Performance improvement plan (PIP) menjadi salah satu langkah perusahaan untuk melakukan evaluasi kerja. Bagaimana jika kinerja karyawan kurang memenuhi syarat?
Atlassian dan Canva menerapkan matriks kinerja yang lebih ketat untuk mengidentifikasi dan meningkatkan performa yang buruk. Bahkan Atlassian telah menggantikan sistem peringkat kinerja tiga poin sebelumnya.
Struktur mengklasifikasikan karyawan berdasarkan kategori sangat melampaui ekspektasi, melebihi ekspektasi, memenuhi harapan, bertemu dengan kebanyakan harapan, dan tidak sesuai ekspektasi.
Mereka yang memenuhi harapan perusahaan akan mendapatkan bonus kontrak penuh dan penghargaan finansial lebih besar. Sedangkan, mereka yang berada pada posisi terendah tidak akan menerima bonus atau hibah saham untuk tahun tersebut.
Jadi, penetapan matriks kinerja lebih ketat dapat memotivasi karyawan dan meningkatkan produktivitas mereka.
PIP: Cara Memperbaiki Kinerja Karyawan
PIP atau rencana tindakan kinerja merupakan sebuah strategi yang memberikan kesempatan kepada karyawan berperforma kurang memuaskan untuk mencapai kesuksesan.
SHRM
Rencana ini berguna untuk mengatasi ketidakmampuan dalam mencapai tujuan pekerjaan tertentu atau mengatasi masalah yang terkait dengan perilaku.
PIP bermanfaat bagi perusahaan maupun karyawan, yaitu:
- Bagi perusahaan: memberikan panduan dan dukungan kepada karyawan agar mereka mampu mengatasi kelemahan dan meningkatkan performa kerja
- Bagi karyawan: memperbaiki kinerja yang perlu ditingkatkan serta meningkatkan keterampilan untuk mendukung perusahaan
PIP terbukti lebih efektif daripada ulasan kinerja konvensional, karena:
- Ulasan ulasan ini kurang berdampak dan kurang memiliki konsekuensi signifikan
- Memberikan kritik yang buruk walaupun konstruktif
- Terkadang hasilnya tidak akurat
Dengan demikian, penerapan PIP mendorong terciptanya akuntabilitas di perusahaan. Karyawan pun menyadari harapan perusahaan atau menghadapi konsekuensi.
10 Langkah Penerapan Performance Improvement Plan
1) Evaluasi komprehensif
Sebelum menjalankan PIP, tim HR dan manajer harus melakukan evaluasi komprehensif terlebih dahulu.
Sering kali, kelemahan kinerja karyawan membutuhkan umpan balik dan pelatihan tambahan. Namun, jika hal itu tidak memberikan hasil signifikan, Anda dapat melakukan PIP.
Keputusan penggunaan PIP harus berdasarkan pada evaluasi mendalam terhadap situasi dan keterampilan alternatif untuk mencapai hasil yang diinginkan.
2) Menentukan standar kinerja
Langkah berikutnya adalah membandingkan kinerja terukur versus kinerja aktual dari karyawan. Jika memungkinkan sertai dengan bukti.
Dalam hal ini, Anda dapat menjelaskan kinerja yang tidak memenuhi standar dan solusinya. Diskusikan hal tersebut dan tanyakan hambatan yang ia hadapi.
Jika keputusan terakhir Anda adalah memberikan PIP, maka libatkan karyawan dalam setiap proses.
Berikan ia kesempatan untuk berpartisipasi aktif, termasuk memberikan umpan balik. Hal ini membangun rasa tanggung jawab dan komitmennya terhadap tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan.
3) Uraikan isu spesifik
Anda perlu menguraikan kekurangan karyawan secara spesifik. Jelaskan pula dampak dari penurunan kinerjanya terhadap tim hingga perusahaan.
Ini memberikan dasar yang kuat dan rujukan konkret bagi karyawan, sehingga ia dapat melihat masalah secara.
