhi syarat.
Selain itu, kandidat juga bisa menjalani proses perekrutan lebih cepat dan karyawan HR bisa menggunakan waktu mereka menjadi lebih efektif.
Kelebihan #2: Mengurangi Tugas Manual
Dengan melakukan sistem otomatis untuk administrasi maka akan membebaskan HR dari tugas manual yang melelahkan.
Perangkat lunak seperti RMS ini membantu menangani tugas manual seperti memberitahu kandidat dan membuat jadwal wawancara.
Apalagi membangun hubungan dan membuat koneksi adalah bagian penting dari rekrutmen yang sukses, maka penggunaan RMS yang meningkatkan jumlah waktu yang tersedia untuk rekrutmen adalah keuntungan yang besar.
Kelebihan #3: Multi-Channel Sourcing
RMS memberi Anda akses ke kumpulan bakat yang lebih luas di berbagai platform, situs karier, media sosial, dan lainnya.
Kehadiran HR pada platform ini juga dapat meningkatkan visibilitas Anda terhadap kandidat yang memungkinkan Anda menarik lebih banyak kandidat dengan kualitas bakat yang lebih tinggi.
Kelebihan #4: Menyimpan Informasi Kandidat
RMS secara otomatis dapat melacak dan menyimpan lamaran, resume, dan dokumentasi terkait pekerjaan saat kandidat bergerak melalui proses perekrutan.
Database ini akan memudahkan HR dan manajer untuk melihat posisi setiap kandidat dalam proses perekrutan secara sekilas.
Dengan sistem ini, informasi tentang kandidat tidak akan hilang dan membuat file kandidat dapat diambil dalam hitungan detik dan beberapa kali klik.
Kelebihan #5: Berkomunikasi dengan Kandidat
Salah satu bagian tersulit dari proses kandidat adalah menunggu untuk mengetahui balasan atau kabar mereka. Terutama jika kandidat melamar lebih dari satu lowongan di perusahaan Anda.
Adanya RMS ini akan mempercepat proses awal dan melacak kemajuan, sehingga lebih mudah bagi kandidat untuk mendapatkan informasi.
Kelebihan #6: Analytics Driven Insights
Semua bisnis yang ada tentunya mengandalkan data untuk membuat keputusan yang strategis. Efektivitas keputusan tentunya berbanding lurus dengan kualitas dan integritas data yang mendasarinya.
RMS dapat digunakan untuk membuat laporan yang digunakan dalam membuat keputusan berdasarkan data yang cepat dan efektif terkait tenaga kerja.
Kekurangan #1: Terbatas
RMS bertugas untuk menyaring kandidat potensial yang sesuai dengan daftar kinerja yang dibuat. Sehingga perangkat lunak ini bisa saja melewatkan orang yang memiliki keterampilan yang bermanfaat bagi perusahaan.
Jadi, seseorang yang tidak memiliki sertifikasi tetap memiliki pengalaman bertahun-tahun, bisa saja ditolak oleh sistem.
Otomasi dapat menolak kandidat yang tidak membawa keahlian yang lebih luas ke dalam industri yang memiliki persyaratan kompleks dan beragam.
Biasanya RMS akan menyaring kandidat yang benar-benar valid namun tidak mengetahui berbagai judul dan singkatan yang mewakili peran yang sama.
Hal inilah yang membuat RMS kehilangan kandidat yang memenuhi syarat.
Kekurangan #2: Manipulasi Sistem
Akan ada kasus di mana kandidat mencoba memanipulasi sistem otomatis dengan mencantumkan kata kunci yang relevan dalam resume mereka.
Sistem tentunya tidak bisa membedakannya sehingga kandidat akan terpilih sesuai dengan pedoman yang diatur oleh HR.
Kekurangan #3: Memunculkan Bias
Beberapa perusahaan di dunia, salah satunya Amazon, telah melaporkan masalah RMS yang memunculkan bias.
Karena diatur oleh manusia, teknologi dapat memperburuk bias yang ada.
Di beberapa perusahaan tersebut, alat RMS yang mereka miliki mendukung kata kunci yang sebagian besar digunakan oleh pelamar pria. Hal ini membuat munculnya diskriminasi yang tidak sengaja yang mempersulit pelamar wanita untuk lolos.
