Flavia Sungkit Bicara Tentang Coaching Ideal Bagi Perusahaan

Coaching telah menjadi perhatian perusahaan sebagai strategi pengembangan karyawan. 

Upaya tersebut dapat membuat karyawan menjadi individu yang berinisiatif di setiap tugas. Bahkan ia mampu mengasah keterampilan nonteknis–selain keterampilan teknis–sehingga ia siap menduduki posisi yang lebih tinggi.

Tentu, kondisi tersebut didukung oleh program yang efektif. Namun hal itu tidak mudah, karena sangat bergantung pada sifat bisnis dan keputusan manajemen. Ditambah lagi, perusahaan akan menghadapi tantangan yang berasal dari internal mereka

Untuk mengetahui lebih banyak tentang coaching, HRPods berkesempatan membicarakan hal tersebut dengan Flavia Sungkit, pendiri Ikigai Consulting dan praktisi human resource, melalui telekonferensi, Rabu (07/06/2023).

Apakah Coaching Untuk Semua Karyawan?

First thing first, perusahaan perlu memahami bahwa terdapat berbagai macam intervensi dalam employee development. Mulai dari coaching, mentoring, counselling, dan training.

Ya, coaching menjadi salah satu cara mengembangkan potensi karyawan. Dalam coaching, kebanyakan metodenya adalah bertanya.

Jadi, coach akan bertanya kepada coachee sehingga ia bisa mengeluarkan potensi dan mampu menyelesaikan permasalahannya.

Namun, apakah coaching bisa untuk semua karyawan? Ada dua hal yang harus diperhatikan.

Tergantung perusahaan, karena ….

Sebenarnya, tidak semua karyawan membutuhkannya. Langkah ini bermanfaat bagi karyawan yang berpotensi, tetapi kondisi ini tergantung kebijakan perusahaan. 

Kita bisa membayangkan, bagaimana karyawan yang kurang inisiatif ditanya oleh coach? Hasilnya, ia akan bingung atau justru tidak mengerti pertanyaannya. 

Membutuhkan, sebab ….

Kalau karyawan berpotensi besar, daya intelegensi cukup baik, dan mampu berpikir kritis, maka ia siap untuk menjalani atau membutuhkan coaching. 

Selain itu, perusahaan yang memiliki career path untuk menempatkan karyawan ke posisi lebih tinggi akan cenderung memilih individu berpotensi.

Jadi, pemberian coaching tergantung current state dari karyawan. Program ini bisa untuk semua level. Misalnya, karyawan berpotensi mengikuti coaching dalam rangka promosi jabatan sebagai supervisor.

Tanda karyawan siap mengikuti coaching

Ada beberapa hal pada karyawan yang menunjukkan bahwa ia siap mengikuti program coaching. Pertama, ia memenuhi target atau KPI setiap bulan. 

Kedua, ia memiliki inisiatif atau ketika ia datang ke atasan tidak hanya dengan masalah, tetapi dengan solusi. 

Di lingkungan kerja, pasti ada karyawan yang datang ke atasan dengan masalah dan ada juga yang “membawa” masalah plus solusinya. 

Terkadang solusi yang dibawa kurang tepat, tetapi hal tersebut dapat diasah. Caranya, ia dapat diikutsertakan di program.

Bagaimana Proses Dan Tahap Coaching Ideal Bagi Perusahaan?

Program coaching yang biasa digunakan oleh perusahaan kurang lebih sama. 

Perbedaannya adalah tujuan atau objective dari masing-masing perusahaan. Tujuan tersebut akan berpengaruh terhadap pembahasan per sesi dan assignment atau tugas akhir. 

Jika hal itu sudah jelas sebelum sesi, maka langkah pertama yang disiapkan oleh coach–dari internal atau eksternal–adalah list of competencies. 

Biasanya, ada perusahaan sudah memiliki list of competencies sendiri. Kalau mereka menggunakan coach dari eksternal atau konsultan, maka kedua belah pihak harus berkomunikasi tentang kompetensi yang akan dicapai dalam sesi.

Kedua, konsultan akan bertanya kompetensi atau kelebihan, apa saja job description, dan bagaimana kinerja peserta.

Misalnya, menurut manajer, Si A lebih unggul dalam negosiasi dan dibuktikan dengan target penjualan atau Si B mempunyai critical thinking bagus, karena ia berhasil merilis tiga projects inovasi.

Setelah itu, coachee harus mengikuti tahap coaching. Berdasarkan pengalaman saya di Ikigai Consulting, terdapat tujuh tahap.

#1 Kick-off meeting

Tahap pertama ini sangat penting, karena perusahaan harus memberitahukan kepada karyawan bahwa mereka akan mengikuti coaching dengan coach yang berasal dari internal atau eksternal. 

