Cuti tahunan adalah salah satu hak yang sangat diminati oleh karyawan. Biasanya, tim HR–berkoordinasi dengan manajer–bertanggung jawab mengelola permintaan cuti.
Bagi beberapa karyawan, mereka akan menghabiskan cuti tahunan pada masa libur sekolah atau akhir tahun. Tentu, tim HR tak bisa melarang mereka untuk mengambil hak mereka. Namun, pengambilan cuti ini perlu Anda kelola agar kegiatan bisnis terjaga sekaligus mengoptimalkan kinerja karyawan.
Definisi Cuti Tahunan
Cuti tahunan (annual leave) merupakan masa libur berbayar yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan.
Berdasarkan UU Ketenagakerjaan yang telah diperbarui melalui UU Cipta Kerja Nomor 11 Tahun 2020 menyebutkan bahwa cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah pekerja atau buruh yang bersangkutan bekerja selama 12 bulan secara terus menerus.
Pelaksanaannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Termasuk penetapan hari libur nasional, apakah menjadi bagian cuti tahunan atau tidak.
Di luar dari kebijakan tersebut, karyawan dapat menggunakan cuti sesuai keinginan mereka. Pemberian cuti bertujuan agar karyawan dapat beristirahat dari kesibukannya. Kondisi tersebut menambah motivasi, meningkatkan produktivitas kerja, hingga memelihara kesejahteraan fisik dan mental karyawan.
Baca juga: Hak Cuti Tahunan Dan Istirahat Panjang Bagi Karyawan
Kapan Karyawan Dapat Mengambil Cuti Tahunan?
Cuti adalah hak karyawan. Jadi, karyawan berhak menggunakannya kapan saja. Tak bisa disangkal bahwa banyak karyawan mengambil cuti tahunan bertepatan dengan libur sekolah, libur hari raya, jelang akhir tahun, maupun libur pilkada.
Alasannya, mereka ingin menghabiskan waktu berkualitas dengan keluarga serta menikmati liburan bersama anak-anak. Tidak ada yang salah dengan hal itu.
Jika mereka mengambil cuti pada hari yang sama, maka langkah tersebut akan mengganggu kinerja tim. Bahkan dapat berpengaruh terhadap kegiatan bisnis perusahaan. Sebaiknya, tim HR bekerja sama dengan team leader atau manajer untuk mengelola jadwal cuti karyawan.
Artikel Terkait: Kerja Remote Sulit Ambil Cuti, Benarkah?
Bagaimana Mengelola Permintaan Cuti Tahunan Karyawan?
Seberapa banyak jumlah karyawan dan apa pun jenis bisnis perusahaan, tim HR wajib mengelola cuti tahunan karyawan. Memang, langkah ini tidak mudah. Terlebih jika tim HR tidak menetapkan tujuan dan enggan berkomunikasi terbuka, karyawan akan menganggap Anda menghalangi hak mereka.
Penelitian Institute of Leadership & Management (ILM) menemukan bahwa sebanyak 26 persen organisasi tidak memiliki sistem untuk melacak ketidakhadiran karyawan–termasuk cuti. Hal itu mengakibatkan:
- Perusahaan tidak dapat memperkirakan ketidakhadiran di masa mendatang secara akurat
- Peningkatan beban kerja bagi rekan kerja dan manajer
- Tingkat stres karyawan lebih tinggi
Untuk pengelolaan cuti secara efektif, tim HR perlu melakukah upaya ini:
#1 Buat kebijakan yang jelas
Memiliki kebijakan cuti sangat penting dalam memberlakukan konsistensi. Tim HR harus menjelaskan kebijakan cuti yang jelas, tertulis dalam kontrak kerja, dan sesuai undang-undang.
Jika perlu, kebijakan cuti mencakup pembatasan, khususnya bagi mereka yang berada dalam operasional bisnis. Misalnya:
- Mengatur jadwal cuti untuk tim distribusi agar mereka tidak mengambil waktu bersamaan
- Mengajukan cuti dua minggu sebelumnya untuk waktu maksimal dua minggu
- Pembatasan waktu cuti untuk hari tertentu (masa libur sekolah dan hari raya)
#2 Persiapkan administrasi cuti
Setelah itu, persiapkan administrasi cuti dengan sistematis. Biasanya, sebelum karyawan mengambil cuti, mereka harus meminta izin pemimpin tim atau manajer terlebih dahulu.
Setelah itu, mereka harus mengisi dokumen cuti. Metode pengisiannya bisa melalui formulir fisik, daring, atau memanfaatkan fitur annual leave di platform HRIS. Jika memungkinkan, jelaskan langkah mengajukan cuti dalam handout kebijakan perusahaan. Pastikan, semua karyawan dapat mengaksesnya secara daring.
