Menjaga konsistensi dalam proses bisnis sangat penting untuk keberhasilan perusahaan, sehingga tak heran organisasi akan bekerja sesuai dengan SOP perusahaan.
Organisasi juga harus memastikan semua anggota tim bekerja sesuai dengan proses yang dibuat dan dirancang dengan baik dan terkoordinasi. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi risiko kesalahan yang terjadi.
Di sinilah Standar Operasional Prosedur (SOP) berperan. Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang memberikan batasan dan peraturan yang akan menjadi pedoman bagi para pekerjanya dalam melakukan tugas.
Namun, ada tantangan yang menanti di depan. Bagaimana caranya agar semua karyawan mengikuti SOP Perusahaan yang penting ini?
Apa yang Dimaksud dengan SOP Perusahaan?
SOP perusahaan adalah sebuah pedoman dan aturan tertulis yang berisi prosedur standar yang rinci untuk perusahaan. Tujuannya adalah agar perusahaan dapat memastikan pekerjaan mereka dapat diselesaikan secara konsisten setiap saat.
Dengan kata lain, SOP perusahaan adalah pedoman untuk karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan baik sesuai dengan keinginan perusahaan.
SOP adalah salah satu alat bisnis yang berharga untuk perusahaan.
Adanya SOP perusahaan akan membantu karyawan dalam mendapat panduan bagaimana menyelesaikan pekerjaanya dengan baik dan benar.
Karyawan juga dapat menghasilkan pekerjaan yang konsisten, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kualitas komunikasi perusahaan dengan karyawannya.
Tanpa adanya SOP, setiap orang akan menyelesaikan pekerjaan dengan caranya sendiri. Jika tidak ada sebuah standar yang dapat menyatukan sebuah operasi, hasil kerja malah bisa jadi buruk.
SOP perusahaan juga dapat membuat perusahaan berjalan lebih efisien dan menghemat pengeluaran.
Fungsi umum dari SOP perusahaan sendiri adalah :
- Menyelaraskan setiap pekerja dengan cara kerja untuk menciptakan konsistensi
- Memberikan kejelasan alur kerja kepada setiap karyawan
- Menghasilkan output produk atau layanan yang konsisten dan superior
- Mengurangi kemungkinan kesalahan yang fatal karena miskomunikasi
- Membantu bekerja sesuai pada jadwal
- Membantu menyamakan alur kerja sesuai peraturan yang berlaku sehingga terhindar dari masalah hukum
- Meningkatkan efisiensi operasional
- Meningkatkan keuntungan bisnis
Sebuah SOP didistribusikan ke semua karyawan yang relevan yang terpengaruh atau terlibat dalam proses tertentu.
Pentingnya SOP Perusahaan bagi Karyawan
SOP perusahaan dirancang untuk memastikan setiap orang di dalam perusahaan bekerja sesuai dengan standar.
Dengan mengikuti SOP, karyawan bisa memberikan kinerja yang konsisten, melayani banyak pelanggan dengan kualitas yang sama, dan memberikan layanan dengan cepat.
Maka dari itu, perlu adanya peningkatan terhadap standar ini.
Meskipun perusahaan terus mengampanyekan kepatuhan SOP perusahaan kepada karyawan, pasti ada saja karyawan yang tidak mematuhinya.
Ketika banyak karyawan yang tidak mematuhi standar ini, perusahaan memiliki beberapa risiko seperti:
- Menghentikan operasi saat karyawan utama tidak bekerja.
- Memiliki rasa aman palsu karena inefisiensi departemen mudah disembunyikan.
- Terus mempekerjakan orang dengan kualitas pekerjaan di bawah standar.
- Tidak mampu menerapkan inovasi.
- Tidak mudah untuk meningkatkan kepatuhan tanpa melihat alasan yang mendasari ketidakpatuhan seperti itu.
Ada beberapa alasan mengapa karyawan tidak dapat mematuhi SOP perusahaan, yaitu :
- Ketidakmampuan untuk melihat pengaruhnya terhadap pelanggan
- Kurangnya pelatihan tentang prosedur yang benar
- Prosedurnya terlalu rumit untuk diimplementasikan
- Niat untuk mengakomodir keinginan pelanggan
- Pemutusan hubungan dari operasi dan perusahaan
Maka itu, HR perlu berupaya membentuk budaya di mana karyawan patuh terhadap SOP perusahaan. Apalagi perusahaan mendapatkan manfaat dari penggunaan SOP perusahaan.
