Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja

Kebutuhan tenaga kerja sangat berkaitan erat dengan biaya perusahaan. Mulai dari gaji hingga tunjangan.

Bahkan salah satu pengeluaran terbesar perusahaan mengenai kebutuhan tenaga kerja. Terlebih saat ini, kebutuhan meningkat dan persaingan di pasar tenaga kerja.

Bagi Anda yang sedang menyiapkan kebutuhan tenaga kerja (manpower planning) dan menghitung biayanya, berikut ini referensi dari kami.

Siapa yang Dimaksud dengan Tenaga Kerja?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), tenaga kerja adalah orang yang bekerja atau mengerjakan sesuatu. Pengertian dapat diartikan sebagai orang yang mampu mengerjakan sebuah pekerjaan baik di dalam atau di luar hubungan kerja.

Menurut UU Ketenagakerjaan, tenaga kerja merupakan setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan untuk menghasilkan barang dan atau jasa, baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri, atau untuk masyarakat.

Per Juni 2021, Indonesia memiliki jumlah penduduk sebesar 272 juta jiwa. Jumlah tersebut dibagi menjadi kelompok tenaga kerja berusia 15-64 tahun dan kelompok bukan tenaga kerja berusia 64 tahun.

Dari kelompok tenaga kerja, dibagi menjadi angkatan kerja (penduduk yang sedang bekerja atau mencai pekerjaan) dan bukan angkatan kerja (penduduk yang tidak bekerja dan tidak mencari pekerjaan).

Menurut Modul Ekonomi yang dipublikasikan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, tenaga kerja dibagi menjadi beberapa jenis sesuai dengan kategori yang berbeda.

Sifat

Tenaga kerja jasmaniah, contohnya supir, kuli bangunan, dan montir.
Tenaga kerja rohaniah, contohnya akuntan, arsitek, dan guru.

Kualitas

Tenaga kerja terdidik.
Tenaga kerja terlatih.
Tenaga kerja tidak terlatih.

Fungsi

Tenaga kerja bagian produksi.
Tenaga kerja bagian pemasaran.
Tenaga kerja bagian umum dan administrasi.

Menurut hubungan dengan produk

Tenaga kerja langsung.
Tenaga kerja tak langsung.

Dilansir dari CNBC Indonesia, Badan Pusat Statistik (BPS) menyatakan kondisi tenaga kerja di Indonesia hingga Februari 2022 masih belum membaik ke kondisi normal atau sebelum pandemi COVID-19.

Kepala BPS Margo Yuwono mengatakan kondisi tenaga kerja yang belum pulih terlihat dari jumlah pengangguran yang turun di angka 350 ribu menjadi 8,4 juta orang di bulan yang sama.

Meski mengalami penurunan, angkanya masih lebih tinggi dibandingkan dengan Februari 2020 (sebelum masa pandemi) sebesar 6,93 juta orang.

Sebagai informasi tambahan, hingga Februari 2022, jumlah angkatan kerja Indonesia telah tercatat sebanyak 144,01 juta orang atau naik hingga 4,2 juta orang dibandingkan tahun sebelumnya.

Dari angkatan kerja itu, yang bekerja berjumlah 135,61 orang dan pengangguran sebanyak 8,4 juta orang.

Mereka yang bekerja, paling banyak berprofesi sebagai buruh, karyawan, dan pegawai mencapai 36,72 persen. Disusul dengan wirausaha sebesar 19,84 persen dan penduduk yang berwirausaha dengan bantuan buruh sebesar 3,31 persen.

Manpower Planning: Definisi, Manfaat, dan Proses

Tenaga Kerja Kerap Menjadi Biaya Operasional Terbesar Bagi Perusahaan

Sebagai HR, Anda sudah tahu bahwa kebutuhan tenaga kerja mengambil 70 persen dari total biaya bisnis perusahaan. Hal itu termasuk upah, tunjangan, gaji, dan pajak terkait.

Kondisi beberapa tahun ini juga berpengaruh terhadap kebutuhan tenaga kerja. Sebut saja menarik kandidat terbaik, mengembangkan karier karyawan, dan meningkatkan program retensi menjadi pekerjaan rumah rutin bagi HR.

Bagi perusahaan yang sedang berkembang dan nirlaba, merekrut dan mempertahankan karyawan terbaik adalah poin penting. Mereka perusahaan besar dengan anggaran yang besar pula.

Alhasil, terjadi penawarkan gaji lebih tinggi dengan tunjangan fantastis untuk merekrut kandidat andal. Namun, hal itu bukan cara yang terbaik meskipun gaji juga menjadi hal penting.

Di sisi lain, perusahaan perlu menambah gaji karyawan untuk merespon inflasi, kenaikan kebutuhan hidup, serta upaya menjalankan bisnis untuk mengejar ketertinggalan saat awal pandemi.

Apakah kenaikan gaji sudah sesuai dengan kondisi perusahaan?

Untuk menghadapi biaya tenaga kerja, Anda perlu memiliki gambaran akurat tentang kemampuan perusahaan, kondisi ekonomi, dan kebijakan pemerintah.