#3 Perlakuan yang adil
Memperlakukan karyawan dengan adil dan konsisten sangat penting untuk menciptakan hubungan harmonis antara perusahaan dan karyawan. Jika ada dua karyawan atau lebih mengajukan cuti, maka cobalah untuk bernegosiasi. Anda bisa melibatkan manajer tentang permintaan cuti mereka.
#4 Komunikasikan dengan manajer
Meski karyawan yang mendapatkan izin cuti dari manajer, tak ada salahnya jika Anda mengonfirmasi ulang. Terlebih jika berhubungan dengan kegiatan bisnis yang harus dijalankan setiap hari. Pastikan bahwa manajer telah mempersiapkan pengganti–anggota tim atau peserta magang–untuk menjalankan tugas selama karyawan cuti.
#5 Dorong karyawan merencanakan cuti
Tim HR perlu mendorong karyawan untuk merencanakan cuti tahunan. Anda dapat menyebarkan formulir daring rencana cuti kepada karyawan. Berikan waktu mereka selambatnya satu bulan untuk mengisi formulir.
Dalam pelaksanaannya, rencana tersebut bisa berubah. Salah satu penyebabnya adalah perbedaan lanskap kerja masing-masing industri. Misalnya, perencanaan cuti perusahaan manufaktur berbeda dari perusahaan kesehatan.
Perencanaan ini berguna untuk mengatur jadwal dan beban kerja ketika masa cuti, seperti libur sekolah, hari raya, dan tahun baru.
#6 Fleksibilitas kerja
Fleksibilitas kerja bukan sekadar pengaturan kerja yang mengakomodasi kebutuhan karyawan atau upaya untuk meningkatkan produktivitas kerja saja. Perusahaan dapat menerapkan fleksibilitas kerja sebagai langkah mengelola cuti tahunan karyawan, sehingga mereka mengetahui kapan dan bagaimana menyelesaikan tugas kerja.
Artikel Berikutnya: Fleksibilitas Kerja: Alasan Perusahaan Enggan Menerapkannya
3 Mekanisme Pengganti Cuti Tahunan
Pada umumnya, cuti tahunan berlaku pada saat awal hingga akhir tahun. Di beberapa perusahaan, cuti dihitung mulai dari hari pertama karyawan bekerja. Di beberapa kasus, karyawan memilih untuk tidak mengambil atau tidak sempat menggunakan hak mereka. Hal ini disebabkan oleh:
- Sifat pekerjaan harus diselesaikan pada akhir masa fiskal
- Perusahaan kekurangan karyawan
- Sikap karyawan yang workaholic
Jadi, pastikan Anda mendorong karyawan untuk menggunakan cuti tahunan. Jika tidak sempat cuti, apakah mereka akan kehilangan hak? Tak sedikit perusahaan yang memberlakukan cuti karyawan hangus.
Ini adalah kondisi karyawan tidak mengambil atau menyisakan cuti tahunan selama satu tahun dan hari cuti tersebut tidak bisa diuangkan atau digunakan pada tahun berikutnya. Namun, ada perusahaan yang memiliki mekanisme pengganti cuti tahunan, yaitu:
1. Menguangkan cuti
Karyawan yang tidak sempat berlibur atau mereka yang workaholic, maka perusahaan dapat memberikan kebijakan yang menguntungkan bagi mereka. Berikan kesempatan karyawan untuk menguangkan cuti yang tidak terpakai. Mereka yang tidak cuti bisa memanfaatkan uang tersebut untuk keperluan lain.
2. Transfer cuti
Pertimbangkan untuk memiliki strategi transfer cuti. Langkah ini memungkinkan karyawan mentransfer cuti tahun ini ke tahun depan atau memindahkan (menjual) cutinya ke rekan kerja yang membutuhkan tambahan cuti. Jadi, mereka sama-sama diuntungkan.
3. Memberikan tambahan waktu
Jika dalam satu periode cuti tahunan karyawan masih tersisa, maka berikan tambahan waktu agar mereka bisa menikmati waktu libur bersama orang terdekat. Misalnya, periode cuti dari Januari-Desember, maka berikan tambahan waktu dua bulan untuk karyawan menentukan tanggal hingga menggunakannya.
Dengan demikian, tim HR perlu mendorong karyawan untuk mengambil cuti mereka. Bila mereka tidak memiliki rencana bepergian, Anda dapat menyarankan mereka untuk menikmati slow living tanpa tekanan pekerjaan atau menjalankan hobi yang lama tertunda.
Leave a Reply