Rapat virtual memiliki peran penting dalam bisnis modern untuk menjembatani jarak antar peserta rapat dan mendorong kolaborasi baik dengan pihak eksternal dan internal mereka.
Selain itu, konsep virtual memungkinkan orang-orang untuk saling berbagi ide hingga menyelesaikan masalah saat melakukan perencanaan bersama terlepas dari lokasi dimana mereka berada.
Survei Logitech pada 2023 mengenai tren dan wawasan kerjasecara hybrid di Indonesia menunjukkan bahwa 39% karyawan mengaku menghabiskan waktu 10-20 jam per minggu untuk menghadiri rapat dan 36%. Di antaranya mengatakan separuh dari rapat mereka diadakan secara hybrid.
Michael Long, Lead B2B Logitech Asia Tenggara mengungkapkan, rapat virtual dengan peserta dari lokasi berbeda dapat menimbulkan tantangan. Contohnya partisipasi tidak merata, kolaborasi tidak optimal karena peralatan yang kurang memadai. Akhirnya, pengalaman meeting jadi ikut memburuk dan menurunkan produktivitas peserta rapat.
Temuan survei Logitech lainnya mengungkapkan bahwa banyak karyawan yang bekerja secara hybrid mengalami kesulitan untuk berkolaborasi dan bekerja secara produktif karena tidak memiliki peralatan yang kurang memadai.
Sebanyak 55% karyawan di Indonesia merasa kualitas audio yang buruk menjadi penghalang utama untuk dapat terus terlibat secara aktif dalam percakapan. Selain itu, 41% karyawan lainnya mengindikasikan bahwa kualitas video yang tidak memadai juga turut mengurangi minat untuk berdiskusi dalam rapat.
Bagaimana Cara Mewujudkan Rapat yang Setara agar bisa Mendorong Potensi Tim?
Rapat yang setara perlu melibatkan pendekatan perilaku antar individu, agar tercipta partisipasi penuh di antara semua karyawan dan pimpinan.
Dr. Joe Allen, PhD, dari University of Utah Health
Pendapat di atas menjelaskan penggunaan peralatan teknologi yang diperlukan untuk memastikan bahwa setiap individu dapat merasa terlihat dan didengar.
“Lantas, bagaimana cara organisasi mewujudkan rapat yang inklusif dan setara? Logitech yakin bahwa untuk menciptakan hal tersebut, diperlukan komitmen terhadap budaya dan teknologi,” tambah Michael.
Mulai ciptakan budaya rapat yang mendorong peserta untuk berbicara
Perusahan harus memotivasi dan mendukung perilaku rapat yang positif untuk menumbuhkan kebiasaan dalam hal komunikasi yang terbuka, keterlibatan yang aktif, dan partisipasi penuh.
Langkah-langkah ini dapat mengubah rapat menjadi tempat yang produktif dan inklusif di mana setiap orang merasa dihargai dan didukung untuk menyumbangkan ide-ide mereka.
Para pemimpin dapat mengembangkan budaya ini dengan mengajak karyawan melakukan hal-hal berikut:
- Dengarkan dan perhatikan rapat dengan seksama. Singkirkan ponsel dan gangguan lain yang dapat mengalihkan fokus dari rapat.
- Kenali semua orang dalam rapat. Partisipan jarak jauh akan merasa lebih terlibat dan terdorong untuk berbicara ketika moderator atau pemimpin rapat memperkenalkan mereka di awal.
- Berikan mikrofon atau kesempatan berbicara kepada partisipan virtual. Jika diperlukan, hentikan sementara diskusi rapat dan tanyakan secara khusus pendapat partisipan yang bergabung secara virtual.
- Partisipan di dalam ruangan rapat hanya boleh melihat dan berbicara kepada kamera. Dengan mengarahkan perhatian ke kamera, partisipan di dalam ruangan akan membuat pertemuan lebih inklusif dan setara bagi partisipan jarak jauh.
- Gunakan fitur obrolan / chat pada rapat virtual. Partisipan jarak jauh mungkin mengalami kesulitan untuk menyampaikan pendapatnya ketika orang-orang di dalam ruangan sedang berbicara secara aktif. Moderator rapat yang ditunjuk harus memantau rapat untuk memberikan kesempatan kepada pengirim pesan pada fitur obrolan / chat untuk berbicara.
Baca pula: Masalah Pribadi Karyawan: HR Perlu Menindaklanjuti
Optimalkan teknologi untuk memfasilitasi rapat yang lebih setara
Perusahaan harus meninjau dan memberikan solusi yang dapat menjadikan pengalaman virtual lebih setara bagi karyawan yang berada di kantor maupun yang bekerja dari jarak jauh.
Di sinilah peran alat teknologi kolaborasi modern dapat menjembatani kesenjangan tersebut secara signifikan sehingga dapat meningkatkan kolaborasi dan produktivitas perusahaan. Namun, dengan banyaknya pilihan yang tersedia, memilih sarana pendukung yang tepat dapat menjadi tugas yang tidak mudah.
Berikut ini beberapa tips penting bagi perusahaan untuk mencari teknologi rapat yang tepat.
- Jangan biarkan ruang konferensi perusahaan menghambat kolaborasi. Gunakan teknologi cerdas yang secara otomatis dapat mengelompokkan peserta dan menghilangkan noise. Sehingga semua orang dapat melihat dan mendengar dengan jelas.
- Mulailah berinvestasi kepada alat konferensi video modern yang telah didukung dengan teknologi AI bawaan seperti Logitech Sight.
- Sederhanakan sesi diskusiAnda dengan kamera whiteboard bertenaga AI yang dapat menghadirkan komunikasi secara aktual. Alat pintar ini dapat memperlihatkan konten pada papan tulis sejernih kristal ke dalam rapat virtual perusahaan dengan lancar. Teknologi ini menambah suasana diskusi menjadi lebih hidup.
Memaksimalkan investasi perusahaan terhadap teknologi pendukung konferensi video
Pastikan perangkat konferensi video Anda sudah dilengkapi dengan perangkat lunak cerdas untuk memungkinkan perusahaan dengan cepat mengatur fitur di ruang rapat agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Contohnya, Logitech menghadirkan Logitech Sync yang mampu menyesuaikan pengaturan dan menghadirkan pembaruan firmware dari jarak jauh ke perangkat di ruang meeting.
Tim IT pun dapat terbantu dengan memanfaatkan analitik tentang penggunaan ruang untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang bagaimana perusahaan menggunakan ruang yang berbeda untuk memanfaatkan kantor dengan lebih baik.
Perusahaan juga dapat memilih layanan komprehensif untuk memastikan keberlanjutan bisnis. Salah satu pilihan yang tersedia di pasaran yaitu Logitech Select. Ini adalah layanan komprehensif yang menawarkan berbagai fitur seperti:
- Bantuan pelayanan 24/7
- Layanan Manajer khusus
- Percepatan RMA terbaik
- Cakupan produk yang lebih luas dan penggantian yang cepat jika terjadi kerusakan
- Analisis Sync yang canggih
Artikel berikutnya: 6 Langkah Mempersiapkan Lowongan Magang Virtual
Penutup
Rapat virtual harus terasa alami, mudah, dan inklusif bagi semua peserta, tekan Michael Long. Rapat virtual bertujuan untuk mewujudkan kesetaraan selama rapat berlangsung, dan bekontribusi penuh pada hasil rapat.
“Intinya, penting untuk memastikan para pelaku bisnis profesional merasa dilihat, didengar, dilibatkan, dan dihargai ketika melakukan rapat, khususnya secara virtual,” tutup Michael.
Leave a Reply