Performance management system, dalam hal ini berbentuk monitor dan rewarding, memungkinkan manajer dan karyawan untuk terlibat dalam diskusi terbuka mengenai target kinerja, pencapaian, dan perkembangan karier.
Bagaimana bisa?
Dengan adanya sistem ini, komunikasi yang intensif dapat terjalin, pemahaman yang lebih baik dapat dicapai, serta perbaikan kinerja yang berkelanjutan dapat diwujudkan.
Dalam artikel ini akan membahas lebih lengkap tentang bagaimana performance management system untuk menilai kinerja karyawan secara rutin, juga contoh penerapan manajemen performa dalam bentuk monitor dan rewarding.
Cakupan Performance Management System
Performance management system atau sistem manajemen kerja merupakan pendekatan yang terstruktur untuk mengevaluasi kinerja para karyawan.
Proses ini melibatkan penyesuaian antara misi, tujuan, dan target perusahaan dengan sumber daya yang tersedia, seperti tenaga kerja dan bahan baku, serta pengaturan prioritas.
Membangun suatu sistem manajemen kinerja yang terstruktur di dalam perusahaan bertujuan untuk mengelola kinerja karyawan secara efektif.
Terdapat enam tujuan utama yang di-cover proses ini dalam lingkungan perusahaan:
1. Strategic
Sistem manajemen kinerja adalah sebuah mekanisme yang perlu disesuaikan dengan tujuan keseluruhan perusahaan, serta mencakup tujuan departemen dan tujuan individu.
Dengan kata lain, tujuan strategis organisasi harus terkait dengan setiap kegiatan yang dilakukan oleh departemen maupun karyawan.
2. Administrative
Sistem manajemen kinerja juga berfungsi sebagai faktor penentu dalam hal promosi, demosi, kenaikan gaji, transfer, dan pemutusan hubungan kerja karyawan.
Sistem ini memungkinkan identifikasi terhadap karyawan yang berkinerja baik, tidak berkinerja, atau berkinerja buruk dalam suatu perusahaan yang berdasarkan kompetensi dan tingkat keterampilan mereka.
Dengan demikian, sistem ini secara jelas mendefinisikan peran administratif dan mendukung pengambilan keputusan manajemen.
3. Communication
Sistem manajemen kinerja merupakan sarana komunikasi yang efektif dalam menyampaikan kepada karyawan tentang tujuan mereka, tanggung jawab pekerjaan, hasil yang diharapkan, dan standar kinerja yang harus dicapai.
Selain itu, sistem ini juga merupakan metode terstruktur untuk mengidentifikasi area perbaikan utama yang diperlukan oleh karyawan untuk meningkatkan kinerjanya.
Sistem ini memberikan dasar untuk pembelajaran dan pelatihan keterampilan serta pengetahuan yang diperlukan guna mencapai kinerja dan hasil yang lebih baik.
4. Developmental
Sistem manajemen kinerja merupakan suatu metode yang terstruktur untuk menyampaikan umpan balik positif, mengidentifikasi area perbaikan, dan merencanakan pengembangan.
Manajer dapat memanfaatkan berbagai metode seperti pelatihan, pendampingan, pembinaan, dan sejenisnya untuk membantu anggota tim mereka mencapai kinerja yang lebih baik.
5. Organizational Maintenance
Sistem manajemen kinerja berfungsi sebagai pengukur prestasi untuk menilai pencapaian karyawan, departemen, dan organisasi secara keseluruhan, serta mengevaluasi perbedaan kinerja melalui berbagai alat dan teknik yang tersedia.
Sehingga sistem ini berperan dalam menjaga kesehatan organisasi dan menjaga standar kinerjanya.
6. Documentation
Tinjauan, umpan balik, dan formulir dalam sistem manajemen kinerja perlu didokumentasikan dan diperbarui secara rutin oleh setiap perusahaan.
Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat ke depan, menetapkan target baru, merancang kebutuhan pengembangan, menyusun program pelatihan dan pembelajaran, serta memantau perkembangan karier karyawan dan departemen.
Maka, sistem ini membantu mendorong pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Performance Management vs Performance Appraisal
Dalam sebuah perusahaan, sering kali kita melihat penggunaan kata performance management dan performance appraisal secara bergantian. Namun, sebenarnya kedua konsep ini memiliki perbedaan yang signifikan.
Alasan penggunaan kedua sistemnya ini karena keduanya terkait dengan penilaian kinerja dan berada di bawah kerangka sistem manajemen kinerja yang sama.
Untuk memahami perbedaannya, mari kita definisikan kedua konsep tersebut terlebih dahulu.
