Setiap bisnis memerlukan struktur organisasi untuk mendefinisikan hierarki di internal.
Dengan ini, masing-masing karyawan memiliki tugas yang jelas untuk mencapai tujuan. Sebut saja, siapa saja yang bertugas melakukan ini dan itu serta kepada siapa mereka melaporkan hasil kerja.
Selain itu, penggunaan struktur organisasi memberikan visualisasi tentang bentuk dan cara terbaik mencapai tujuan.
Biasanya, struktur diilustrasikan berupa bagan atau diagram, di mana posisi paling tinggi atau pemimpin berada di atas. Sementara mereka yang memiliki peran berada di bawah.
Jika tidak memiliki struktur, maka karyawan akan mengalami kesulitan dalam menjalankan kegiatan bisnis.
Struktur Organisasi: Pengertian & Fungsi
Pengertian struktur organisasi
Struktur organisasi merupakan sistem yang menguraikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Kegiatan ini mencakup aturan, peran, dan tanggung jawab.
Struktur ini menentukan bagaimana arus informasi antar level karyawan dalam perusahaan. Misalnya:
- Struktur terpusat: keputusan bergerak dari atas ke bawah
- Struktur terdesentralisasi: pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai tingkatan di perusahaan
Dengan struktur, memungkinkan perusahaan berjalan fokus dan efisien. Sebut saja HRD. Mereka mengetahui peran dan tanggung jawab semua karyawan.
Menurut Peter Drucker, konsultan manajemen, organisasi adalah sebuah sistem, di mana pekerjaan dibagi dan diserahkan kepada sekelompok orang yang bekerja sama demi mencapai tujuannya. Kelompok ini memiliki peran berbeda dan saling terkait, sehingga kondisi tersebut sangat memerlukan struktur organisasi.
Fungsi struktur organisasi
Struktur organisasi memastikan semua tugas dan tanggung jawab dapat dijalankan oleh karyawan, sehingga meningkatkan efisiensi kinerja.
Struktur ini juga berperan untuk:
- Menguraikan tanggung jawab setiap karyawan
- Menjelaskan tugas kepada karyawan
- Menerangkan kedudukan karyawan
- Menjelaskan jalur hubungan dalam melaksanakan tugas
Contoh jabatan dalam struktur perusahaan:
- Direktur
Direktur merupakan penanggung jawab yang memiliki wewenang dan mengambil keputusan dalam mengurus perusahaan.
Pada umumnya, satu perusahaan memiliki satu orang direktur utama dan beberapa orang untuk menempati jajaran direksi. Fungsi mereka adalah sebagai penentu arah perusahaan.
- Manajer
Manajer adalah jabatan yang bertanggung jawab mengintegrasikan berbagai macam variabel tugas dan karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Tugasnya, membuat pengarahan, keputusan, supervisi, dan mengembangkan potensi karyawan. Ia akan menerima laporan dari pemimpin tim dan menyampaikannya ke jajaran yang lebih tinggi.
- Karyawan
Masing-masing divisi atau departemen memiliki karyawan. Mereka mengerjakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan divisi dan sering kali mereka berkolaborasi untuk menyukseskan tujuan perusahaan.
4 Manfaat Struktur Organisasi Bagi Perusahaan
#1 Komunikasi lebih baik
Semua peran dan tanggung jawab karyawan menjadi jelas. Hal ini bermanfaat untuk menghindari tumpang tindih peran dan/atau pengulangan tugas.
Misalnya, manajer menugaskan SEO specialist untuk menganalisis keywords untuk konten baru dan digital marketing specialist akan menjalankan iklan di mesin pencarian.
#2 Meningkatkan efisiensi operasional
Struktur ini memastikan semua tugas dan tanggung jawab dapat dijalankan oleh karyawan, sehingga meningkatkan sistem operasional yang efisien. Dan, memungkinkan organisasi memiliki beberapa lokasi bisnis berbeda, tetapi karyawan tetap mengetahui prosedur kerja dan tugas masing-masing.
#3 Mengurangi konflik karyawan
Konflik karyawan sering terjadi di lingkungan kerja. Namun, struktur perusahaan akan mengurangi konflik tersebut, karena setiap karyawan mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Tak ada tumpang tindih tanggung jawab. Jika pun ada, manajer atau pemimpin tim yang akan menyelesaikan masalah.
#4 Meningkatkan kinerja karyawan
Struktur bermanfaat dalam peningkatan kinerja karyawan. Mereka tahu apa saja tugas yang harus diselesaikan. Manajer juga akan memandu anggota tim untuk bekerja sesuai harapan perusahaan.