Memiliki jaringan SOP yang luas dapat membantu menghilangkan disorganisasi dari bisnis Anda, meningkatkan operasi, dan masih banyak lagi.
Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa pentingnya ada SOP dalam perusahaan.
Mempromosikan perubahan positif
SOP yang tepat dapat membantu mempromosikan perubahan yang orang ingin lihat di kantor. SOP dibuat untuk meningkatkan cara melakukan sesuatu di tempat kerja, dan mereka dapat dengan mudah diubah saat diminta.
Saat Anda menulis SOP, Anda memberi orang-orang efisiensi, keandalan, dan prediktabilitas yang mereka butuhkan untuk sukses.
Ketika ada lebih sedikit pertanyaan tentang bagaimana dan mengapa sesuatu dilakukan, orang dapat mulai melakukan dengan cara yang selalu mereka inginkan.
Memberikan hasil yang diinginkan
Konsistensi adalah kunci sukses menjalankan bisnis. Perusahaan mungkin menjual barang yang berbeda, tetapi secara keseluruhan, mereka bergantung pada konsistensi produk dan pekerjaan yang mereka hasilkan sehingga pelanggan tetap puas.
Ketika Anda menulis SOP, setiap orang mengikuti prosedur standar untuk menghasilkan produk. SOP meninggalkan sedikit ruang untuk kesalahan dan dirancang untuk menghasilkan hasil yang konsisten.
Jika tidak ada prosedur, mudah bagi karyawan untuk melupakan langkah-langkah penting, membuat kesalahan, dan secara perlahan menurunkan kualitas dari apa yang Anda hasilkan.
Meningkatkan pelatihan dan pengelolaan karyawan
Ketika Anda memiliki prosedur operasi standar, proses perekrutan dan mempertahankan karyawan menjadi jauh lebih mudah.
Karyawan baru bisa menggunakan SOP untuk mempelajari hal penting tentang bisnis Anda.
Mereka akan dapat memahami seberapa sering proses perlu dilakukan, apa yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses dari awal hingga akhir, dan bagaimana semua orang di departemen mereka berperan dalam proses tersebut.
SOP dapat bertindak sebagai panduan yang dapat membantu semua staf Anda meningkatkan performa kerja mereka dan memastikan semuanya berjalan dengan benar.
Anda dapat menghilangkan ambiguitas dari beberapa tugas, dan membuat hasil yang diinginkan dari tugas menjadi sangat jelas.
Karyawan akan dapat menjadi lebih produktif. Hal ini dapat membantu Anda menghemat uang untuk biaya lembur untuk pekerjaan tambahan dan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pekerjaan yang mereka hasilkan.
Baca ini juga: Pelatihan Online: Kelebihan, Kekurangan, dan Tipsnya
Lebih cepat dalam memecahkan masalah
Anda akan terkejut melihat berapa banyak masalah bisnis yang dapat Anda selesaikan ketika Anda menuliskan prosedur Anda dengan hati-hati.
Adanya SOP perusahaan akan membantu para staf hingga manajer untuk menyelesaikan masalah jauh lebih efisien. SOP akan membantu mereka melihat apa yang harus diprioritaskan saat menyelesaikan sebuah masalah.
Meningkatkan keamanan
Keselamatan karyawan merupakan hal penting bagi setiap bisnis. Apa pun industri yang Anda geluti, Anda ingin memastikan bahwa Anda melakukan apa pun yang Anda bisa untuk membuat tempat kerja aman bagi karyawan Anda.
Lingkungan yang tidak aman dapat mengakibatkan karyawan cedera. Peralatan atau barang juga dapat rusak, atau dalam beberapa kasus, pelanggan dan klien dapat terluka.
Anda tidak perlu khawatir tentang kerusakan apa pun pada bisnis, pelanggan, atau karyawan Anda. Saat karyawan mengikuti SOP, mereka mengikuti prosedur yang terbukti aman dan efisien.
