CEO & Founder Media Buffet Public Relations Bima Marzuki mengatakan bahwa perusahaan harus memiliki strategi komunikasi sebelum masalah internal muncul, Rabu (22/07/2022), Jakarta.
Karena masalah internal dapat bertransformasi menjadi eksternal. Dampaknya, reputasi dan kepercayaan masyarakat kepada perusahaan berkurang.
Bahkan strategi komunikasi adalah upaya preventif dalam menangani masalah yang akan muncul di masa mendatang.
Alasan Perusahaan Perlu Memiliki Strategi Komunikasi
Saya bisa bilang bahwa perusahaan tanpa strategi komunikasi akan cepat umurnya. Mereka akan mendapatkan nothing but troubles. Hal itu sudah terbukti.
Alasannya, komunikasi itu bisa menyelesaikan banyak hal, tetapi juga bisa membuat banyak masalah.
Perusahaan perlu memiliki strategi komunikasi. Bagaimana strateginya? Itu tergantung kultur, siapa saja di dalamnya, ukuran, industri, bisnis model, stakeholder perusahaan, dan lain-lain.
Strategi komunikasi bukan kayak templat. Setiap perusahaan punya strategi berbeda, tidak ada yang sama.
Namun, prosedur approach membuat strategibisa sama. Ibarat pasien, dia akan mengikuti perintah dokter sampai akhirnya dokter menegakkan diagnosis dan memberikan obat.
Approach strategi komunikasi tak lepas dari komponen, yang terdiri dari value proposition, sector priorities, target personas, positioning statements, dan pesan. Komponen digunakan untuk menyusun strategi komunikasi.
Membangun Strategi Komunikasi, Dimulai Dari Mana?
Membangun strategi komunikasi ada beberapa cara. Pertama dan yang utama adalah seseorang yang peduli.
Maksudnya, perlu ada orang yang peduli dan sadar pentingnya sebuah strategi komunikasi. Itu bisa dari mid level, bisa dimulai dari manajer. Ada juga dari top level seperti pemimpin.
Memang, challenge-nya adalah kalau inisiasi datang dari mid level, tetapi tidak ada kesadaran dari top level, biasanya akan mengalami banyak challenge. Ada saja yang mentok.
Saya sudah melihat bahwa top level tidak sadar bahwa perusahaan perlu strategi komunikasi. Tapi, level tengahnya sadar dan banyak masalah mentok-mentok.
Jadi, kalau bisa, yang penting adalah adanya kesadaran dari top level membentuk strategi komunikasi.
Dengan begitu, dia sadar pentingnya strategi dan kalau tidak dilakukan, dia tahu konsekuensinya.
Kedua, membentuk tim. Perusahaan bisa bentuk timnya dulu atau get professional help dari luar.
Contohnya, ada perusahaan yang datang ke kami ingin membentuk tim komunikasi untuk mengantisipasi masalah di masa mendatang. Mereka tidak tahu dari mana memulainya.
Jadi, kami akan tanya perusahaan ingin mencari karyawan seperti apa, skillset dan pengalaman yang harus dimiliki oleh kandidat, gaji yang akan diberikan, dan segala macam.
Alternatif lain, perusahaan bisa menyewa ahli komunikasi dari luar. Kehadiran ahli ini dapat membantu perusahaan membentuk tim komunikasi dengan keahlian masing-masing atau full stack.
Sebisa mungkin, perusahaan jangan menunggu perfect team. Kalau ada sumber dayanya, segera bentuk tim dan buat strategi komunikasi.
Ketiga, mendengarkan audiens. Kalau tim sudah ada dan sudah tahu apa yang harus dilakukan, maka langkah selanjutnya dimulai dengan mendengar.
Saat saya menjadi konsultan komunikasi dan berencana membuat strategi komunikasi, saya start dengan mendengar.
Mendengar siapa? Ya, tergantung. Audiensnya siapa?
Dalam konteks komunikasi internal, kita perlu mendengar karyawan apalagi jika ingin membuat kebijakan.
Kalau eksternal, kita harus mendengar stakeholder dan mencari tahu karakter, minat, dan kebiasaan mereka. Lagi-lagi, tergantung audiensnya.
Keempat, merumuskan pesan. Setelah mendengar, kita bisa merumuskan pesan, medium yang akan digunakan, dan bagaimana menyampaikannya.
Kebanyakan yang terjadi adalah perusahaan terburu-buru menentukan mediumnya. Padahal pemilihan medium harus menyesuaikan individu dan pesannya.