4) Tetapkan sasaran dengan jelas
Dalam menetapkan sasaran, Anda perlu menggunakan SMART agar karyawan memenuhi kinerja sesuai harapan dan fokus melakukan perbaikan.
University of California menjelaskan tujuan SMART, yaitu:
- Spesific: tentukan dengan jelas tujuan yang diharapkan dan tindakan yang perlu diambil untuk mencapainya
- Measurable: tetapkan cara atau matriks yang akan digunakan untuk mengukur pencapaian tujuan tersebut
- Achievable: Pastikan tujuan dapat tercapai oleh karyawan
- Relevant: pertimbangkan kaitan tujuan jangka pendek dengan jangka panjang serta jelaskan betapa penting untuk mencapainya
- Time-bound: tetapkan batas waktu yang jelas untuk mencapai tujuan
5) Tetapkan durasi perbaikan
Tetapkan durasi perbaikan dalam proses PIP, termasuk check-in yang dilakukan oleh manajer kepada karyawan.
Hal ini memungkinkan Anda memberikan umpan balik konstruktif kepada karyawan. Ia pun mengetahui apakah ia berada pada jalur yang benar atau memerlukan perbaikan.
6) Buat rancangan rencana
Rancang rencana dengan menambahkan semua informasi yang dibahas, detail karyawan, pernyataan alasan, bidang yang menjadi perhatian, serta tujuan dan konsekuensi yang ditetapkan.
Setelah disusun, tinjau rencana tersebut untuk memastikan karyawan dapat mencapai dan bermanfaat baginya. Diskusikan pula dengan tim HR mengenai kebijakan dan proses PIP.
7) Melaksanakan PIP
Dalam pelaksanaan PIP, perusahaan memerlukan kesepakatan tertulis dari karyawan.
Ini menunjukkan keseriusannya untuk meningkatkan kinerja dan memenuhi tujuan berdasarkan tenggat waktu. Proses ini juga menegaskan bahwa Anda bersedia memberikan waktu dan dukungan yang diperlukan oleh karyawan selama PIP.
8) Memantau kemajuan
Ketika karyawan memulai pelaksanaan PIP, Anda perlu memantau kemajuannya. Lakukan pertemuan secara berkala untuk memberikan umpan balik dan membantu masalah yang dihadapi oleh karyawan.
Berikan kesempatan kepada karyawan untuk mengevaluasi dan memberikan saran terhadap PIP. Dokumentasikan proses tersebut agar pemantauan lebih komprehensif.
9) Berikan kesimpulan
Jika karyawan menyelesaikan PIP dan berhasil mencapai tujuan, ia dapat melanjutkan tugas rutin. Jika gagal, ia akan menerima konsekuensinya.
Namun, manajer bersama tim HR perlu memberikan kesimpulan terhadap PIP yang telah dijalankan oleh karyawan. Jelaskan hasil dan pencapaian PIP serta pastikan kinerja karyawan tetap pada jalurnya.
3 Contoh Performance Improvement Plan
Idealnya, performance improvement plan mencakup beberapa elemen penting, yaitu:
- Area of concern
- Expectations
- Performance improvement goals
- Training and resources
- Timeline
Dengan mencakup semua elemen ini, Anda memberikan kerangka yang komprehensif dan terarah supaya karyawan dapat meningkatkan kinerjanya. Berikut ini contoh PIP:
#1 PIP untuk sikap tidak profesional
Identitas karyawan
Nama: Brian Kang
Jabatan: Eksekutif Pelayanan Pelanggan
Divisi: Layanan Pelanggan
Tanggal: 18 Juli 2023
Alasan Perbaikan Kerja
Tujuan performance improvement plan adalah memperbaiki masalah perilaku serta memberikan karyawan kesempatan untuk memperbaikinya.