Atasan dapat menjelaskan secara singkat bagaimana prosesnya dan hal-hal yang harus dipersiapkan. 

Saya punya pengalaman, di mana karyawan sebagai coachee tidak mengetahui proses coaching. Akibatnya, pada awal sesi berjalan kurang efektif karena coach harus menjelaskan tentang coaching. 

Selama ini, ia beranggapan akan menerima materi tertentu di sesi coaching. Ia juga tidak mengetahui kalau harus menjawab pertanyaan coach.

#2 Informed consent

Konsultan harus menjalankan informed consent kepada coachee. Tujuannya, membuat coachee merasa aman dan nyaman, sehingga mereka bisa terbuka kepada coach.

Memang, coaching bukan sesi konseling. Dalam prosesnya, kemungkinan besar akan muncul isu sensitif dari coachee, sehingga coach memerlukan informed consent.

Namun, kami akan melaporkan hasilnya kepada perusahaan dari sisi profesional saja.

#3 Pre-coaching

Coach akan berkenalan dengan coachee untuk building trust. Tahap ini sangat penting dilakukan, karena terkadang coachee merasa kurang percaya dengan orang baru. Pre-coaching juga menjadi tahap pengenalan lebih baik antara coach dan coachee. 

#4 Assessment 

Tidak semua perusahaan menggunakan assessment. Informasi dalam assessment berguna untuk mengenal coachee. Jika perusahaan menggunakannya, hasil assessment akan menjadi bahan untuk coaching sesi pertama.

#5 Coaching session

Setelah assessment, sesi pertama akan dimulai. Di sini, coach bertemu coachee dan bertanya tentang suatu materi. Materi ini merujuk tujuan perusahaan dalam pemberian coaching dan hasil assessment.

#6 Evaluation

Evaluasi akan dilakukan dua pihak, yaitu coach dan coachee. Keduanya dapat mengevaluasi sesi pertama. 

Coach membuat laporan tentang sesi coaching. Coachee mengisi survei atau kuesioner setelah sesi, seperti apa yang ia dapatkan, apa yang bisa ia kembangkan, hingga rencana ke depannya. 

Coach atau konsultan akan memberikan laporan tersebut kepada perusahaan. 

#7 Assignment

Konsultan akan menyelaraskan tujuan perusahaan dan assignment yang akan diberikan kepada coachee. Sebut saja penugasan atau project yang tepat untuk coachee dan impactful untuk perusahaan.

Jika tujuan perusahaan adalah meningkatkan kompetensi karyawan, maka coach akan memberikan assignment atau action plan kepada coachee. 

Misalnya, kompetensi yang dicapai adalah developing team. Jadi, coach akan menggali coachee tentang pengembangan tim dan assignment-nya bersinggungan dengan hal tersebut. 

Pihak perusahaan dan coach akan mereviu hasil assignment. Hasil tersebut akan dibahas oleh coach dalam sesi selanjutnya yang mendorong kompetensi coachee.

Sesi coaching ini tergantung kebutuhan perusahaan, yang selanjutnya akan dituangkan dalam design program.

Memantau Keberhasilan Coaching

Keberhasilan program memerlukan waktu. Waktu yang dibutuhkan oleh coachee pun berbeda-beda. 

Kalau coachee berpotensi dan tujuan coaching jelas, maka proses ini akan sukses. Tak hanya untuk coachee, tetapi juga perusahaan.

Salah satu klien saya–seorang leader di tempat kerjanya–mengikuti coaching. Karena ia akan melanjutkan kuliah, maka perusahaan memberikan program ini ke dia dan anggota timnya. Perusahaan mengetahui bahwa leader ini bersikap micromanagement.

Ia dan timnya mengikuti coaching sejak 2021. Mereka kurang lebih melakukannya selama satu tahun, dengan pertemuan satu kali dalam sebulan.

Pada 2023, akhirnya ia bisa melanjutkan kuliah. Setelah itu, ia melanjutkan untuk dirinya sendiri. Ini langkah yang bagus untuk mengembangkan leadership skill.

Bayangkan, dibutuhkan waktu sekitar tahun agar seorang leader dapat meninggalkan pekerjaan dan monitor jarak jauh saja. Sekarang anggota timnya yang memimpin. 

Apakah itu artinya semua coachee akan berhasil? Tidak juga. Dari 100% coachee, mungkin sekitar 70% yang bisa dipercaya untuk memegang posisi penting.

Berdasarkan pengalaman saya, coaching akan efektif jika dilakukan paling sedikit tiga kali. Pelaksanaannya bisa satu kali dalam sebulan. 

Dan, perusahaan wajib menetapkan tujuan yang menjadi sasaran coaching, seperti meningkatkan kompetensi atau keterampilan.