Digital transformation bukanlah proses yang mudah dan hanya dilakukan dalam sekejap.
Di dalam tubuh perusahaan maupun divisi HR, transformasi ini dilakukan secara berkesinambungan. Pasalnya, tak sedikit transformasi bertujuan untuk membangun organisasi tangguh untuk berkembang di masa depan.
7 Langkah Menerapkan Digital Transformation Bagi HR
1. Menentukan tujuan
Transformasi identik dengan penggunaan sistem baru yang serba digital. Untuk langkah awal, tentukan tujuan dan tetapkan target agar menunjang bisnis. Misalnya, jika ingin menggunakan pintanti lunak berbasis AI untuk merekrut kandidat, pilih layanan yang mendukung tujuan perusahaan.
2. Pemimpin bertanggung jawab
Transformasi membutuhkan pemimpin bertanggung jawab terhadap proses ini. Jadi, manajer HR harus memahami perubahan sistem HR sekaligus perusahaan.
3. Membutuhkan ahli
Jika tim membutuhkan ahli untuk melakukan pekerjaan tertentu, maka Anda bisa mempekerjakan tenaga paruh waktu atau menyewa konsultan. Misalnya, menyewa konsultan IT untuk mentransfer ilmu sekaligus memahami fitur sistem terbaru.
4. Menetapkan timeline
Setiap proses kerja harus diberikan waktu untuk menunjukkan hasil kepada perusahaan. Oleh karena itu, Anda dan tim wajib menetapkan timeline. Contohnya tetapkan waktu tiga bulan untuk melihat hasil applicant tracking system (ATS) untuk menyaring kandidat baru, setelah itu reviu bagaimana hasil software.
5. Melibatkan C-level
Bila divisi HR ingin menerapkan digital transformation, maka libatkan C-level. Berikan alasan kepada mereka alasan perusahaan berinvestasi pada software HR (HRIS, ATS, dan lainnya) untuk untuk meningkatkan dan memajukan kinerja karyawan secara berkelanjutan.
6. Menyiapkan tim digital transformation
Anand Shankar, Human Capital Partner Deloitte India, mengatakan untuk membuat tim terdepan dalam transformasi digital, tim yang memulai proses sebisa mungkin tidak mengganggu tim lain yang menggunakan cara manual.
Jadi tim Anda harus menunggu hingga tim tersebut siap. Ketika mereka siap, tim Anda bisa mentransfer ilmu digital kepada mereka. Jika tim Anda menerapkan transformasi digital secara sporadis saat tim lain belum siap cenderung mengakibatkan kegagalan lebih tinggi.
7. Menciptakan budaya digital
Inti dari digital transformation bagi HR terletak pada penciptaan budaya digitalisasi.
“Untuk memastikan transformasi digital yang lancar, organisasi harus mengutamakan karyawan bukan teknologi. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengadopsi teknologi baru, bukan sebaliknya. Kami menyediakan teknologi baru bagi mereka yang menginginkan, kemudian mengandalkan mereka untuk mempromosikannya. Perubahan sering kali lebih diterima dari rekan-rekan daripada ketika didorong dari atas,” kata Andrew Wilson, CIO Accenture.
Kiat Digital Transformation Dari Ignasius Jonan
Dalam webinar SWA HR Excellence 2021 pada Jumat (20/08/2021), Ignasius Jonan, Direktur Utama PT Kereta Api Indonesia (KAI) (Persero) periode 2009-2014, memberikan kiat menjalankan digital transformation berdasarkan pengalaman kerjanya.
#1 Belajar ilmu baru
Jonan mengutip Jerome Powell, Gubernur Bank Sentral Amerika Serikat, yakni ‘We’re not going back to the same economy.’
“Walaupun pandemi ini selesai, perekonomian ini tidak akan sama lagi. Jadi orang-orang yang dulunya memulai karier dengan mesin ketik kayak saya, ini mesti belajar ilmu baru,” ucapnya.
#2 Manusia adalah kunci
Jonan mengatakan bahwa kunci digital transformation adalah sumber daya manusia (SDM). Ia memastikan mereka mampu beradaptasi dengan kultur baru sebelum melalui transformasi.
“Kunci dari transformasi digital itu adalah orang dan manajemen, bukan teknologi. Dulu, saya menerapkan digitalisasi luar biasa di KAI. Pertama kali orang bisa menggunakan e-money sebagai pembayaran alat transportasi itu di republik ini. Bayangin, dimulainya di KAI yang sederhana. Buktinya bisa, kan? Itu mulainya 2012. Tapi tiga tahun sebelumnya, saya menerapkan dan mengubah kultur KAI, mengubah orang-orang di sana, sehingga siap menerapkan ini kepada pelanggan. Kalau kita tidak mengubah kultur yang baik, tetapi langsung menerapkan digital transformation, saya kira kegagalannya besar. Kalau mau jujur, banyak perusahaan yang IT spending-nya besar sekali, tetapi hasilnya tidak terasa,” cerita Jonan ketika memimpin PT KAI (Persero).
#3 Fokus ke pelanggan
Menurut Menteri ESDM periode 2016-2019, jika ingin transformasi digital, jangan fokus pada kompetitor. Melainkan fokus pada kebutuhan pelanggan agar mereka lebih nyaman menggunakan jasa dan layanan perusahaan yang terus ditingkatkan.
#4 Melakukan hal berbeda
“Ini bahasa sederhananya Albert Einstein ‘Insanity, doing the same thing over and over again and expecting different results.’ Jadi, if you expect different results, you have to do different things.”
#5 Praktik itu wajib
Pria lulusan Tufts University menganjurkan jika ingin melakukan transformasi, ubah prinsip yang mendasar saja dan dilakukan secara nyata (praktik).
“Yang dikatakan B.K.S. Iyengar betul, Transformation is sustained change and it is achieved through practice, harus praktik jangan hanya omong-omong.”
#6 Tak perlu menyalahkan
Jika menghadapi hambatan, pemimpin yang melakukan transformasi tak perlu menyalahkan anggota tim atau pemimpin lain.
“Saya hanya ingin mengingatkan saja, kalau ingin digital transformation itu tidak bisa menyalahkan ini, menyalahkan itu, tidak usahlah, mulai lihat ke depan.”
#7 Terima pujian dan kritikan
Saat melakukan digital transformation, terkadang pemimpin atau seorang praktisi tidak mau menerima kritik. Menurut Jonan, hal itu kurang baik.
Jika Anda menerima kritikan, terima pula kritikan. Hal tersebut sebagai bahan koreksi atau introspeksi diri ketika menjalankan transformasi.
Teknologi akan selalu berubah. Namun manusia berubah lebih cepat, seperti keinginan, cara melakukan sesuatu, dan bagaimana mereka berinteraksi satu sama lain.
Bila sebuah perusahaan berencana menerapkan transformasi digital, mereka membutuhkan keduanya. Dan, hanya ada satu orang di organisasi dengan posisi terbaik untuk memastikan perkawinan antara digital dan transformasi.
Leave a Reply