Salah satu tugas utama human resource department (HRD) adalah melakukan rekrutmen dan seleksi kandidat berkualitas sesuai kebutuhan. Dalam praktiknya, merekrut kandidat tersebut tak semudah membalikkan telapak tangan.
Ya, proses rekrutmen termasuk seleksi sangat menyita waktu. Oleh karena itu, tim HR dan perekrut perlu strategi rekrutmen dan seleksi yang efektif agar dapat mendukung tujuan perusahaan.
Proses Rekrutmen Dan Seleksi
Menurut Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997:227) dalam Nanang Nuryanta (2008), rekrutmen adalah upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat sehingga perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.
Rekrutmen
Sementara itu, proses rekrutmen terdiri dari beberapa tahap, yakni:
1. Identifikasi kebutuhan posisi baru
Identifikasi terlebih dahulu kebutuhan posisi baru atau pergantian karyawan di perusahaan. Anda dapat menentukan prioritas dengan mempertimbangkan posisi apa yang memiliki beban pekerjaan yang banyak dan jumlah karyawan yang belum dapat menanganinya. Identifikasi ini harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Membuat rencana perekrutan
Setelah mengetahui kebutuhan perusahaan, buat rencana perekrutan. Ini meliputi pembuatan job description, job specification, skill test, perencanaan waktu dan biaya, serta pihak yang akan terlibat selama proses rekrutmen.
3. Pencarian kandidat
Dalam proses ini, perekrut dapat menggunakan metode tertutup dan/atau terbuka. Metode tertutup adalah cara pencarian kandidat yang hanya terbatas pada lingkup internal perusahaan, sering disebut internal hiring.
Metode terbuka ialah proses pencarian kandidat dengan mempublikasikan informasi lowongan pekerjaan ke luar lingkungan perusahaan, seperti mengunggah job posting di media sosial.
4. Penyaringan kandidat
Dalam tahap ini, perekrut perlu memperhatikan tingkat kecocokan keterampilan karyawan dengan kebutuhan perusahaan. Namun, perlu diingat, terkadang ada kandidat yang tidak dapat menggambarkan keahlian yang ia tulis dalam CV.
Artikel terkait: Screening Calon Karyawan Dengan 7 Langkah Ini
5. Interview
Anda harus berkomunikasi dengan kandidat saat interview untuk mendapatkan informasi yang lebih detail dari yang bersangkutan. Informasi tersebut akan diolah dan diberikan kepada pihak terkait (user, manajer, atau direktur) agar disaring kembali mana kandidat yang tepat dan ingin dipekerjakan.
6. Job offering
Biasanya, berkas yang harus Anda persiapkan dalam tahap ini adalah offering letter yang berisi job description, hak dan tanggung jawab karyawan (termasuk jumlah gaji yang ditawarkan perusahaan), serta syarat dan ketentuan lain.
7. Onboarding karyawan baru
Setelah resmi diterima oleh perusahaan, Anda perlu memastikan agar karyawan tersebut dapat merasa diterima dengan baik mulai hari pertama bekerja. Oleh karena itu, dalam tahap ini karyawan akan diberikan kesempatan untuk mengenal perusahaan lebih dekat.
Seleksi
Seleksi merupakan upaya menemukan kandidat terbaik di antara kumpulan kandidat potensial. Proses seleksi masuk ke dalam bagian proses rekrutmen.
Sebenarnya, ada banyak proses seleksi yang dilakukan oleh perusahaan ketika mencari kandidat yang tepat, tergantung dengan posisi dan kebijakan dari perusahaan itu sendiri. Namun, berikut ini contohnya:
1. Seleksi administrasi
Proses ini meliputi pemeriksaan kelengkapan berkas yang dikirimkan oleh kandidat. Misalnya, surat lamaran, daftar riwayat hidup, ijazah terakhir, hingga sertifikat terkait pekerjaan.
2. Seleksi tertulis
Kandidat yang sudah lolos seleksi administratif akan diberikan tes tertulis. Biasanya, ini berupa psikotes yang bertujuan untuk mengetahui tingkat inteligensi, kepribadian, dan etos kerja kandidat.
3. Interview
Dalam proses ini, perekrut dan hiring manager akan berkomunikasi dengan kandidat untuk mendapatkan informasi yang lebih detail.
4. Medical check up
Proses medical check up akan mengetahui kondisi kesehatan karyawan, apakah mereka dapat bekerja sesuai tugas sehari-hari atau tidak.
Baca juga: Skill Test: Alasan & Rambu-rambu Penggunaannya Dalam Rekrutmen
Fakta: Proses Rekrutmen Dan Seleksi Makan Waktu Lama
Sebenarnya, tidak ada jawaban pasti tentang waktu kandidat akan menerima hasil proses rekrutmen dan seleksi. Hal ini dikarenakan proses setiap posisi berbeda-beda, tergantung dari urgensi dan kebijakan perusahaan. Namun, bukan berarti proses tak bisa berjalan cepat.
