Tim HR harus dapat mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja bagi organisasi. Namun, kemampuan mengidentifikasi ini bukan hanya tugas HR, tetapi juga seluruh pemangku kepentingan.
Manager HR PT Sakura System Solutions Dewi Hernita yang membeberkan langkah tim HR bersama stakeholder memastikan ketersediaan tenaga kerja bagi perusahaan. Upaya tersebut akan menjaga sekaligus meningkatkan produktivitas perusahaan, yang manfaatnya akan kembali kepada karyawan.
Simak wawancara HRPods dan Dewi yang berlangsung pada Jumat (01/12/2023) di Kawasan Mega Kuningan, Jakarta.
Menganalisis Potensi Pasar
Bagi saya, mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja adalah pekerjaan rumah HRD dan stakeholder, termasuk manajemen.
Mengapa demikian? Karena semua orang yang terkait di dalamnya harus bisa menganalisis potensi pasar dan bisnis ke depan. Misalnya, rencana bisnis apa saja yang akan terjadi pada lima atau 10 tahun mendatang, bagaimana prospeknya, membutuhkan berapa karyawan, dan jumlah bujet yang harus dikeluarkan untuk mereka.
Jadi, Pak Arif Budhi Suyanto selaku presiden direktur dan IT director untuk SPISy akan memberitahu HR tentang rencana bisnis mendatang. Kami akan diskusi mengenai manpower planning. Manpower planning dapat dibuat pada tahun pertama atau half-year. Hal itu atau tergantung project yang akan dijalani oleh perusahaan.
Tugas berikutnya adalah tim HR, hiring manager, dan pihak terkait mulai menyusun job position, job description, hingga job competency agar karyawan yang kami rekrut dapat bekerja dengan baik, sehingga tujuan perusahaan tercapai.
Pelacakan manpower planning
Oleh karena itu, HRD harus bisa memahami dan membuat manpower planning atau MPP. Ini adalah acuan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja.
Poin yang tak kalah penting lagi adalah perusahaan harus punya sistem MPP tracking untuk mempermudah pelacakan tujuan rekrutmen. Misalnya, melihat berapa banyak tenaga kerja yang telah terpenuhi dan berapa orang yang harus direkrut.
Jika perusahaan memiliki MPP dan terdapat perubahan karena ada project baru, HR dan manajemen akan membahasnya berdasarkan MPP tracking. Kami akan mereviu produktivitas karyawan saat ini, apakah beban kerja mereka sudah maksimal, apakah kinerja mereka efektif, atau perusahaan harus merekrut karyawan baru.
Semua HR harus memiliki sistem MPP yang baik. Hal itu bisa diperoleh dari HRIS, seperti SPISy, sehingga tracking resources lebih terdata dan terukur.
Memiliki berbagai sumber rekrutmen
Dalam pelaksanaan MPP, HR juga harus memiliki strategi rekrutmen. Salah satunya adalah memiliki beragam sumber rekrutmen.
Saat ini, kami menggunakan berbagai macam sumber, yakni job portal, campus hiring, job fair, head hunter, kerja sama dengan dinas ketenagakerjaan.
Sebelumnya, kami melakukan rekrutmen untuk PT KNSS atau Krakatau Nippon Steel Synergy di Cilegon.
Kami bekerja sama dengan Disnakertrans Banten melalui program job fair dan campus hiring bekerja sama dengan kampus IT ternama di wilayah tersebut untuk merekrut kandidat lokal yang memiliki kompetensi dan potensi yang baik.
Penting disini sebelum menjalankan proses rekrutmen, HR harus melihat dan menganalisis terlebih dahulu tentang posisi apa yang dibutuhkan. Karena posisi menentukan penggunaan kanal rekrutmen.
Menurut saya, lebih baik perusahaan mengeluarkan cost besar di awal dibanding mengeluarkan cost besar after hiring atau termination cost.
Sebaiknya, perusahaan menggunakan job portal berbayar atau head hunter dengan good track record untuk merekrut top level yang tepat daripada membuang biaya untuk cost terminate yang lebih besar lagi.
Untuk level karyawan, cukup menggunakan job portal, employee referral, atau campus hiring. Kami juga memastikan mereka siap bekerja dan memiliki kualifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
HR: Si Penjaga Pintu
Ibarat gedung, HR adalah penjaga pintu yang bisa mempersilakan atau menolak kedatangan tamu.
Jadi, HR adalah filter awal kandidat sebelum mereka melangkah ke proses rekrutmen selanjutnya. Ini juga termasuk bagaimana HR membangun pondasi terbaik bagi perusahaan dari sisi resources.
Mengingat PT Sakura System Solutions adalah perusahaan teknologi yang berlatar belakang budaya Jepang, jadi kami paling concern soal keterampilan teknis.
Kalau saya sudah menemukan kandidat dengan keterampilan teknis dan nonteknis sesuai kebutuhan, wawancara HR dan hiring manager oke, nilai hasil tes tinggi, saya akan membawanya ke tahap wawancara dengan direktur.
Saya yakin, dengan proses rekrumen yang sudah ada saat ini, karyawan yang bekerja di Sakura adalah orang-orang tepat. The Right man in the right place.
Itu berlaku sebaliknya. Jika dari hasil wawancara dengan HR dan hiring manager sudah tidak bagus, saya tidak akan memproses ke tahap berikutnya. Jadi, persentase kegagalan kandidat di tahap tersebut sangat minim. Kami pun tidak mau membuang waktu kandidat dan level eksekutif untuk proses rekrutmen.
Mengukur Keberhasilan Rekrutmen
HR sebagai penjaga pintu juga harus mampu mengukur keberhasilan rekrutmen. Pengukuran kami berdasarkan KPI yang sudah ditetapkan, di dalamnya ada konteks waktu dan jumlah perekrutan tenaga kerja berdasarkan MPP. Salah satu hal penting lainnya adalah hasil kinerja serta kompetensi karyawan.
Keberhasilan rekrutmen juga diukur ketika karyawan telah menjalankan peran mereka. Misalnya, mereka sudah bekerja dengan baik sesuai job description dan target. Itu jadi kebanggaan bagi HR yang merekrut mereka.
Kalau ada karyawan dengan kinerja buruk, kami akan menganalisis faktor penyebabnya. Lalu, saya dan manajer akan memberikan solusi agar karyawan dapat memperbaiki kinerja mereka, mengecek gap, dan memberikan langkah yang harus kami ambil.
Gaya kepemimpinan yang terlalu otoriter dan tidak bisa menerima masukan dari anggota tim, pemimpin yang tidak menghargai karyawan, lingkungan kerja tidak kondusif, budaya perusahaan kaku, hingga kompensasi dan benefit yang kurang memadai ikut berkontribusi terhadap kinerja karyawan.
Kami menerapkan evaluasi KPI dua kali dalam setahun dengan menggunakan BSC. Evaluasi kami dilakukan pada mid-year dan end-year.
Evaluasi mid-year untuk mereviu dan menilai karyawan dari atasan. Ini adalah alert sekaligus ajang diskusi bagi pemimpin dan karyawan, seperti bagaimana kinerja individu, apa yang harus diperbaiki, hal-hal apa saja yang perlu disesuaikan, atau solusi untuk menunjang kinerja mereka.
Sedangkan, evaluasi end-year merupakan keputusan final kepada karyawan atau anggota tim. HR dan manajer akan melihat hasil akhir dari tindak lanjut solusi mid-year.
Leave a Reply