Identifikasi masalah mengenai perilaku kerja
- Masalah 1: Diharapkan untuk melapor tepat waktu pada pukul 10:30, tetapi Anda selalu terlambat dan hanya masuk kerja beberapa kali di kuartal terakhir
- Masalah 2: Diharapkan mengikuti kebijakan perusahaan untuk mengajukan permohonan cuti terlebih dahulu (kecuali cuti sakit) dan disetujui oleh manajer sebelum karyawan mulai cuti, tetapi Anda tidak mematuhi kebijakan tersebut selama delapan kali dalam satu tahun
Tindakan untuk memperbaiki tingkah laku
Anda harus melakukan kegiatan berikut selama 30 hari ke depan:
- Berkomitmen untuk melapor kepada manajer tim Anda setiap hari, lima menit sebelum shift
- Pengajuan cuti harus disetujui oleh manajer, kecuali kondisi darurat medis disertai dengan surat dokter
- Mempelajari ulang tentang kebijakan cuti dan selesaikan tes dari tim HR untuk mengetahui budaya organisasi
- Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut selama 30 hari ke depan, Anda diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan memenuhi ekspektasi perusahaan dan jika tidak, perusahaan akan memutasikan Anda ke departemen lain
#2 PIP untuk time management
Nama: Jennie Kim
Identifikasi masalah
Bulan lalu, Anda berkomitmen untuk membuat 15 konten baru, tetapi hanya menghasilkan delapan konten karena tidak ada waktu dan sumber daya yang tidak mencukupi.
Selain itu, Anda melewatkan empat kali tenggat waktu pengiriman konten ke editor. Hal ini secara signifikan memperlambat pembuatan aset dan konten untuk kampanye iklan.
Ini menunjukkan bahwa Anda tidak mempunyai time management yang baik. Sebagai bagian dari performance improvement plan, Anda wajib membuat 10 konten setiap bulan selama tiga bulan.
Dalam proses ini, Anda dan manajer perlu melakukan:
- Dokumentasikan kemajuan pekerjaan Anda setiap hari, agar editor dan manajer tetap mendapat informasi
- Penuhi semua pekerjaan sesuai tenggat waktu, dengan mengirimkan konten paling tidak satu jam sebelumnya
- Lakukan pertemuan one-on-one bersama manajer dalam dua minggu selama tiga bulan
#3 PIP untuk penurunan kinerja
Identitas karyawan
Nama: Karina Yu
Pekerjaan: Manajer Pemasaran
Masalah kinerja
Dalam tiga bulan terakhir, traffic pada akun media sosial Sephora di Twitter dan Instagram mengalami penurunan hingga 35%. Sejak saat itu, data perusahaan menunjukkan bahwa Sephora kurang disebutkan oleh warganet dan penjualan pun menurun sebesar 5%. Ini menyebabkan kerusakan terhadap jenama perusahaan.
Ekspektasi
Mendedikasikan lebih banyak waktu untuk pemasaran media sosial dan meningkatkan brand awareness termasuk lalu lintas media sosial.
Performance improvement plan
- Mendedikasikan sehari penuh dalam seminggu untuk fokus pada pemasaran media sosial dan lakukan brainstorming ide baru untuk kampanye pemasaran selanjutnya
- Check-in dengan direktur pemasaran untuk mendiskusikan kampanye pemasaran baru dan memastikan peningkatan lalu lintas media sosial
- Survei waktu untuk meneliti jenama kecantikan lain dan metode pemasarannya di media sosial, lalu lihat yang mereka hasilkan, dan temukan cara agar Sephora bisa mengambil pendekatan unik di media sosial
Pemantuan PIP
PIP akan berlangsung selama 60 hari. Selama waktu ini, kami akan melacak kemajuan Anda dan melihat peningkatan minimal 10% pada lalu lintas akun media sosial Sephora. Kami juga akan mengevaluasi kondisi dan membahas langkah selanjutnya.
Penutup
Sebelum mengimplementasikan PIP, pastikan bahwa karyawan memiliki kekurangan kinerja yang signifikan.
Jika ia memerlukan performance improvement plan, memberikan umpan balik yang konstruktif, memantau kemajuan kerja, dan membantunya mencapai harapan yang telah ditetapkan.
Leave a Reply