Menjalankan coaching culture di organisasi membutuhkan waktu yang tidak singkat. Ini melibatkan seluruh karyawan untuk berkolaborasi dan melakukannya secara konsisten.
Dengan coaching, coach dapat membantu kinerja coachee untuk menghadapi perubahan dalam bisnis. Peningkatan tersebut berkontribusi terhadap perbaikan kinerja organisasi.
Salah satu organisasi yang memiliki coaching culture adalah PT Garudafood Putra Putri Jaya Tbk.
Menurut Andika Rajasa selaku Head of Human Capital & General Affairs, Garudafood tak hanya berinvestasi pada karyawan untuk melakukan coaching. Namun juga berinvestasi terhadap waktu dan ilmu untuk mengedukasi para manajer untuk menjadi coach andal.
Ikuti perbincangan HRPods dengan Andika mengenai coaching culture di Garudafood. Kegiatan ini berlangsung pada Jumat (23/06/2023) di kantor Garudafood, Jl. Bintaro Raya, Jakarta.
Pengembangan Kompetensi Karyawan Berdampingan Dengan Coaching
Pengembangan karyawan di Garudafood terdiri dari 70% experience basis, 20% exposure basis, dan 10% knowledge basis. Setiap jenis program pengembangan selalu berdampingan dengan coaching.
Saya percaya dengan coaching, karena pendekatan conversational seperti itu lebih sesuai dengan karyawan kami yang lebih banyak terdiri dari milenial dan gen z.
Sebenarnya, posisi pemimpin di Garudafood banyak yang ahli, berpengalaman, dan memiliki pengetahuan kuat di bidangnya. Idealnya, semua hal itu harus dibagikan ke junior atau anggota timnya.
Nah, dulu pemberian materi dalam knowledge sharing berbentuk pelatihan yang durasinya berhari-hari. Peserta menghadapi banyak teori, tetapi sesi latihan sedikit.
Di sisi lain, span of concentration angkatan kerja saat ini berbeda dari generasi sebelumnya.
Jadi, kami mendesain modul berisikan teori dan memperbanyak sesi praktik, simulasi, serta studi kasus. Penyusunan modul juga melibatkan senior atau business leader.
Salah satu kendaraan yang kami butuhkan untuk mendukung langkah itu adalah coaching.
Pada praktiknya, karyawan atau coachee akan memperoleh sesi coaching dari atasannya langsung yang bertindak sebagai coach. Level manajer ke atas juga mendapatkan coach yang berasal dari lintas departemen.
Mekanismenya adalah coach akan bertanya kepada coachee, dilanjutkan dengan pemberian tugas atau project.
Merintis budaya coaching sejak 2017
Sejak 2017, kami sudah membangun kompetensi manajer ke atas untuk coaching. Kami bekerja sama dengan konsultan coaching guna mengembangkan kompetensi mereka sebagai coach.
Seseorang yang menjadi coach tidaklah mudah, mereka perlu ilmu dan keterampilan mumpuni. Mereka harus tahu cara bertanya dengan baik, membangun percakapan, sampai dengan handling difficult person.
Seiring transformasi perusahaan dimulai pada 2019, kami merilis program coaching untuk semua orang.
Jadi, semua program pengembangan harus berdampingan dengan coaching. Mereka yang sudah melalui pelatihan coach harus siap meng-coaching timnya.
Saya dapat mengatakan bahwa coaching adalah salah satu bentuk enabler budaya Garudafood, peaceful and dynamic.
Mengukur pelaksanaan coaching
Agar pelaksanaan coaching bisa terlaksana dengan baik, kami memiliki dua cara pengukuran dan ini masuk dalam key performance indicator. Ada pengukuran secara kuantitas dan kualitas.
Pertama, kuantitas. Manajer harus memenuhi jumlah coaching session yang ia lakukan. Selama setahun, minimal ia meng-coaching empat sesi untuk masing-masing karyawan di timnya.
Kedua, kualitas. Kami akan mengedarkan survei anonim kepada karyawan setahun dua kali. Survei meminta mereka menilai seberapa engage coachee terhadap coach.
Beberapa pertanyaan dalam survei di antaranya listening skill, building trust, building connection, dan commitment to solutions.
Nilai KPI coaching culture untuk manajer atau coach adalah coaching session dan feedback dari anggota timnya. Dengan demikian, kuantitas dan kualitas berjalan beriringan.
Semakin ke sini, kami meningkatkan nilai kualitas coaching dengan bobot persentase pencapaian lebih besar dibandingkan dengan kuantitas. Jadi, semakin ke depan teman-teman melakukan coaching dengan meaningful.
Kami juga memiliki 360 Degree Feedback dengan 25 set pertanyaan yang menilai value perusahaan. Dalam pertanyaan ini, kami juga melihat berbagai aktivitas berkaitan dengan pengembangan karyawan yang menunjukkan peningkatan.
Sebut saja, peningkatan untuk memberikan pujian, memahami sudut pandang rekan kerja, memberikan masukan yang membangun, hingga melakukan reviu secara berkala. Pemberian reviu ini merupakan salah satu impact dari proses coaching secara reguler.
Tantangan Dalam Pelaksanaan Coaching
Mulai tahun ini, seorang coach akan melakukan sesi dengan anggota timnya dan karyawan dari departemen atau divisi lain.
Contohnya seperti saya, target coaching saya delapan orang. Tahun ini, saya akan coaching lima orang yang berasal dari tim saya, dua karyawan dari tim sales, dan satu karyawan dari tim manufaktur.
Tantangan coaching, biasanya mereka yang berada di posisi leader kurang dalam mempraktikkan listening skill. Ini tak hanya keterampilan mendengarkan, tetapi memahami apa yang diucapkan oleh coachee dan bertanya sesuai konteks.
Kalau coachee tidak merasa engage atau tidak meaningful, dalam survei, ia akan menilai coach buruk. Dari hasil survei, kami akan menindaklanjuti dan bertanya kesulitan yang ditemui oleh coach.
Biasanya, kesulitan mereka adalah waktu. Seolah-olah waktu coaching itu panjang, padahal tidak harus begitu. Jadi, kami juga secara regular mengasah coaching skill-nya lagi.
Coaching meaningful dapat dilakukan maksimal satu jam. Kalau sampai berjam-jam malah bisa menjadi masalah, apakah coach tetap mampu menjalankan coaching atau mendengarkan coachee berkeluh kesah. Mendengarkan cerita coachee boleh saja, tetapi coach juga harus mempunyai batasan waktu.
Kalau masalah mereka adalah handling difficult conversation, kami akan memberikan pelatihan coaching dengan fokus bagaimana cara melakukan percakapan. Hal-hal seperti itu perlu diperbaiki untuk meningkatkan keterampilan coaching manajer.
Pada intinya, apa pun bentuk engagement-nya, it’s about connection. Koneksi dengan orang lain tidak akan pernah hilang and connection means conversation.
Leave a Reply