Jasa payroll biasanya digunakan perusahaan untuk memproses penggajian. Pemrosesan penggajian memang bisa menjadi tugas yang rumit dan memakan waktu bagi para manajer dan professional HR.
Terlebih perkembangan bisnis juga berdampak pada banyaknya karyawan. Tak hanya itu, perkembangan ini berdampak pada sistem penggajian yang semakin kompleks bagi karyawan.
Perlu adanya pencatatan yang hati-hati, pengetahuan pajak yang luas, perhatian yang cermat terhadap detail dan kebiasaan kerja yang efisien diperlukan.
Adanya layanan payroll akan mengurangi tanggung jawab manual dan waktu yang diperlukan untuk pemrosesan penggajian.
Apa yang Dimaksud dengan Jasa Payroll?
Dikutip dari Indeed, jasa payroll adalah perusahaan atau organisasi pihak ketiga yang membantu proses penggajian. Mereka menyederhanakan banyak hal terkait pembayaran gaji tepat waktu dan akurat, seperti:
- Jam kerja karyawan
- Kompensasi pekerja
- Pajak penghasilan
- Informasi transfer bank
Payroll sendiri berarti skema pembayaran gaji atau sistem pembayaran gaji yang dilakukan oleh perusahaan kepada setiap karyawannya dalam periode yang sudah ditentukan.
Perusahaan tentu tetap memiliki pilihan untuk melakukan payroll-nya sendiri. Lalu, mengapa kehadirannya tetap dibutuhkan?
Perhitungan penggajian secara manual bisa menjadi masalah tersendiri bagi banyak perusahaan. Kurang teliti, kurang integritas, proses yang mepet karena HR juga sibuk dengan tugas lainnya.
Maka dari itu, menggunakan jasa payroll bisa membantu perusahaan dalam menggaji karyawan mereka dengan lebih efektif dan efisien.
Baca juga:
Payroll: Metode, Komponen, dan Contoh Penghitungannya
Alasan Utama Perusahaan Perlu Menggunakan Jasa Payroll
Pemilik bisnis ingin menggunakan sistem yang sederhana dan mudah digunakan untuk masalah penggajian karyawannya.
Di satu sisi, mereka lebih ingin fokus terhadap pengembangan bisnis. HR internal pun akan memiliki banyak tugas baru.
Layanan tersebut tidak hanya membantu penghitungan gaji karyawan, tetapi juga menangani semua aspek proses penggajian, termasuk lembur, tunjangan, pemotongan pajak, dan lainnya.
Berikut ini ada 3 alasan untuk perusahaan mempertimbangkan menggunakan jasa payroll.
1. Memiliki laporan yang akurat
Tidak semua HR atau organsiasi yang memiliki HRIS sekalipun dapat mengolah data akurat terkait payroll.
Penyedia biasanya memiliki sistem atau personel yang lebih ahli dalam mengolah data gaji seperti jam kerja karyawan, upah yang dibayarkan, tunjangan, potongan, dan lainnya.
Hal ini tentunya membantu perusahaan dalam melengkapi kewajibannya terhadap pihak otoritas dengan lebih baik dan akurat.
2. Kepatuhan terhadap regulasi
Tidak semua staf HR dibekali dengan ilmu mumpuni tentang regulasi terkait upah dan pajak yang menyertainya. Dan di saat mereka dituntut untuk melakukannya dengan benar, ada ruang untuk kesalahan.
Penyedia jasa payroll adalah kelompok profesional yang memiliki pengetahuan terbaru sekali pun tentang peraturan tentang upah dan perpajakan. Mereka akan menolong perusahaan terhindar dari keterlambatan maupun kesalahan dalam pelaporan penggajian.
3. Bisa lebih menghemat biaya perusahaan
Melakukan penggajian dengan layanan payroll dapat mempercepat pertumbuhan bisnis. Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk melatih karyawan baru atau menghabiskan program pelatihan saat undang-undang pajak berubah.
Belum lagi jika kita bicara ancaman penalti (yang jumlahnya tidak sedikit) jika perusahaan gagal memenuhi laporan dan/atau aturan lain yang menyertai pembayaran payroll karyawan.
Sehingga menyewa jasa payroll bisa dibilang dapat menghemat pengeluaran bagi bisnis Anda.
