Umumnya, HRD akan menjalankan proses exit interview kepada karyawan yang hendak resign. Exit interview merupakan salah satu proses offboarding.
Tahap offboarding dapat dilihat sebagai titik akhir dari karier karyawan di perusahaan. Sebaliknya, ada juga proses onboarding yang maksud dan tujuannya berkebalikan dengan offboarding.
Pada artikel ini, kami akan membahas lebih dalam apa itu offboarding, perbedaannya dengan onboarding, serta langkah-langkah yang perlu diwaspadai HRD dalam prosesnya.
Offboarding Karyawan, Proses Apakah Itu?
Offboarding adalah sebuah proses perpisahan antara karyawan dengan perusahaan secara formal, baik itu melalui resignation (pengunduran diri), termination (pemecatan) ataupun retirement (pensiun).
Terlepas dari langkah apa yang ditempuh oleh karyawan untuk proses ini, ada baiknya bagi HRD untuk memastikan bahwa proses ini efisien dan telah mengikuti dasar hukum yang berlaku.
Karyawan pun harus memenuhi semua kewajiban serta memastikan bahwa hak-hak yang didapatkannya sudah sesuai sebelum meninggalkan perusahaan.
Proses offboarding membutuhkan peran dua belah pihak, baik itu karyawan maupun HRD perusahaan, untuk secara aktif mengawal prosesnya hingga akhir.
Hal ini bertujuan agar ke depannya baik karyawan maupun perusahaan tetap dapat menjalin hubungan baik meskipun sudah tidak ada ikatan kerja lagi.
Perbedaan offboarding dan onboarding karyawan
Dari penjelasan di atas, kita telah mengetahui apa itu proses offboarding di sebuah perusahaan.
Jika offboarding adalah proses terakhir di perjalanan karier karyawan di sebuah perusahaan, maka ada proses yang menjadi bagian paling awalnya. Proses paling awal itulah yang disebut sebagai onboarding.
Kebalikan dari offboarding, onboarding adalah sebuah proses bergabungnya seorang karyawan ke perusahaan, baik itu melalui pemindahan (transfer) maupun perekrutan (recruitment).
Dengan proses ini, diharapkan karyawan baru dapat lebih mengenal seluk-beluk perusahaan dan kondisi lingkungan kerjanya.
Berbeda dengan proses offboarding, proses onboarding umumnya membutuhkan effort lebih dari HRD. Mereka harus memastikan bahwa karyawan baru nantinya dapat beradaptasi dengan baik di lingkungan kerja perusahaan.
Terlepas dari perbedaan tersebut, baik proses offboarding maupun onboarding hendaknya dilakukan sesuai ketentuan hukum yang berlaku dan tidak terburu-buru.
Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman ataupun konflik yang bisa saja terjadi di antara karyawan dan perusahaan di kemudian hari.
Alasan Offboarding Karyawan Penting Dilakukan Oleh HRD
HRD wajib menjalankan proses offboarding yang baik dan benar sangat. Ini adalah langkah penting, karena:
1. Merekrut mantan karyawan
Tidak semua karyawan resign memiliki masalah dengan perusahaan atau lingkungan kerjanya.
Beberapa dari mereka mengundurkan diri karena alasan pribadi. Misalnya, ingin bekerja dekat dengan keluarga atau mendapatkan pengalaman di industri berbeda.
Alasan seperti ini dapat dimaknai secara positif oleh HRD. Dengan memberikan pengalaman dan kesan offboarding yang baik, mantan karyawan bisa saja tertarik untuk bergabung kembali di masa depan, jika kondisinya sudah sesuai dengan harapan mereka.
2. Menjadi ambassador
Proses offboarding yang baik meninggalkan kesan positif dan kenangan yang menyenangkan bagi mantan karyawan. Pengalaman tersebut akan mereka bagikan ke media sosial atau diceritakan ke orang terdekat. Dengan kata lain, ia menjadi ambassador perusahaan.