Performance management merujuk pada serangkaian kegiatan dan tugas yang bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan mencapai tujuan mereka sesuai waktu yang ditetapkan. Tujuan tersebut harus sejalan dengan tujuan perusahaan.
Manajemen kinerja berfokus pada efisiensi dan efektivitas kinerja karyawan saat mencapai tujuan tersebut.
Pendekatan manajemen kinerja bersifat holistik, yang berarti analisis kinerja karyawan dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan pengembangan karyawan dan organisasi secara keseluruhan.
Di sisi lain, performance appraisal adalah evaluasi terhadap kinerja karyawan. Proses ini melibatkan pemberian formulir umpan balik kepada karyawan, yang kemudian diikuti oleh umpan balik yang diberikan oleh karyawan itu sendiri, dan tinjauan akhir yang diberikan oleh manajer.
Performance appraisal juga melibatkan evaluasi terhadap kompetensi karyawan, seperti komitmen terhadap nilai-nilai inti perusahaan, inisiatif yang diambil, tanggung jawab terhadap tugas, kekuatan dan kelemahan, serta keterampilan dan pelatihan yang dimiliki.
Dengan demikian, meskipun performance management dan performance appraisal berhubungan erat, mereka memiliki fokus dan tujuan yang berbeda dalam konteks sistem manajemen kinerja.
5 Tahap Performance Management System
1. Planning
Manajemen kinerja yang adaptif dimulai dengan perencanaan yang akurat.
Perencanaan melibatkan kegiatan penting seperti mencapai kesepakatan dengan karyawan mengenai tujuan SMART.
Tujuan harus sejalan dengan visi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, langkah pertama adalah merumuskan garis besar tujuan perusahaan, kemudian menetapkan tujuan karyawan dan tim.
Selain itu, penting untuk mengevaluasi apakah diperlukan pembaruan atau revisi terhadap deskripsi pekerjaan dan profil peran karyawan agar tetap mutakhir dan relevan dengan tujuan yang ingin dicapai.
2. Monitor
Setelah memiliki rencana yang kuat, pemantauan yang berkelanjutan akan menjadi kunci keberhasilannya.
Lakukan pelacakan terhadap kemajuan dari tujuan yang telah ditetapkan pada tahap perencanaan.
Perusahaan bisa memantau tujuan setiap karyawan secara terus-menerus untuk memastikan kesesuaian yang berkelanjutan dengan tujuan perusahaan.
Jangan lupa untuk memberikan umpan balik dan bimbingan untuk meningkatkan kinerja karyawan agar tetap sesuai dan selaras dengan tujuan.
Lakukan apresiasi hasil yang baik saat tujuan tersebut juga tercapai dengan baik.
Ada beberapa tips yang dapat dilakukan untuk tahap pemantauan ini:
Tip #1: Tetapkan sistem umpan balik yang berkelanjutan dan dorong komunikasi yang terus-menerus antara manajer dan karyawan.
Dengan memberikan umpan balik secara teratur, Anda dapat memberikan arahan dan mendukung pertumbuhan karyawan, serta mengatasi masalah sejak dini.
Tip #2: Identifikasi dan cari tahu apakah ada hambatan yang menghalangi kemajuan terhadap tujuan yang telah ditetapkan.
Pastikan untuk menyediakan sumber daya yang diperlukan, seperti pelatihan, alat kerja, atau bantuan tambahan, untuk memotivasi produktivitas dan membantu karyawan mencapai target mereka.
Tip #3: Ambil tindakan korektif secara cepat jika terjadi masalah atau ketidaksesuaian. Jangan menunda atau menunggu sampai akhir tahun untuk mengatasi masalah tersebut. Seiring berjalannya waktu, keadaan dapat memburuk dan memengaruhi kinerja keseluruhan.
Dengan mengambil tindakan korektif yang tepat waktu, Anda dapat memperbaiki situasi dan memastikan kelancaran pencapaian tujuan.
3. Reviewing
Tahap peninjauan adalah saat Anda mengevaluasi kinerja karyawan. Ini melibatkan evaluasi yang komprehensif terhadap hasil yang dicapai serta proses yang membawa pada hasil tersebut.
Dengan memanfaatkan tahap pemantauan dengan baik, tahap peninjauan seharusnya menjadi lebih mudah.
Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang kinerja karyawan. Selain itu, Anda akan mengetahui keberhasilan dan kelemahan mereka dalam menjalankan peran dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Anda juga dapat menganalisis apakah karyawan mencapai kinerja yang baik atau kurang memuaskan, serta mencari penyebabnya.
