7 Cara Mengatasi Masalah Kinerja Karyawan

Bagi manajer HR, Anda pasti memiliki cara mengatasi masalah kinerja karyawan di tim HR. Namun, bagaimana dengan manajer atau pemimpin tim lain? Terlebih jika ia mempunyai anggota yang bermasalah sehingga mengganggu kinerja tim secara keseluruhan. Bila Anda melihat manajer atau pemimpin tim kesulitan mengatasi masalah kinerja karyawan, tak ada salahnya untuk membantu yang bersangkutan. 

Komponen Penyelesaian Masalah Kinerja

Menerapkan pendekatan terstruktur untuk menyelesaikan masalah kinerja karyawan dapat meningkatkan performa perusahaan. Bahkan karyawan pun mampu mengasah keterampilannya dan memperlihatkan kepada karyawan lain bahwa perusahaan peduli terhadap peningkatan kapasitas mereka. Berikut ini, komponen penyelesaian masalah kinerja:

PIP

Performance improvement plan (PIP) merupakan pendekatan terstruktur untuk meningkatkan kinerja karyawan, karena di dalam rencana ini terdapat menguraikan tujuan kinerja, ekspektasi, dan jadwal perbaikan yang spesifik, termasuk pengecekan berkala guna memantau kemajuan.

Biasanya, PIP diikuti dengan pembinaan informal serta pemberian umpan balik konstruktif. Namun, PIP bukanlah program yang dijalankan oleh karyawan yang kinerjanya menurun saja, tetapi ini proses kolaboratif antara ia dan manajernya. Karyawan harus memahami kinerja yang wajib ia perbaiki, hal-hal yang diharapkan oleh perusahaan kepadanya, dan dukungan yang ia butuhkan guna meningkatkan kinerja.

Peringatan indisipliner  

Ini adalah proses penanganan masalah kinerja melalui serangkaian konsekuensi untuk memperbaiki perilaku karyawan dan memberi kesempatan mereka mengubah kinerja agar lebih baik. Pada dasarnya, peringatan indisipliner melindungi perusahaan dari potensi masalah hukum dengan menunjukkan bahwa karyawan diberi peringatan yang adil dan kesempatan untuk memperbaiki diri sebelum pemutusan hubungan kerja (PHK).

Tahapan peringatan ini meliputi peringatan lisan, peringatan tertulis, penangguhan, dan PHK. Setiap tahapan harus didokumentasikan dengan jelas dan dikomunikasikan kepada karyawan agar mereka mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan untuk bersikap disiplin secara konsisten. Misalnya, karyawan kerap menggunakan voucer taksi perusahaan untuk keperluan pribadi, ketika tim HR mengetahuinya, ia akan menerima peringatan lisan. Jika ia tak mampu mengubah, maka tim HR akan mengirimkan peringatan tertulis. Bila tak ada perubahan dari perilakunya, tim akan menangguhkan peran dan pekerjaan karyawan dalam waktu tertentu, dan memberikan sanksi, bila ada. 

Pertimbangan hukum

Dari contoh di atas, jika karyawan tetap menyalahgunakan voucer taksi perusahaan, maka manajemen dapat memberikan peringatan kepada yang bersangkutan. Sebelumnya, Anda harus memberitahukan kepada karyawan tentang masalah kinerja, kesempatan yang diberikan oleh perusahaan kepadanya, hingga kegagalannya memenuhi harapan perusahaan. Ketika keputusan perusahaan adalah mem-PHK, Anda wajib memperhatikan UU Ketenagakerjaan, yakni memberikan hak-haknya, seperti uang pesangon dan uang penggantian hak. 

Artikel terkait: 7 Masalah Umum Di Kantor Ini Dapat Mengganggu Produktivitas

7 Cara Mengatasi Masalah Kinerja Karyawan 

Perusahaan  wajib mengatasi masalah kinerja karyawan yang bermasalah untuk menjaga lingkungan kerja yang sehat dan produktif. Dalam hal ini, perusahaan memerlukan peran manajemen dan tim HR sebagai berikut:

1) Tetapkan ekspektasi & tujuan kinerja

Ini adalah langkah antisipasi dalam penanganan kinerja karyawan yang bermasalah. Jadi, perusahaan perlu menetapkan ekspektasi kinerja, termasuk menguraikan tanggung jawab pekerjaan, matriks kinerja, dan company values. Dengan demikian, karyawan harus memahami apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana kinerja mereka akan dievaluasi oleh manajemen. Kejelasan ini akan mengurangi kesalahpahaman atau miskomunikasi serta memberikan dasar untuk menangani masalah kinerja.