Kekurangan #4: Kendala Teknis
Seperti halnya produk teknologi lainnya, tentu saja recruitment management system akan mengalami hambatan dan gangguan berbasis pengguna atau sistem yang muncul seiring berjalannya waktu.
Penting untuk menyertakan dukungan multi saluran yang kuat dalam perangkat lunak perekrutan Anda sehingga pengguna Anda dapat segera digunakan.
Kekurangan #5: Impersonal
Dalam RMS yang memiliki chatbot, kandidat akan mendapatkan penilaian awal yang dilakukan AI yang dapat mengklasifikasikan respon berdasarkan data dan matriks.
Chatbot ini adalah cara efisien untuk mengumpulkan informasi secara langsung dan Forbes menyarankan cara ini dapat meningkatkan dan mempercepat proses.
Namun, 82% kandidat yang diwawancarai melaporkan chatbot seringkali membuat mereka kesulitan dan prosesnya impersonal.
Contoh Recruitment Management System dan Cara Penggunaannya
Ada beberapa teknologi yang eksis di dunia rekrutmen yang dapat Anda coba, yaitu:
- Crowdsource Recruitment
- Employer Background Check
- Chatbots
- Gamification
- Online Assessment
- Virtual Assessment Center
- The Forbes Advisor Small Business
- Virtual Reality
Lalu bagaimana cara penggunaannya agar dapat mencapai tujuan perusahaan dalam menjaring talenta berbakat?
1. Posting Lowongan Pekerjaan
Mencari kandidat yang memenuhi syarat adalah salah satu bagian rekrutmen yang banyak memakan waktu dan membuat lelah.
Menjangkau seluruh jaringan bakat dengan pekerjaan yang tepat di waktu yang tepat adalah hal yang sulit dilakukan.
Namun, dengan alat recruitment management system akan membuat langkah ini lebih mudah. Secara otomatis, mereka akan memposting lowongan pekerjaan di seluruh jaringan job portal dan mulai menjaring pelamar.
2. Melakukan Interaksi Dengan Kandidat
HR bisa langsung menggunakan saluran untuk menghubungi kandidat yang sesuai, Anda bisa mulai berinteraksi dengan email, teks, atau media sosial.
Menurut Job Seeker Nation Report, sekitar 76% pencari kerja terbuka menerima email, 70% menerima secara terbuka dari panggilan telepon, dan 50% lebih memilih pesan teks.
Dengan RMS, Anda bisa dengan tepat berinteraksi dengan kandidat sesuai dengan saluran komunikasi yang mereka inginkan sebagai strategi dalam menjangkau kandidat.
3. Menjadwalkan Wawancara
Setelah HR mampu melakukan interaksi dengan kandidat, maka saatnya RMS melakukan tugas dalam menjadwalkan wawancara secara otomatis dan efisien.
Perangkat lunak ini akan membantu perusahaan dalam mempercepat proses rekrutmen sehingga kandidat juga mudah mengatur jadwal wawancara mereka.
4. Analisis Data Dan Laporan
Recruitment Management System dapat membantu perusahaan untuk menganalisis data dan membuat laporan yang lebih detail dan rinci.
Fasilitas ini membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat dalam proses rekrutmen sehingga lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses rekrutmen yang berjalan.
5. Tips Sebelum Menggunakan RMS
Menggunakan RMS adalah keputusan yang penting, tetapiapa saja hal yang perlu dilakukan sebelum menggunakan sistem ini?
- Bedakan antara keinginan dan kebutuhan bisnis
- Carilah alat dan fitur yang memang mampu menyiapkan bisnis Anda untuk kesuksesan di masa depan
- Pastikan integrasinya tanpa batas
- Perkuat proses Anda dengan kekuatan mobilitas
Penutup
RMS idealnya akan membuat beberapa aspek proses rekrutmen di perusahaan jadi lebih efisien, terutama terkait penyimpanan informasi dan proses pelacakan kandidat.
Proses rekrutmen yang sukses adalah tentang membangun hubungan yang baik antara perusahaan dengan kandidat. Dengan membuat hubungan ini, perekrut dapat bertindak sebagai konsultan yang memiliki pemahaman yang luas sehingga dapat mencocokkannya dengan talenta yang ada untuk mengembangkan bisnis.
Walau memiliki keterbatasan recruitment management system menghasilkan rekrutmen yang berkualitas dalam waktu yang singkat dan tetap mampu mengevaluasi kandidat lebih menyeluruh.
Leave a Reply