Artikel terkait: Daftar Kenaikan UMP 2023
Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Jasa Payroll
Jasa ini memiliki banyak kelebihan, namun juga kekurangan. Penting bagi Anda untuk menimbang pro dan kontranya terlebih dahulu sebelum memilih penyedia yang akan digunakan.
Kelebihan penggunaan jasa payroll
1. Hemat waktu
Penggajian adalah proses yang memakan waktu dan in-house HR akan sibuk dengan beragam tugas.
Saat mereka mengumpulkan data payroll, mereka masih harus crosscheck ke pimpinan divisi, memastikan lagi bahwa hitungan tidak salah, mendapat approval atasan, kadang bahkan masih ditanya-tanya oleh tim akunting sebelum akhirnya pembayaran dilakukan.
Dengan layanan ini, perusahaan sudah setuju untuk mempercayakan sebagian tugas-tugas itu kepada mereka. Setidaknya, perusahaan tidak lagi harus buang waktu untuk memikirkan soal perhitungan meleset atau pajak yang lupa terpotong.
2. Hemat biaya
Membayar jasa payroll memang bisa mengeluarkan uang yang tidak sedikit, tetapi ada aspek lain terkait biaya yang harus ditanggung perusahaan.
Ya, kita bicara soal hidden cost dalam HRD. Di lapangan, HR mungkin akan fokus pada crosscheck kehadiran dan penghitungan gaji, sedangkan tim akunting akan melihatnya dari sisi neraca keuangan perusahaan.
Tim akunting bisa mengetahui soal hidden cost, tapi tidak dengan HR. Jika HR tidak sadar akan hal ini dan melakukan inisiatif perbaikan, perusahaan bisa merugi.
Para konsultan penyedia jasa payroll akan menyadari hal ini dengan cepat dan bisa langsung memberitahu bagian HR, keuangan, dan pimpinan perusahaan tentang hidden cost, dan menghindarkan mereka dari kerugian hebat.
3. Menghindari kesalahan
Dengan bekerja sama dengan pihak ketiga yang profesional maka perusahan Anda bisa meminimalkan kesalahan.
Masalah tenggat waktu yang terlewat, kelalaian, atau keterlambatan pengajuan pajak gaji juga bisa diatasi.
Para penyedia juga mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan atau pajak terbaru, sehingga memudahkan perusahaan untuk menerapkannya.
4. Cepat tanggap
Masalah yang muncul di tengah proses payroll kadang tidak dapat diprediksi.
Dengan memiliki konsultan jasa payroll, pertanyaan dari perusahaan bisa dijawab dengan cepat dibandingkan HR atau tim akunting menghabiskan waktu untuk mencarinya sendiri.
Kekurangan Penggunaan Jasa Payroll
1. Kehilangan kontrol
Memberikan slip gaji kepada pihak ketiga akan membatasi kontrol atas proses dan akses informasi perusahaan. Poin ini penting dipertimbangkan saat akan mengikat kontrak dengan penyedia jasa payroll.
2. Adanya ancaman terhadap kerahasiaan
Konsultan atau penyedia jasa payroll umumnya menjanjikan kerahasiaan dan profesionalisme dalam pekerjaan mereka. Namun, jika tidak pintar memilih, kerahasiaan data perusahaan bisa terancam.
3. Masalah koordinasi
Perusahaan masih harus menyisihkan waktu untuk memberikan koordinasi tugas dan kegiatan tertentu bagi jasa payroll mereka. Hal ini tentunya menjadi memakan waktu. Hal ini biasanya terjadi di awal kerja sama.
Mereka juga perlu memberikan dukungan berkelanjutan untuk memastikan pihak ketiga tersebut mencapai hasil yang diinginkan.
Tips Memilih Konsultan Payroll yang Tepat untuk Perusahaan
Sebagian besar tantangan penggajian bisa dikurangi dengan menyerahkan tugas kepada jasa payroll yang berpengalaman. Namun, penting untuk mempertimbangkan memilih konsultan yang tepat.
Hal ini terjadi karena tidak semua penyedia jasa payroll menawarkan tingkat layanan yang sama.