Dalam laman blackman mansfield, jangka waktu ideal dari tahap job opening hingga offering letter sekitar dua hingga empat minggu. Proses rekrutmen yang berjalan terlalu lama akan berdampak negatif terhadap serta meninggalkan kesan yang buruk bagi kandidat.
Berdasarkan hasil riset Yello Interview Scheduling Survey, sebanyak 60% rekruter kehilangan kesempatan untuk merekrut kandidat. Bahkan sebelum mereka sempat mengajukan jadwal interview. Mengapa demikian?
Faktanya, 35% responden menyatakan bahwa penjadwalan interview merupakan tahap yang paling memakan banyak waktu dalam proses rekrutmen. Pasalnya, 67% responden berpendapat menjadwalkan interview membutuhkan waktu sekitar 30 menit hingga dua jam.
Tip Jalankan Strategi Rekrutmen Yang Efektif
1. Membangun employer branding dan EVP
Perusahaan perlu menjalankan employer branding berisi konten yang mencerminkan misi, culture dan value bisnis sebuah perusahaan.
2. Membuat candidate persona
Candidate persona atau templat kandidat ideal yang ingin direkrut oleh perusahaan. Anda dapat menyatukan informasi dari kandidat yang pernah direkrut sebagai karyawan ideal.
Memang, tidak semua posisi membutuhkan candidate persona, tetapi strategi ini dapat Anda gunakan ketika:
- Merekrut kandidat dalam jumlah yang besar atau sering merekrut posisi tertentu
- Posisi yang di rekrut memerlukan keterampilan khusus
3. Membangun candidate pool
Cara membangun candidate pool antara lain:
- Menghubungi passive candidate atau mereka yang saat ini telah memiliki pekerjaan dan tidak sedang aktif mencari pekerjaan
- Memberikan kesempatan kedua untuk kandidat yang tidak Anda rekrut sebelumnya
- Menghubungi mantan karyawan
Jika tidak mempunyai cukup waktu dalam proses rekrutmen, perusahaan dapat memanfaatkan jasa agensi perekrutan yang memiliki database memadai guna memberikan pilihan kandidat sesuai kualifikasi.
4. Perhatikan kejelasan job description
Job posting tentu menjadi kesempatan pertama untuk membangun first impression yang baik di mata kandidat. Oleh karenanya, pastikan deskripsi pekerjaan ringkas, terorganisir, profesional, mencerminkan budaya perusahaan, dan dikemas dengan cara yang menarik.
5. Channel yang tepat
Social recruiting menjadi salah satu strategi yang paling populer. Ini dikarenakan perusahaan mulai menargetkan generasi milenial dan gen z sebagai calon karyawan. Untuk itu, Anda membutuhkan channel seperti LinkedIn, Facebook, Instagram, maupun Twitter guna menangkap perhatian mereka. Pastikan juga untuk menciptakan digital presence yang sesuai dengan nilai perusahaan.
Artikel selanjutnya: Simak 7 Strategi Employer Branding 2024 Ini!
5 Kiat Kelola Proses Seleksi
Tujuan utama proses seleksi adalah menyaring setiap kandidat dan menentukan apakah mereka memiliki kompetensi dan kualifikasi yang sesuai kebutuhan perusahaan. Proses ini juga bersifat situasional dan tidak bisa disamaratakan untuk semua posisi pekerjaan.
Berikut lima kiat mengelola proses seleksi yang tepat guna, adalah:
1. Interview terstruktur
Menjalankan interview terstruktur membantu perekrut untuk menilai kandidat lebih objektif, terlebih kandidat pada posisi yang sama. Anda dapat membuat pertanyaan konsisten dan sistem skor untuk menyingkat waktu interview.
2. Perhatikan kecocokan budaya perusahaan
Anda perlu menilai kompetensi dan kecocokan kandidat terhadap budaya perusahaan, seperti bagaimana ia berhubungan dengan rekan kerja hingga cara mengatur waktu dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang diberikan.
3. Situational Judgement Test
Dalam test ini, kandidat akan dihadapkan berbagai skenario dalam posisi yang mereka lamar. Biasanya, skenario merupakan hasil diskusi/kolaborasi dengan berbagai departemen dan telah dipilih secara strategis untuk mengilustrasikan insiden kritis yang akan dihadapi oleh karyawan.
4. Mengukur integritas kandidat
Biasanya, proses ini akan bertanya kepada karyawan melalui kuesioner untuk mengukur kejujuran, tanggung jawab, dan etos kerja sehingga proses seleksi dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
5. Karakteristik open minded
Jika tidak ada kandidat yang cocok tetapi perekrut harus segera memberikan pilihan kepada manajemen, pilih yang memiliki pikiran terbuka. Dari mana bisa menilainya? Perhatikan cara mereka memberi respon tentang perubahan, menerima kritik, dan memberikan feedback.
Dalam proses rekrutmen dan seleksi, tim HR atau perekrut perlu menjelaskan langkah tersebut kepada hiring manajer agar ia mampu menjalankan interview terstruktur, menginterpretasi bahasa tubuh, dan menyadari bias.
Leave a Reply