Baca: Struktur Organisasi: Fungsi, Manfaat, & Tahap Mengaplikasikannya
7 Jenis Struktur Organisasi
#1 Struktur fungsional
Struktur fungsional atau struktur organisasi birokrasi adalah penyusunan organisasi berdasarkan spesialisasi karyawan.
Misalnya, membagi departemen menjadi pemasaran, penjualan, operasional, dan lainnya. Sebagian besar usaha kecil hingga menengah menerapkan struktur ini.
#2 Struktur divisional
Struktur divisional atau multidivisional (M-Form) adalah metode yang menyusun tim kepemimpinan berdasarkan produk, proyek, atau anak perusahaan.
Biasanya, perusahaan besar atau global menggunakan struktur ini. Contohnya, Johnson & Johnson dan L’Oreal.
Perusahaan dengan ribuan produk dan lini bisnis akan menyusun struktur masing-masing, sehingga setiap unit bisnis beroperasi sebagai perusahaan dengan pemimpinnya yang berdiri sendiri.
#3 Berbasis tim
Struktur berbasis tim mirip dengan struktur divisional dan fungsional. Struktur akan menyusun berbasis tim di mana setiap tim adalah unit yang berisi pemimpin dan pekerja.
#4 Struktur datar
Struktur datar, flatarchy, atau struktur horizontal adalah jenis yang relatif lebih baru dan banyak digunakan oleh perusahaan rintisan.
Seperti namanya, struktur ini meratakan hierarki dan rantai komando serta memberi karyawan banyak otonomi. Perusahaan dengan struktur ini memiliki kecepatan implementasi yang tinggi.
#5 Struktur sirkular
Struktur sirkular bersifat hierarkis, karena menempatkan karyawan dan manajer tingkat tinggi di pusat organisasi. Struktur ini mendorong komunikasi terbuka dan kolaborasi di antara jajaran yang berbeda.
#6 Struktur jaringan
Struktur jaringan mengatur pihak ketiga untuk menjalankan fungsi tertentu.
Struktur akan digunakan oleh perusahaan yang memiliki kantor cabang di beberapa daerah akan menggunakan konsultan untuk menjalankan tugas perusahaan, seperti konsultan keuangan dan recruitment agency.
#7 Struktur matriks
Struktur matriks paling membingungkan dan jarang digunakan, karena menyusun karyawan di berbagai atasan, divisi, atau departemen. Misalnya, karyawan penjualan juga bertugas pada layanan pelanggan.
4 Peran HRD Dalam Menetapkan Struktur Organisasi
Menetapkan struktur organisasi yang tepat untuk bisnis merupakan komponen penting dalam mencapai tujuan perusahaan.
Sebagai HRD, Anda dan tim bersama dengan manajemen akan berperan dalam penetapan struktur organisasi. Berikut ini langkah menetapkannya:
#1 Tinjau masing-masing struktur organisasi
Langkah pertama adalah meninjau masing-masing struktur organisasi. Pastikan struktur tersebut selaras dengan visi dan misi perusahaan.
Pernyataan misi menjelaskan tujuan dan motivasi bisnis, sedangkan visi menjelaskan tujuan jangka panjang perusahaan. Misalnya, struktur organisasi perusahaan retail berbeda dengan perusahaan outsourcing.
#2 Pertimbangkan lingkungan, ukuran, dan usia bisnis
Memahami lingkungan, ukuran, dan usia bisnis dapat membantu menentukan struktur organisasi mana yang paling menguntungkan.
Misalnya, perusahaan baru yang berkembang pesat dan lingkungan yang lebih fleksibel lebih cocok dengan struktur datar atau perusahaan besar yang menjalankan bisnis cukup lama sejalan dengan struktur divisional.
#3 Reviu semua informasi
Reviu semua informasi, mulai dari strategi, lingkungan, ukuran, hingga usia perusahaan.
Analisis hasilnya untuk menentukan apakah perusahaan dapat memperoleh manfaat lebih dari struktur yang akan dipilih atau tetap di struktur sebelumnya. Tetapkan struktur yang paling cocok dengan perusahaan.
#4 Buat bagan visual
Setelah menetapkan struktur organisasi, buat bagan visualnya. Isi setiap bagan dengan nama karyawan untuk menentukan jabatan dan tulis peran serta tanggung jawab masing-masing.
Jika perusahaan ingin mempekerjakan atau memberhentikan beberapa posisi agar bisnis berfungsi lebih baik, Anda dapat menambahkan beberapa bagan.
Leave a Reply