Berikut adalah beberapa hal spesifik yang harus dicari jika Anda ingin menggunakan jasa payroll:
Ketepatan
Saat mencari jasa payroll, Anda harus memastikan bahwa penyedia jasa memiliki keahlian dan keterampilan untuk membuat perhitungan yang akurat.
Untuk apa menghabiskan uang untuk layanan yang masih melakukan kesalahan pembayaran kepada karyawan? Maka dari itu, Anda harus memperhatikan ketepatannya.
Fitur
Selain memproses penggajian dan semua kewajiban pajak, Anda harus mempertimbangkan apakah jasa tersebut menawarkan beberapa opsi pembayaran seperti setoran langsung, cek kertas, atau kartu debit.
Anda juga bisa memeriksa apakah mereka menawarkan beberapa tarif pembayaran berganda, pembayaran penyitaan, manajemen PTO, manajemen kompensasi pekerja, asuransi pengangguran, dan laporan gaji terperinci.
Ulasan pelanggan
Anda bisa melihat ulasan online untuk mendapatkan gambaran tentang pihak ketiga tersebut. Carilah ulasan di Google dan media sosial.
Ulasan memberikan umpan balik langsung terhadap pelayanan, akurasi, dan fleksibilitas dari penyedia jasa kepada pelanggan mereka.
Kemudahan
Layanan pihak ketiga dalam penggajian tidak boleh memiliki sistem yang rumit dan harus mudah untuk dipahami.
Jasa payroll harus easy-to-use interface yang memungkinkan Anda menjalankan penggajian dan menambah karyawan ke dalam sistem hanya hitungan menit saja.
Paket yang disesuaikan
Anda mungkin berpikir bahwa paket dasar atau model langganan akan lebih cocok untuk bisnis Anda. Namun, seiring pertumbuhan bisnis, kebutuhan penggajian akan terus meningkat.
Maka, Anda tentu menginginkan paket layanan yang dapat disesuaikan.
Jika jasa payroll tidak menawarkan, Anda mungkin harus mencari konsultan lain. Sehingga, penting untuk memilih penyedia penggajian yang menawarkan paket yang dapat disesuaikan sejak awal.
Biaya
Secara alami, semua perusahaan ingin mencari layanan yang terjangkau. Selain biaya, Anda perlu menentukan apakah perlu memiliki kontrak bersama.
Banyak layanan yang beroperasi dari bulan ke bulan tanpa kontrak jangka panjang, sementara yang lainnya harus memiliki komitmen tahunan.
Penting untuk memperhitungkan apakah Anda akan membayar secara bulanan atau melalui periode pembayaran. Hal ini juga tergantung seberapa sering Anda menjalankan penggajian.
Keahlian
Penyedia yang berpengalaman memiliki tim yang profesional dan dapat menangani berbagai tugas penggajian termasuk masalah pajak, pemotongan, dan tugas lainnya.
Cara mudah untuk menilai keahlian adalah dengan mengunjungi situs untuk melihat kantor penyedia atau bertemu langsung dengan jasa payroll. Di sini, Anda bisa melihat keterampilan dan kemampuan mereka.
Manajemen dan keamanan data
Data penggajian sangat sensitif karena itu adalah informasi yang dapat mengidentifikasi pribadi karyawan. Sehingga harus diamankan di server yang terjamin selama transaksi berlangsung.
Saat memilih jasa payroll, Anda bisa memastikan bahwa mereka memiliki kebijakan keamanan data yang ketat, infrastruktur, dan sistem yang aman.
Penyedia jasa payroll harus selalu mencadangkan data klien mereka untuk menghindari skenario terburuk dan perencanaan darurat.
Pada saat aktivasi, setiap penyedia jasa yang berpengalaman akan membantu Anda memigrasikan data lawas perusahaan Anda.
Penutup
Pada akhirnya, jasa payroll dapat membantu perusahaan dalam menghemat uang, mematuhi peraturan pemerintah, menghindari penalti, mengerahkan karyawan internal secara efisien, dan mengurangi kekhawatiran terkait penggajian.
Jika Anda merasa kesulitan mengatur penggajian karyawan atau Anda merasa menggunakan jasa payroll lebih efisien, mungkin inilah saatnya Anda menggunakan pihak ketiga untuk membantu perusahaan Anda lebih efektif dalam penggajian.
Leave a Reply