Memiliki SOP yang tepat dapat membantu memastikan bahwa karyawan Anda dengan mudah mengikuti prosedur dan mencegah perusahaan memiliki masalah.
Anda mungkin tertarik: K3 (Kesehatan, Keselamatan Kerja), Mengenal Peran HRD Di Dalamnya
Upaya HRD dalam Mengajak Karyawan Patuh SOP Perusahaan
Lingkungan kerja yang aman akan menguntungkan karyawan dan pemberi kerja.
SOP yang aman membantu karyawan memahami bahaya dan risiko pekerjaan yang dilakukannya.
Anda bisa menggunakan teknik ini untuk membantu karyawan patuh pada SOP perusahaan.
Menetapkan SOP dan batasan yang jelas
Perusahaan harus berniat menjadikan SOP sebagai tempat yang aman bagi karyawannya, bukan membatasinya.
Para karyawannya harus mengerti bahwa mereka akan baik-baik saja selama mereka mengikuti prosedur standar. Sebuah SOP yang baik perlu:
- Ditulis dalam bahasa yang mudah dimengerti.
- Mempertimbangkan inti bisnis.
- Menetapkan batasan tentang apa yang dapat atau tidak dapat dilakukan dalam situasi khusus.
Memberikan pelatihan yang efektif
Buat program pelatihan yang menyatakan tujuan pelatihan dan kemudian ajarkan SOP secara efektif kepada karyawan.
Pelatihan yang mencakup kegiatan pembelajaran langsung sering membantu karyawan belajar dan mengingat informasi dengan lebih mudah.
Setelah memberikan SOP tertulis dan instruksi lisan, pindah ke kegiatan pembelajaran yang memberi kesempatan karyawan untuk berlatih dan menunjukkan keterampilan.
Cobalah untuk mensimulasikan tugas-tugas kerja yang sebenarnya sedekat mungkin untuk membuat kegiatan tersebut efektif.
Pertimbangkan untuk mengadakan tes di mana karyawan harus mendemonstrasikan keterampilan pelatihan dan keselamatan mereka.
Menciptakan hubungan antar departemen yang lebih baik
Sulit rasanya jika beban SOP berikut ini hanya jatuh pada departemen tertentu.
Inilah sebabnya mengapa perusahaan harus membuat semua departemennya bekerja sama satu sama lain.
SOP harus dirancang agar setiap departemen saling terkait satu sama lain.
Pantau dan beri pelatihan tindak lanjut
Memantau karyawan secara teratur saat mereka bekerja untuk memastikan bahwa mereka mengikuti pelatihan dan prosedur keselamatan. Karyawan yang tidak diawasi mungkin tidak mengikuti SOP yang menyebabkan kondisi kerja tidak aman.
Ketika karyawan tahu bahwa manajemen secara teratur memantau mereka terhadap SOP perusahaan, mereka lebih cenderung mengingat dan mengikuti prosedur yang Anda terapkan.
Catat situasi yang membutuhkan evaluasi keselamatan tambahan atau karyawan yang memerlukan pelatihan tambahan.
Memperbarui kebijakan perusahaan secara berkala
Data yang diperoleh dari Admin Dashboard Analytics dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan memperbarui kebijakan perusahaan.
Ini memberikan informasi tentang apakah SOP yang diterapkan dipatuhi dengan baik oleh karyawan dan bagaimana meningkatkan prosedur standar yang ada.
Sehingga perusahaan dapat berkembang ke arah yang positif. SOP merupakan komponen penting dalam operasional sebuah perusahaan karena berbagai alasan.
Ketidakpatuhan terhadap standar ini dapat menempatkan perusahaan dalam bahaya.
Penutup
SOP perusahaan adalah panduan langkah demi langkah yang mendorong proses perusahaan. Mereka memiliki dampak positif yang besar di seluruh perusahaan.
Adanya SOP dapat menetapkan proses terbaik, menjaga kepatuhan, dan menciptakan pengetahuan perusahaan yang kuat.
Walau masih banyak karyawan yang sulit dalam mematuhi SOP perusahaan, namun sebagai HR, Anda dapat menerapkan beberapa cara di atas untuk membuat karyawan mematuhi SOP perusahaan yang telah dibuat.
Leave a Reply