Balik lagi, untuk mengetahui medium dan pesan, kita harus understanding the audience, baik eksternal dan internal.
Siapa Saja Yang Terlibat?
Penyusunan strategi komunikasi tergantung tujuannya. Namun, kita harus memperhatikan siapa saja yang dilibatkan untuk menyusun strategi.
- Komunikasi internal
Untuk internal, selain membutuhkan tim komunikasi, perusahaan perlu libatkan HRD. Mereka paling mengenal karyawan.
Perusahaan perlu mendengarkan manajer HRD, karena dia yang tahu cara berkomunikasi dengan karyawan.
Ketika perusahaan membuat komunikasi internal, penting untuk merangkul semua divisi. Mereka pun harus memahami cara kerja seluruh karyawan.
- Komunikasi eksternal
Kalau eksternal, kita perlu melibatkan tim legal. Ini untuk mengantisipasi potensi pelanggaran copyright dan mungkin melibatkan third party.
Peran HRD Dalam Strategi Komunikasi
Unfortunately, di banyak perusahaan, komunikasi internal dinomor sekiankan. Kadang, hal itu dianggap tidak perlu. Pemimpin merasa komunikasi menjadi tugas HRD.
Misalnya, karyawan ada 1.000, tetapi HRD cuma tiga orang dan harus mengurus komunikasi internal. Ya, tidak bisa. Ada corporate communication, tetapi bertugas untuk eksternal.
Namun, HRD dapat berperan dalam membangun strategi komunikasi dengan empat tahap.
#1 Memahami audiens
HRD perlu memahami basic principle of communication, yaitu memahami audiens.
Mereka perlu memahami siapa audiensnya, bagaimana karakternya, apa kebiasaannya, dan jangan lupa melihat kultur perusahaan. Jadi, mereka bukan cuma memikirkan, “Mau kirim pesan pakai email atau apa, ya?”
#2 Jenis komunikasi
HRD harus mengetahui jenis komunikasi yang works dan doesn’t work. Sebanyak apa pun pesan yang disampaikan, kalau ternyata tidak dibaca, ya, percuma. Cari tahu kebiasaan karyawan dalam mengakses informasi.
#3 Audit komunikasi internal
Audit komunikasi internal dengan mengecek saluran komunikasi yang selama ini digunakan oleh perusahaan. Cari tahu juga di mana bottleneck-nya.
HRD dapat mulai meng-interview karyawan tentang hal itu. Reviu saluran komunikasi yang berhasil, lalu buat strategi komunikasinya.
Kalau ingin membuat strategi komunikasi, tetapi kita tidak mengetahui bottleneck-nya justru akan membuat komunikasi perusahaan ke karyawan tidak efektif.
#4 Melibatkan tim lain
Seperti yang sudah saya sebutkan di atas.
Dengan keterbatasan HRD, yang hanya terdiri dua atau tiga orang, mereka perlu mempertimbangkan untuk berkoordinasi dengan tim lain. Kalau tidak ada tim corporate communication dan HRD tidak paham, get professional help.
Kebanyakan perusahaan menunggu ada kejadian, baru membentuk tim komunikasi. Padahal kalau sudah ada masalah, cost-nya berkali-kali lipat daripada mengantisipasi.
Jangan Tunggu Masalah Datang!
Dari pengalaman, saya melihat bahwa menyusun strategi komunikasi perlu ada seseorang yang peduli dan mengerti komunikasi.
Sekarang ini, skill komunikasi disederhanakan menjadi public speaking skill. Padahal untuk bisa komunikasi dengan baik, kita perlu mendengar.
Dengan mendengar, kita bisa membuat strategi komunikasi dan mengantisipasi masalah. Kita juga akan punya waktu untuk menyelesaikannya.
Tetapi, ketika belum mempersiapkan dan masalah datang, kita cuma punya satu hari atau dua hari. Itu pun, taruhannya perusahaan kolaps atau pendirinya dikeluarkan oleh pemegang saham.
Jadi, buat tim dan strategi komunikasi sekarang. Jangan menunggu masalah datang. Dan, inisiatif itu harus dimulai dari pemimpin.
Ketika pemimpin bisa memahami audiensnya baik yang tua maupun muda, internal dan eksternal, cara merespon sebuah kebijakan, dan pelaksanaan strategi, pada akhirnya ada pemahaman dari karyawan juga.
Leave a Reply