Selain itu, manajer dan tim HR perlu menetapkan tujuan kinerja yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan jangka waktu yang selaras dengan ekspektasi serta tanggung jawab pekerjaan. Penetapan tujuan akan memberikan kejelasan  pekerjaan bagi karyawan, sehingga ia berfokus meningkatkan kinerjanya.

2) Dokumentasikan masalah kinerja

Tim HR dapat mendorong manajer untuk mendokumentasikan masalah kinerja karyawan, seperti terlambat datang ke kantor, tidak mengunggah konten di media sosial sesuai jadwal, atau kesalahan rekapitulasi data gaji. Dokumentasi ini memberikan catatan yang jelas tentang masalah kinerja dan sebagai bukti dalam tindakan indisipliner.

3) Komunikasi teratur

Jika ada anggota tim yang sedang bermasalah dengan kinerjanya, Anda dapat berkomunikasi secara teratur dengan orang tersebut. Ini ialah cara membantu karyawan memahami peran dan tanggung jawabnya. Oleh karena itu, Anda bisa memberikan umpan balik konstruktif tentang kinerja, menguraikan masalah yang telah ditimbulkan, dan menetapkan langkah perbaikan yang harus dilakukannya untuk meningkatkan kinerja.

Baca pula: Langkah HR Saat Menghadapi Masalah Hukum

4) Identifikasi penyebab

Manajer dan tim HR perlu mengidentifikasi akar penyebab masalah kinerja karyawan sehingga Anda bisa mengembangkan solusi yang efektif. Untuk upaya itu, Anda akan menganalisis tanggung jawab pekerjaan, lingkungan kerja, hingga faktor eksternal yang berpengaruh pada kinerja karyawan. Proses ini juga akan mengungkapkan akar masalah yang dapat diantisipasi oleh tim, sehingga hal itu tidak terulang kembali.

5) Umpan balik konstruktif

Bila anggota tim Anda telah menunjukkan kinerja bermasalah, coba undang ia untuk one-on-one meeting. Anda dapat memberikan pujian atas kerja keras serta umpan balik konstruktif agar karyawan dapat meningkatkan kinerjanya. Umpan balik harus diberikan dengan spesifik, dapat ditindaklanjuti, dan disampaikan tepat waktu. Lakukan pemberian umpan balik secara teratur hingga terjadi peningkatan pada kinerja karyawan.

6) Berikan dukungan

Ketika Anda telah memberikan umpan balik dan menetapkan ekspektasi, sebaiknya berikan pula dukungan yang ia perlukan agar karyawan dapat memperbaiki kinerjanya. Sebut saja, memberikan pelatihan, mentoring, dan coaching supaya ia mampu mengembangkan keterampilan untuk meraih keberhasilan. Cara ini menunjukkan bahwa perusahaan peduli terhadap keberhasilan karyawan serta memotivasi untuk meningkatkan kinerja.

Misalnya, jika payroll officer kerap salah merekapitulasi presensi karyawan karena jadwal kerja mereka terdiri dari tiga sif, maka manajer dapat meminta tim HR untuk memberikan alat pendukung yang mempermudah penghitungan seperti HRIS. Pemberian ini tak hanya menurunkan tingkat kesalahan kerja karyawan, tetapi juga mendukung produktivitas perusahaan.

Artikel selanjutnya: 6 Langkah HR Mengatasi Masalah Disiplin Karyawan

7) Patuhi prosedur

Dalam pelaksanaan ini, semua pihak harus mematuhi kebijakan dan prosedur perusahaan, termasuk memberikan surat peringatan tertulis atau melakukan PHK. Jika semua pihak mematuhi prosedur, maka pembahasan kinerja dapat diperlakukan secara adil dan konsisten.

Namun, perlu diingat bahwa mengatasi masalah kinerja karyawan harus dilakukan secara objektif, karena proses ini untuk membantu peningkatan performa mereka, bukan menghakimi atau memandang rendah upaya mereka. Oleh sebab itu, tim HR harus membuat kebijakan dan prosedur secara objektif, yakni fokus terhadap masalah dan penyelesaiannya serta mematuhi hukum. Pastikan tak ada praktik pilih kasih dan bias karena kedekatan atau kesamaan apa pun.