3. Menjadi klien
Salah satu alasan resign yang cukup umum adalah ingin mengembangkan bisnis sendiri. Ketika bisnisnya sudah berkembang, ia akan membutuhkan partner bisnis. Dari sinilah, ia dapat menjadi klien bagi perusahaan Anda.
4. Keamanan
Proses offboarding diperlukan oleh perusahaan sebagai langkah preventif terhadap peristiwa yang tidak diinginkan. Misalnya, pemecatan atau pemberhentian dari oknum yang melampiaskan kekecewaannya kepada karyawan.
5. Kepastian hukum
Melalui proses offboarding, HRD akan menjelaskan hak dan kewajiban karyawan saat proses perpisahan dengan perusahaan sesuai kontrak kerja.
Contohnya, non-competition clause yang mengatur mantan karyawan tidak dapat bekerja di perusahaan kompetitor dalam jangka waktu tertentu. Dengan klausul ini, perusahaan mendapatkan kepastian hukum jika suatu saat kompetitor “melakukan “membajak” karyawan.
6 Langkah Menjalankan Offboarding
1. Persiapan
Langkah paling awal adalah persiapan. Setelah mendapatkan notifikasi dari karyawan, HRD dapat mempersiapkan offboarding, seperti menjadwalkan pelaksanaan exit interview karyawan dengan manajer atau atasan terkait.
2. Menangani dokumen
Setelah itu, HRD perlu menangani dokumen yang berhubungan dengan peraturan dan hukum. Contohnya, kontrak kerja, non-disclosure agreement (NDA), dokumen pajak, dan bukti bayar BPJS.
3. Mengatur handover
Untuk itu, HRD perlu mengatur handover tugas dan tanggung jawab karyawan ke rekan kerjanya yang memiliki fungsi sama, sehingga proses bisnis perusahaan berjalan lancar.
4. Menjalankan semua kewajiban
HRD perlu memastikan karyawan menjalankan semua kewajibannya. Misalnya, kewajiban mengembalikan aset perusahaan, seperti laptop, ID card, kartu asuransi, dan dokumen kerja.
5. Mitigasi risiko
HRD wajib memitigasi risiko keamanan data dengan cara memutus semua akses karyawan ke sistem setelah ia meninggalkan perusahaan. Contohnya, akses masuk ke gedung, email kantor, dan software yang digunakan oleh karyawan selama bekerja.
6. Menjali hubungan baik
Mengakhiri hubungan kerja dengan baik dapat membuka kesempatan untuk bekerja sama di masa mendatang. Selain itu, menghargai keputusan karyawan untuk resign berdampak pada reputasi perusahaan yang positif.
artikel untuk anda: Surat Keterangan Kerja (Paklaring), Ini Manfaat Dan Contohnya
Hati-hati Terhadap Kesalahan Offboarding
HRD patut berhati-hati dalam melakukan proses offboarding. Agar terhindar dari kesalahan, berikut adalah kesalahan offboarding yang patut diwaspadai.
1. Kehilangan data
Jika hubungan perusahaan dan mantan karyawan berakhir tidak baik, maka HRD patut waspada untuk kemungkinan terburuk. Salah satunya adalah kehilangan data akibat sabotase, perusakan, hingga penghilangan secara sengaja. Hal itu sangat merugikan perusahaan.
2. Kebocoran informasi sensitif
Mantan karyawan yang memegang banyak informasi sensitif dapat memakainya untuk kepentingan pribadi. Dalam survey Brooke L. French, lebih dari 50% responden mengambil informasi sensitif dari perusahaan lama mereka dan 40% menggunakannya di tempat kerja baru.
3. Kerugian finansial
Masih berkaitan dengan dua poin di atas, kehilangan data dan kebocoran privasi dapat berujung pada kerugian finansial bagi perusahaan. Studi IBM pada 2020 menyatakan satu insiden siber yang dilakukan oleh orang dalam dapat memberikan kerugian finansial hingga USD750 ribu.
Untuk mencegah hal-hal yang tidak diingingkan pasca offboarding, HRD harus berhati-hati dan berusaha memitigasi risiko agar tidak berdampak terhadap reputasi dan finansial perusahaan.
Leave a Reply