4. Rewarding
Memberikan penghargaan terhadap upaya karyawan yang mencapai atau melebihi tujuan mereka sangat lah penting.
Anda dapat memberikan berbagai bentuk penghargaan seperti kenaikan gaji, bonus tunai, promosi, pengakuan di seluruh perusahaan, atau apapun yang sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.
Memberikan hari libur ekstra, tempat parkir khusus, atau tambahan waktu liburan juga bisa efektif sebagai penghargaan karyawan.
Pemberian penghargaan tersebut menunjukkan bahwa Anda dan perusahaan menghargai kontribusi yang diberikan oleh karyawan.
Ini dapat memotivasi karyawan yang berkinerja tinggi untuk terus menggunakan bakat dan keterampilan mereka dalam mencapai tujuan. Selain itu, hal ini juga dapat mendorong seluruh tim untuk bekerja sama dalam mencapai kinerja yang optimal.
5. Acting
Periksalah apakah karyawan tetap mengadopsi perilaku positif yang diharapkan dalam tahap peninjauan. Juga, mainkan peran Anda sebagai manajer penting dalam melaksanakan rencana pengembangan.
Bekerjalah untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuan karyawan Anda agar dapat membantu mereka meningkatkan kinerja mereka dalam lingkungan kerja yang terus berkembang.
Contoh Performance Management System Monitor Dan Rewarding
Pfizer
Pfizer Inc. mengadopsi sistem manajemen kinerja yang serupa, tetapi dengan penekanan pada tahap penghargaan.
Setelah meninjau kinerja karyawan, mereka memberikan pengakuan kepada mereka yang mencapai kinerja terbaik.
Ada empat tahapan dalam sistem tersebut:
- Tahap 1: Perencanaan kinerja
- Tahap 2: Perencanaan pembangunan
- Tahap 3: Peninjauan kinerja
- Tahap 4: Kompensasi total
Pembinaan dan umpan balik juga menjadi bagian penting dalam sistem manajemen kinerja Pfizer, yang tidak terlepas dari proses keseluruhannya.
AstraZeneca
AstraZeneca memiliki target untuk membangun budaya pembelajaran dan pengembangan yang kuat yang mendorong pertumbuhan karyawan di semua tingkatan hingga tahun 2025.
Untuk mencapai tujuan ini, sistem manajemen kinerja mereka meliputi:
- Tahap 1: Peran bisnis
- Tahap 2: Perencanaan kinerja
- Tahap 3: Pengembangan kinerja
- Tahap 4: Peningkatan kinerja
Proses dimulai dengan memastikan bahwa karyawan memahami dengan jelas harapan pekerjaan mereka.
Dengan kejelasan ini, manajer dan karyawan bekerja sama pada tahap selanjutnya, yaitu menetapkan tujuan.
Mereka berkolaborasi dalam merencanakan tindakan untuk mengembangkan kinerja dan kompetensi karyawan agar dapat memenuhi tujuan dan harapan pekerjaan.
Manajer secara rutin melakukan pengecekan terhadap kinerja karyawan terhadap hasil yang diharapkan, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan.
Tahap terakhir melibatkan analisis keseluruhan periode. Manajer mengevaluasi sejauh mana karyawan telah mengimplementasikan rencana tindakan dan mencapai tujuan yang ditetapkan.
Netflix
Netflix menerapkan pendekatan yang lebih radikal dalam sistem manajemen kinerjanya.
Mereka menggunakan sistem umpan balik 360 derajat yang tidak anonim dan dengan transparansi penuh, yang telah membantu menciptakan tim yang berkinerja tinggi di perusahaan.
Netflix memastikan efektivitas umpan balik 360 derajat non-anonim dengan mengikuti framework 4A:
- Penyedia masukan harus memiliki niat untuk membantu dan memberikan umpan balik yang dapat ditindaklanjuti.
- Penerima umpan balik harus menghargai masukan tersebut, tetapi dengan fleksibilitas untuk menerima atau membuang masukan tersebut.
Penutup
Dalam penilaian kinerja, komunikasi intensif antara manajer dan karyawan sangat penting untuk menghindari masalah.
Salah satu solusi yang paling efektif adalah dengan menerapkan performance management system seperti monitor dan rewarding.
Performance management system dapat memfasilitasi komunikasi yang intensif, membantu menghindari kesalahpahaman, dan memastikan pemahaman yang jelas mengenai tujuan dan harapan.
Dengan adanya sistem ini, kinerja dapat ditingkatkan secara berkelanjutan, menjadikan penilaian kinerja sebagai alat yang efektif dalam pengembangan karyawan dan pencapaian tujuan perusahaan.
Leave a Reply