Anda juga dapat mengulas permasalahan internal, seperti:

Apalah perusahaan mengeluarkan uang terlalu banyak untuk tenaga kerja?
Apakah perusahaan kurang memanfaatkan tenaga kerja?
Apakah perusahaan mengelola lembur dengan efektif?
Apakah perusahaan beroperasi di atas biaya tenaga kerja rata-rata untuk industri sejenis?

Berbekal informasi di atas, Anda dan tim dapat membuat strategi untuk memperbaiki masalah dan lebih mudah memprediksi kapan merekrut karyawan di masa mendatang.

Lebih dari itu, tim HR bersama manajemen membantu organisasi untuk membuat keputusan lebih tepat.

Analisis Beban Kerja: Definisi, Faktor, & Kiat Menerapkannya

Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Biaya Tenaga Kerja

Biaya kebutuhan tenaga kerja tergantung jenis dan bisnis perusahaan. Mulai dari gaji, tunjangan, fasilitas, pajak, dan lainnya.

Biaya dapat bervariasi dari minggu ke minggu, karena terdapat waktu libur hingga pajak jatuh tempo. Untuk memahami, faktor yang memengaruhi biaya tenaga kerja, cek di bawah ini.

Lokasi

Lokasi perusahaan akan memengaruhi biaya tenaga kerja. Perusahaan yang berada di daerah yang tidak memiliki fasilitas transportasi, sering memiliki biaya tenaga kerja lebih tinggi dibanding perusahaan yang berlokasi di tengah kota dengan fasilitas transportasi memadai.

Di sisi lain, jika perusahaan mencari karyawan terampil di area yang tidak memiliki tenaga kerja terdidik, maka kemungkinan diperlukan biaya lebih tinggi. Hal itu terkait insentif untuk pindah ke lokasi baru.

Penawaran dan permintaan

Penawaran dan permintaan ikut bermain dalam penetapan upah. Jika memerlukan karyawan dengan keterampilan spesifik, perusahaan akan melakukan penawaran terhadap kandidat terampil.

Biasanya, proses ini mendorong perusahaan untuk mengelurakan biaya relatif tinggi. Terlebih jika kandidat terampil dan berpengalaman.

Efisiensi

Perusahaan perlu melakukan efisiensi di beberapa hal, termasuk tenaga kerja. Misalnya, melakukan perawatan alat berkala dan mengoptimalkan rapat. Jika hal itu tidak dilakukan justru akan meningkatkan biaya operasional.

Tingkatkan Efisiensi Rekrutmen dengan ATS

Metode Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja

Perhitungan metode umum

Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja pernah dibuat oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia untuk Pegawai Negeri Sipil di Indonesia.

Menurut metode perhitungan ini akan menghitung jabatan fungsional umum dan tertentu yang belum ditetapkan oleh standar kebutuhan instansi.

Perhitungan kebutuhan pegawai menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Jadi, alat pokok yang digunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang telah disusun dengan rapi.

Pendekatan yang dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja melalui:

Hasil kerja
Objek kerja
Pelaratan kerja
Tugas per tugas jabatan

Metode keputusan manajerial

Metode menghitung kebutuhan kerja juga dapat ditentukan dengan keputusan manajerial. Setiap departemen memiliki kuota tenaga kerja masing-masing dengan pengalaman dan keterampilan sesuai dengan jabatan.

Cara paling mudah melakukan metode ini adalah dengan membuat daftar kebutuhan tenaga kerja dan deskripsi pekerjaan yang sesuai. Setelah itu, daftar akan diberikan kepada tim HR untuk disetujui, lalu tim Anda segera mengunggah informasi lowongan pekerjaan.

Metode studi kerja

Metode studi kerja menggunakan analisis waktu dalam menghitung kebutuhan tenaga kerja. Dalam metode ini, manajer akan menghitung waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan dan waktu standarnya.

Metode tren

Metode tren menjadi salah satu metode yang mudah tanpa perlu berpikir atau menghitung. HR dapat melihat tren tiga-lima tahun terakhir untuk melihat seberapa banyak penambahan jumlah karyawan di perusahaan.

Misalnya, dalam kurun waktu tiga tahun terakhir ada pertambahan dua orang di tim marketing, maka di tahun berikutnya akan dibuka posisi dengan jumah yang sama atau lebih sedikit.

Metode rasio

Metode rasio menggunakan perbandingan untuk mengukur seberapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan. Langkah ini juga mempertimbangkan berbagai faktor seperti upah, profit, dan lainnya.

Misalnya, tahun lalu perusahaan mendapatkan profit sebesar Rp400 miliar dan 400 karyawan menghasilkan 1:1. Tahun ini, perusahaan menghasilkan profit Rp450 miliar, maka perusahaan akan menambahkan karyawan sebanyak 50 orang agar seimbang.

Komponen Gaji Untuk Menghitung Upah Kerja

Penutup

Menjelang akhir tahun, tim HR di sebuah perusahaan harus mulai menghitung kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Terlebih jika perusahaan sedang berekspansi ke wilayah lain atau menambah kapasitas produksinya.

Jadi, persiapkan diri Anda untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja untuk tahun depan, agar perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.