7 Manfaat Pencatatan Kehadiran Karyawan

Ada beragam manfaat pencatatan kehadiran karyawan bagi tim HR. Salah satunya adalah reviu kinerja karyawan, terutama yang bekerja melibatkan durasi. Dari pencatatan tersebut, HR dan manajer dapat mengetahui produktivitas kerja mereka. 

Kini, sistem pencatatan dilakukan secara digital melalui HRIS, mesin fingerprint yang terintegrasi dalam database, tetapi ada pula perusahaan yang menggunakan mesin presensi konvensional. Dengan sistem pencatatan terintegrasi, perusahaan dapat menjalankan operasi bisnis secara efisien.

7 Manfaat Pencatatan Kehadiran Karyawan

Data kehadiran karyawan akan mencatat total jam kerja–termasuk jam masuk dan pulang–serta cuti. Data kehadiran juga mencatat keterlambatan dan ketidakhadiran yang berlebihan, yang berpengaruh terhadap produktivitas kerja. Informasi tersebut berguna untuk menghitung gaji agar akurat dan menentukan hak karyawan atas berbagai tunjangan, seperti cuti sakit, asuransi kesehatan, dan bonus kinerja.

Lebih jauh lagi, pencatatan ini memiliki manfaat lain bagi perusahaan, yakni: 

1. Efisiensi pengelolaan waktu

Sistem pencatatan kehadiran yang terintegrasi bisa menghemat waktu dalam pemantauan presensi karyawan. Bagi mereka yang bertugas di lapangan, karyawan dapat check-in ketika datang di lokasi kerja, sedangkan atasan akan memantau waktu kedatangan dan durasi kerja di tempat tersebut. Jika dibandingkan dengan sistem konvensional yang memakan waktu, pencatatan bersistem digital memberikan hasil real-time dan laporannya pun mudah diakses kapan saja.

2. Akurasi data tinggi

Menggunakan teknologi untuk mencatat kehadiran mengurangi risiko kesalahan yang biasa terjadi pada pencatatan manual. Hasilnya, tim HR memperoleh data lebih akurat tentang jam masuk, pulang, terlambat, izin, sampai cuti.

Baca Juga: Hak Cuti Tahunan Dan Istirahat Panjang Bagi Karyawan

3. Peningkatan produktivitas 

Pencatatan kehadiran yang jelas dan transparan lebih termotivasi karyawan untuk mematuhi jam kerja yang telah ditetapkan. Ini juga mendorong kedisiplinan, yang berdampak positif pada produktivitas di perusahaan. Bahkan tim HR dapat mengidentifikasi pola kehadiran dan ketidakhadiran karyawan, yang memungkinkan Anda membuat strategi guna mengatasi masalah produktivitas. 

4. Penetapan kebijakan cuti dan keterlambatan

Sistem ini membantu tim HR dalam penetapan kebijakan keterlambatan dan penyalahgunaan cuti agar tidak mengganggu operasional perusahaan. Misalnya, berapa menit karyawan yang terlambat, jam berapa saja mereka terlambat, atau berapa hari cuti yang mereka ambil. 

5. Memudahkan penggajian

Informasi kehadiran yang akurat dan terintegrasi mempermudah proses penggajian, terutama bagi karyawan yang dibayar berdasarkan jam kerja. Ini meminimalkan kekeliruan dalam perhitungan gaji karyawan.

Artikel Selanjutnya: 3 Jenis Potongan Gaji Karyawan

6. Peningkatan transparansi 

Ketika sistem pencatatan kehadiran digunakan dengan tepat, perusahaan dapat meningkatkan transparansi dan reputasi di mata karyawan. Mereka mengetahui bahwa setiap jam kerja dicatat dengan baik dan dipertanggungjawabkan.

7. Membantu analisis kinerja

Data kehadiran juga dapat menjadi dasar bagi tim HR untuk menganalisis kinerja karyawan. Karyawan yang hadir secara konsisten dan dan sesuai peraturan dapat menjadi salah satu indikator loyalitas dan dedikasi mereka terhadap pekerjaannya.

Untuk mempermudah pencatatan kehadiran karyawan, tim HR bisa menggunakan HRIS. Pilih layanan HRIS yang sesuai kebutuhan perusahaan serta menawarkan customer service responsif.