Bagi HR, Anda dan tim sudah familier mengenai panduan mengelola beban kerja, tetapi tidak demikian bagi team leader, supervisor, maupun manajer. Di tengah kesibukan mengelola tim dan perubahan bisnis, sering kali mereka tidak sadar bahwa beban kerja dapat menyebabkan inefisiensi hingga burnout.
Mengingat tim HR adalah pengelola sumber daya manusia di perusahaan, maka tak ada salahnya untuk mendorong pemimpin berbagai level untuk lebih memahami beban kerja karyawan, sehingga tim HR dan jajaran pemimpin dapat membahas serta meninjau ulang beban kerja yang efektif.
Alasan Perusahaan Wajib Memahami Beban Pekerjaan Karyawan
Idealnya, para pemimpin memegang panduan mengelola beban kerja berdasarkan peran dan tanggung jawab. Selain hal itu untuk memastikan penyelesaian tugas sesuai tenggat, juga mempertahankan alur kerja serta prioritas tugas.
Biasanya, beban kerja yang berat terjadi ketika tanggung jawab seseorang melampaui perannya atau ia memegang tugas karyawan lain saat mereka tidak ada. Tim HR maupun pemimpin pun dapat melihat peningkatan tanggung jawab karyawan ketika perusahaan menghadapi perubahan, seperti perubahan kebijakan yang mendadak, terjadi kesalahan sistem, atau membentuk departemen baru.
Dalam situasi tersebut, perusahaan wajib mengelola beban kerja karyawan. Bila pemimpin tidak memahami beban kerja anggota tim, maka dampak terhadap mereka antara lain:
- Kesalahan meningkat
- Tingkat stres tinggi
- Tidak bahagia ketika bekerja
- Kelelahan di tempat kerja
- Kurang work-life balance
- Mudah terganggu atau tersinggung
- Kurang terlibat di tempat kerja
Baca juga: Mengapa Analisis Beban Kerja Penting dalam Perusahaan?
9 Panduan Mengelola Beban Kerja
Bagi kita yang sudah mengetahui pengelolaan beban kerja, tak ada salahnya untuk mendukung para pemimpin mempraktikkan hal tersebut. Panduan ini bukan untuk memanjakan karyawan, tetapi justru mendukung pemimpin dan anggota tim bekerja lebih efektif dan efisien dengan memperhatikan beban demi beban. Berikut ini panduan mengelola beban kerja:
1. Kembangkan strategi
Tim HR bersama dengan manajer untuk mengembangkan strategi yang menyederhanakan proses kerja sehari-hari. Misalnya, membuat respons email otomatis, mengotomatiskan database terhadap sistem lain yang relevan, memiliki ruang kerja dengan akses cepat ke materi, atau menggunakan sistem digital untuk mempermudah tugas yang berulang, seperti HRIS atau ATS.
2. Prioritaskan tugas
Setiap karyawan pasti memiliki peran dan tanggung jawab menjalankan tugas, tetapi mereka pun perlu mengetahui manajemen beban kerja. Tim HR dapat meminta pemimpin untuk mengajarkan karyawan tentang cara mengidentifikasi tugas penting sekaligus memprioritaskan penyelesaiannya. Dengan demikian, mereka dapat memfokuskan perhatian pada satu tugas dan lebih produktif.
Anda dapat memberikan mereka matrik Eisenhower agar mempermudah pengelompokan tugas mendesak dan penting, penting tetapi tidak mendesak, mendesak tetapi tidak penting, dan tidak penting maupun mendesak. Tentu, mereka perlu memprioritaskan tugas mendesak dan penting dibanding tugas tidak penting dan mendesak.
3. Tetapkan tenggat waktu
Langkah penting dalam manajemen beban kerja adalah menetapkan tenggat waktu. Ini termasuk menentukan tanggal dan waktu tugas mulai hingga berakhir serta menyiapkan deskripsi tugas. Waktu yang dialokasikan untuk menyelesaikan tugas tergantung kompleksitas, ukuran, dan prioritas. Yang pasti langkah ini membantu tim mengetahui progres proyek serta meningkatkan kejelasan pekerjaan yang dilakukan oleh masing-masing orang. Misalnya, jika Si A adalah tipe “manusia pagi,” maka berikan tugas penting kepadanya pada pagi hari karena ia lebih produktif di waktu tersebut, lalu minta ia mengerjakan tugas tidak mendesak pada sore hari.
4. Pertimbangkan ketergantungan tugas
Beberapa tugas bergantung pada penyelesaian tugas lain terlebih dahulu, sehingga kondisi ini menghambat produktivitas. Jadi, manajer perlu mempertimbangkan ketergantungan tersebut dengan mengetahui detail sifat tugas dan keterkaitannya, kemudian susun urutan tugas yang dapat dilaksanakan. Panduan ini memungkinkan karyawan bekerja lebih efisien dan produktif.
Artikel terkait: Beban Kerja: Faktor & Dimensinya
5. Batasi multitasking
Multitasking menyebabkan karyawan melakukan kesalahan dalam pengerjaan tugas atau kualitas hasil tugas tidak sesuai standar. Pada akhirnya, pengerjaan tugas harus diulang dan membuat proses kerja tidak efisien. Contohnya, Si B mengerjakan dua proyek marketing campaign dan keduanya harus diselesaikan pada waktu bersamaan. Karena ia tak bisa mengerjakan kedua pekerjaan sekaligus, maka ia harus membuat jadwal kerja yang realistis sehingga dapat fokus menyelesaikan proyek satu per satu.
6. Ketahui batasan
Mengakui keterbatasan membantu seseorang merencanakan penyelesaian tugas secara realistis. Ia pun mudah mengidentifikasi beban kerja yang berdampak pada kualitas tugas serta mengevaluasi kekuatan dan kelemahannya.
7. Kolaborasi dan komunikasi
Berikan kesempatan kepada karyawan bersuara jika mereka merasa kelebihan pekerjaan dan/atau pekerjaan membutuhkan skill set lain. Lalu, tawarkan untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan tim lain dalam pengelolaan beban kerja, karena sebuah organisasi memiliki satu tujuan untuk menyukseskan bisnis. Dengan panduan ini, mereka dapat memprioritaskan tugas penting yang sesuai dengan kemampuan serta mendukung kinerja karyawan lain.
Artikel rekomendasi: 6 Kegunaan Data Analytics Untuk Pekerjaan HR
8. Beristirahat teratur
Dorong karyawan menikmati waktu istirahat secara teratur, seperti jam makan siang, akhir pekan, dan menggunakan cuti tahunan. Jangan mengganggu mereka pada waktu tersebut supaya mereka memulihkan diri sehingga mampu mempertahankan produktivitas pada jam kerja.
9. Tetapkan SMART
Manajer dapat menggunakan metode specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound (SMART) agar anggota tim dapat menilai dan membagi beban kerja serta mengembangkan strategi menyelesaikan tugas. Jika karyawan tetap merasa kewalahan meski ia menjalankan metode STAR, saatnya manajer turun tangan untuk bertukar pikiran menemukan solusi.
Leave a Reply